不採用通知に返信は必要なのか?

◇基本的には必要ない

不採用通知は基本的に返信する必要はありません。返信しなくても失礼ではありませんので、「返信不要」と割り切って大丈夫です。企業側は”採用しない学生に時間を割きたくない”ということが本音です。なので、一斉に定型文の不採用通知を送っています。効率的にあなたとの関係を完結させるために送っているので、返信をしたからといって合格・選考に復活というわけではありません。また他の業務に忙しい企業があなたの返信を読む可能性は非常に低いですし、返信に費やす時間が無駄であると言えます。返信をする時間があるのであれば、自分が不採用だった原因を探り、別の企業の選考に気持ちを切り替えた方がいいでしょう。

不採用通知に返信は必要なのか?

場合によっては返信してもいい

先ほど、大量に送っているであろう不採用通知に返信するのは全くの無意味であると述べました。しかし、返信してはいけないというルールはありません。下記の場合は返信しても良いとでしょう。

◇個人的にお世話になった・迷惑をかけた場合

会社訪問やインターン、OB・OGの紹介など、個人的にお世話になった場合はお礼として返信をしても良いでしょう。また面接に遅刻してしまったり、提出書類を忘れてしまったりなど、採用担当者に迷惑をかけた場合もお詫びを一言添えて返信しても良いでしょう。

◇個人的なメッセージ内容を頂いた場合

基本的に不採用通知は定型文ですが、まれにあなたに対してのメッセージを添えている場合があります。例えば、不採用という結果になったけれどもあなたを評価してくださったことや今後の就職活動に向けた改善点が綴られているなど、個人的なメッセージなどが含まれている場合は、返信をした方がいいでしょう。
返信をしたからといって選考結果が覆ることはまずないですが、たかが不採用通知1通に、このような個人的なメッセージを添えてくださったことへの感謝の意を返信して伝えましょう。

◇最終選考まで残った場合

最終選考まで残ったのも関わらず、不採用通知をもらった場合も返信しても良いでしょう。最終選考まで残ったということは、何度も会社へ足を運び、採用担当者と顔を合わせているでしょう。自分を採用するか否か時間をかけて向き合ってくれたことに感謝し、返信をしましょう。
 返信をしたからといって採用結果は変わりませんが、感謝の気持ちを伝えることで、自分自身の気持ちが心機一転することができます。
また、大変稀ですが、内定者が辞退したりして採用枠が開いた場合に返信をしたことが採用担当者の目に止まり、補欠採用になることあります。

◇不採用の理由をどうしても知りたい場合

手応えがあったにも関わらず、不採用通知が届いた場合、とても落ち込みますが不採用だった理由を知りたいとい学生もいると思います。次の選考にも活かすためにも、どうしても不採用の理由や原因を聞きたい場合、お礼のメールに一言添えて聞いてみるのもアリです。
ただし、「不採用の理由はいかなる場合も個別に答えません。」と明記している場合は控えましょう。

場合によっては返信してもいい

不採用通知に返信する際に注意すべきポイント

◇返信はメールで!

基本的に不採用通知は多くの学生に送るため、メールであることがほとんどです。企業が不採用通知をメールで来ているのに対し、手紙で返信する必要はありません。わざわざ手紙に書くといった時間と労力がかかります。また企業側に大袈裟だと思われたり、逆に今の時代にミスマッチと驚かれる可能性もあります。メールにはメールで返信するのがビジネスの基本ですので覚えておきましょう。

