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就活の心得・マナー

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失敗しない就活メールの書き方~8つの極意~

失敗しない就活メールの書き方~8つの極意~

就職活動において、学生は人事の方との連絡でメールを用いる機会が大変多いです。
しかし、学生の皆さんはこれまで社会人とメールをしたことがありますか?
恐らく全くないという人も多いはずです。
そういう人は、いざ必要になって慌てることになってしまいます。何しろ相手は社会人。
きっちりとした文面で送られてくるものに対してどう返事して良いものか、下手をすれば恥をかくことになります。
やはり慌てる前に、書き方を確認しておきたいですね。

極意①件名はコンパクトに!

まずはタイトルです。日常的なメッセージだと未入力が多いですが、
しっかりと件名を入力しましょう。
理由は簡単。
毎日大変な量のメッセージをやりとりする企業の人がメールボックスを開いて、無題のメッセージがあると見逃してしまったり、あるいは迷惑メールと勘違いして捨ててしまうからです。
件名は『○○の件 大学名 名前』のように、一目で分かるようにしましょう。

極意②名乗る前に宛名を

本文では、まず誰に宛てたものかを明記しましょう。
相手方の企業名、改行して所属課と名前(様を忘れずに)を最初に入力します。
メールアドレスは個人ではなく課全体などで利用している場合もあります。
誰に用があるのかを明らかにする必要があるのです。
企業名の株式会社も省略せずきちっと書きましょう。

極意③所属まで書く

宛名を入力したら次は自分が名乗る番です。
ここからが本文なので口調にも気をつけましょう。
『○○大学の○○と申します。』と、大学名からしっかり書きましょう。
所属大学の入力は見落としがちなので要注意です。

極意④大事なことは先に言う

さて、ここからは各々内容が異なってくると思いますが、
要件はまず先に書くようにしましょう。
会話では前置きを大事にしますが、
メッセージとなると本題が中々出てこないと読む気を失くしてしまいます。
できる限り要件は2行目までに入力するようにしましょう。

極意⑤見た目の配慮も忘れずに

要件が長いと1行も長くなってしまいがちですが、適宜改行を入れる努力も必要です。
読みやすい文章にすることで、相手方の対応も変わってくるでしょう。
先程も言いましたがビジネスマンは毎日大量のメッセージをやりとりします。
学生を相手にしてくれるだけで有り難いことをあらわすためにも、読みやすく誠意あるメールを送る必要があるのです。

極意⑥返信は24時間以内に!

メールを送るタイミングというのも非常に悩みますよね?
友達同士の連絡ならいつ返信したっていいでしょう。しかし、相手がビジネスマンなら話は変わります。仕事ができる人間の要素として、「メールの返信が早い」というものを挙げる人がいるくらい、重要視されます。メールを確認したら、その場で返信をする癖をつけることをお勧めします。

極意⑦署名をつける

社会人になると必ずメールには署名を付けます。
ただ、学生のうちは署名を付けていない方も半数程いらっしゃいます。
メールに署名が無いと、メールの内容に対して電話したい時など、その都度データベースにアクセスする手間を取らせてしまします。
大学名・学部名・学科名・電話番号・メールアドレスで構わないので、下記の例の様に署名を入れるようにしましょう。
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○大学○学部○学科 ○年
就活 太郎
Tel:080-0000-0000
Mail:shukatsu@shukatsu.com
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極意⑧返信する時は全員宛で返信する

これは意識しない学生が多いのですが、メールでCCに他のアドレスが入っている場合は、そのままアドレスを残して返信することがマナーです。
実際の選考に進むと、recruit@◯◯.jpや、ドメインが同じ他の方のアドレスがCCに入った選考日程調整メールなどが届く場合があります。
これは返信漏れ等のミスを無くす為に人事部全員が見られるようになっているメーリングリストや、新卒採用メンバーを入れている場合が殆どですので、必ずアドレスをCCに残したまま返信しましょう。

最後に

いかがでしょうか?これさえおさえていれば、失礼なメールを送ってしまうこともなくなるでしょう。
メールの送り方は就活を終えた後も役立つ重要なビジネスマナーです。
また、他の学生が気をつけないところまでしっかりとしているメールを送れば、企業からの印象も上がって一石二鳥ですね。
このタイミングでしっかりと身に付けておきましょう。

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