領収書は貰っておこう

通知で「交通費支給」と書いてあるものの、領収書などについて何の記載もない…なんてこともあります。

この場合、直接自分から連絡をして確認するのが一番ですが、連絡し忘れや諸事情で連絡できなかった場合は、領収書の提出を求められることを考慮して、とりあえず領収書を貰っておくと良いでしょう。

なぜなら、所定の用紙に経路や運賃を記入して、受領印を押すことで交通費を請求する会社があるからです。

利用した交通機関によっては領収書が要らないこともありますが、領収書を発行できる場合は貰っておいたほうが無難です。

・領収書が必要な交通機関:新幹線、飛行機、タクシー。
  →高額で金額が一定でないことが多いため、必要になります。

・領収書が不必要なことがある交通機関:バス、近距離の電車など。

領収書は貰っておこう

必ず往復分で購入する!

片道分しかないと、同じ経路で帰るとしても企業側での経理処理が複雑になってしまいます。

往復分で用意しておくと、企業側へも手間を掛けさせず、往復割引などで安く購入できる場合もありますので、なるべく往復で購入しましょう。

また、領収書も必ず往復分の金額を記載してもらいましょう。

必ず往復分で購入する!

印鑑も忘れずに!

交通費を請求する際、受領印が必要になる場合があります。

印鑑を忘れて受領印を押せない!なんてことにならないように、印鑑は忘れずに持っていきましょう。

印鑑も忘れずに!

領収書の「宛先」はどうすればいいの?

消費税法では宛先の記載は必要ないとされていますが、企業の経理は企業の規定によって行われています。

そこで領収書の宛先も、個人名か、企業名か、空欄かで悩むと思います。

結論から言うと、宛先については“会社によります”。

・誰が払ったものかが分かるように「個人名」にする
・最終的に負担するのは企業なので「会社名」にする

など、様々な意見に分かれます。

「宛名がないものは経費として認められない」
「日付、宛名欄でペンの色や筆跡が異なると認められない」
など、規定が厳しい会社もありますので、領収書の宛先を“空欄”にするのは避けましょう。

では、何を書けば良いのか?
一番良い方法は企業に連絡して確認する方がいいでしょう。

それでも連絡が取れない、確認ができずどうしていいか分からないという場合は、

・宛名は「会社名(正式名称)」
・ただし書きに「◯◯(個人名)の交通費として」

と領収書に記入してもらえば、不備がない可能性が高いです。

領収書の「宛先」はどうすればいいの?

とにかく分からなかったら先方に聞く!

上記で記述したように、経理処理の仕方は企業によって異なります。

領収書の要・不要、宛先の書き方など、直前になって慌てないように、必ず事前に確認しておくようにしましょう!

とにかく分からなかったら先方に聞く!

交通費の請求方法

交通費の請求方法は会社によって異なる場合がありますが、今回はメールでの請求方法をご紹介します!

メールの例

〇〇株式会社 採用担当〇〇様

私、○○大学の山田 太郎と申します。
先日は面接をしていただき、ありがとうございました。
その際にご案内いただきました、貴社面接時の交通費について記載させていただきます。

○月×日
新幹線△駅-□駅:〇〇円(学割)
往復×2

計〇〇円

お忙しいとは存じますが、ご確認のほど何卒宜しくお願い致します。

就活太郎
メールアドレス:◯◯@××.com
電話番号:○○-○○-○○

上記が大まかな流れとなります。
きちんと詳細を記載し、失礼ではないか内容を確認しましょう。
領収書をPDFで送るのか郵送するのか、振り込む方法など企業によって異なるので、指示に従うようにしましょう。

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