◇不採用だったことへの怒りの内容は書かない

”不採用通知が送られてきたこと”に対して「どうしても納得できず、このままでは前に進めない」という気持ちになるかもしれませんが、不採用になった企業に対して不採用通知の返信でクレームのような怒りの内容を書いてはいけません。例えば「自分を落とす=人事に教育がなっていない、見る目がない」と企業を侮辱したり、「納得がいかない」からといって自ら次の面接の日程を打診したりする行為は絶対にやめましょう。
このような行為を起こしても結果が覆ることはなく、むしろ人事が激怒し、最悪の場合大学に連絡が入る可能性もあります。またそのような内容を送った企業だけでなく、他社の選考にも影響を及ぼしかねません。さらに大学の後輩の進路選択の自由を奪ってしまうことにもなりかねません。
このような行為は時間も精神力も消費するだけですので、たとえ気にくわないことがあってもぐっと我慢して、次の活動に向けて切り替える方が効率的であるといえます。

◇不採用理由は答えてくれない可能性が高い

先ほど、不採用通知に不採用の理由がどうしても聞きたい場合は返信してもいいと述べました。しかし、不採用理由は答えてくれない場合がほとんどであることを事前に把握しておきましょう。現実を理解し、自分の気持ちを切り替えるためにも、ダメ元で聞いてみることは損ではありません。答えてくださったらラッキーぐらいの気持ちで送りましょう。

不採用通知に返信する際に注意すべきポイント

不採用通知に対する返信の書き方

①件名はそのまま

企業の採用担当者がタイトルを見ただけでわかるように、メールの「件名」は変えないでそのまま返信しましょう。不採用通知の返信の場合だけでなく、こちらもビジネスの基本ですので、覚えておきましょう。

②宛先はきちんと書く

宛先は企業の(株)など省略しないできちんと企業名を書きましょう。また、誤字脱字・漢字ミスは大変失礼にあたるので、送信する前に何度も繰り返し確認しましょう。
また、「御中」や「様」を用いるなど、使い分けには気をつけましょう。

③冒頭に挨拶と自己紹介

冒頭は「いつもお世話になっております。」と書くのがマナーです。実際にはお世話になっていないですが、書くことがこれもビジネスの基本です。
続けて簡単に自己紹介を書きましょう。この場合「○月○日に、面接をしていただいた」と具体的な日付を書くと採用担当者もわかりやすく、良いでしょう。

(例)お世話になっております。○月○日に、面接をしていただいた○○大学○○学部の○○と申します。

③感謝の気持ちを書く

「面接をはじめ、採用活動に多くの時間を割いてもらったこと」や「結果を伝えてくれたこと」への感謝の意を述べましましょう。結果的に不採用だったとしても、書類や面接で評価してもらったことに変わりはありません。必ずお礼を入れましょう。

(例)この度はお忙しい中貴重なお時間をいただき、本当にありがとうございました。

④「残念だった気持ち」と「今後の就活への意気込み」

不採用に関しての「残念な気持ち」を面接官に伝えましょう。落ち込んでいることを伝えると、純粋にその職種や企業への関心があったと示すことが出来ます。

続けて「今後の就職活動への抱負」を伝えましょう。採用担当者に伝えると、不採用だった現実を真摯に受け止め、採用選考で経験したことを今後に生かそうという前向きな姿勢をアピールすることが出来ます。また自分にとっても気持ちの切り替えになります。

(例)力不足のため不採用になり残念ですが、今回の経験を活かして、今後も精一杯努力していこうと考えております。

⑤結びの言葉

文章の最後は結びの言葉で締めましょう。

(例)・末筆ながら御社のますますのご発展と、皆様のご健勝をお祈り申し上げます。
   ・今後の貴社のご繁栄をお祈り申し上げております。

⑥メールの末尾に署名

メールの末尾に自分の氏名、所属、連絡先など署名を入れておきましょう。不採用通知に返信する場合に限らず、ビジネスメールを送る際は必ず入れるので覚えておきましょう。

不採用通知に対する返信の書き方

まとめ

今回は不採用通知に対して、そもそも返信は必要なのか、返信する際に注意すべきポイントや書き方についてご説明しましたが、いかがでしたでしょうか。不採用通知は基本的に返信不要ですが、例外があることが分かりました。不採用だったことが気がかりで次に進めないといった場合ならば、ダメ元ですが返信してみてもいいでしょう。

まとめ

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