これがポイント!面接の日程調整メールで気をつけたい5つのマナー

①24時間以内に返信する

面接の日程調整のメールは、送られてきてから24時間以内に返信するようにしましょう。
企業側も忙しい合間をぬってメールを送ってきています。そして面接の設定のために社内で調整をおこなっています。早めに返事をすることで、企業側も日程の調整がスムーズにできますし、きちんと相手の立場を考えて行動ができる子だなと評価されます。
 

②日程の調整がすぐにできなくても返事はすること

場合によっては、企業側から提示された日程がどの日も都合が悪かったり、そもそも今後のスケジュールの目途が立たないときがあります。その際は自分のスケジュールがはっきりしてから返信するのではなく、まずはまだ日程のめどが立たない旨を企業に伝えましょう。
「日程調整メールなのに、日程が決められなくて失礼じゃないかな」と考えるかもしれませんが、何かしらの返事をしないと、企業側も学生にメールが届いていないのではないかと考えてしまいます。「24時間以内に何かしらの返事をする」これが鉄則です。
 

③返信時には件名に「Re:」を残しておく

多くの場合メールを返信すると、送られてきたメールの件名の始めに「Re:」がついていきます。これは送った企業側にとって、どのメールに対しての返信メールなのかを判断するポイントになりますので、「Re:」はそのままにしておきましょう。
さらに件名のあとに「大学名+氏名」を入れて返信すると、誰から送られてきた返信メールなのか一目でわかり、企業側も見やすくなるのでおすすめです。
例 Re:【2次面接の日程調整のご案内】株式会社〇〇(△△大学 〇〇)
 

④お礼も忘れずに

日程調整メールとなると日程調整だけに意識がいきがちですが、次の選考へ招待してもらったことへの感謝や、日程調整のメールを送ってもらったことへの感謝などを忘れずに伝えるようにしましょう。
 

⑤本文は残す

件名を残すことと同様に、送られてきた本文もそのままで返信メールを作成しましょう。余計な部分を消してメール本文をすっきりさせたい気持ちも分かりますが、企業側が書いた本文も残すことで、どの日程で提案をしたのかなどを採用担当者がすぐに確認することができます。

これがポイント!面接の日程調整メールで気をつけたい5つのマナー

【書き方講座・状況別】面接の日程調整メールを例文を用いて解説!

【まず初めに】本文の構造は「宛先、挨拶、内容、締め、署名」

まずメールを作成するときの構造を把握しましょう。
メールの本文は
①宛先
②挨拶
③用件
④締めの言葉
⑤挨拶
で構成されます。

手紙の場合は「前略」「拝啓」「敬具」「時候の挨拶」などがありますが、メールは「簡潔に」「わかりやすく」が基本です。基本的なお礼やあいさつなどを忘れずに、伝えたいことをわかりやすく書くようにしましょう。

では状況別の日程調整のメールの書き方を確認していきましょう。
 
 

パターン①:企業からの面接日程調整メールに返信する場合

企業から次の選考に進んだ旨と、面接の候補日程が送られてきた場合の、返信メールを解説していきます。ポイントは「連絡をいただけたことへの感謝」と「都合のいい候補日を伝える」ことです。

〈件名〉
Re:【2次選考会へのご案内 日程調整について】株式会社〇〇(△△大学 氏名)
☆送られてきた件名はそのままに、最後もしくは冒頭に自分の大学名と氏名を書きます。

〈宛先〉
株式会社〇〇
採用担当者様
☆本文の一番上に宛先を書きます。担当者の名前がわかればフルネームで書き、分からない場合は「採用担当者様」と書きましょう。

〈挨拶〉
お世話になっております。
△△大学の〇〇と申します。
☆挨拶はこれで問題ありません。学校名と名前を述べましょう。

〈本文〉
面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
面接日程ですが、下記の日程でお願いできますでしょうか。

〇月〇日(月)15時
☆まず日程調整の連絡をいただけた旨のお礼を言います。そのあとに希望の日程を伝えます。
またどの日程も都合がついたとしても、1つに絞って決めましょう。「どれでも大丈夫です」と伝えると、そのあとに日にちの提案をされて、それに同意するという長いやり取りが発生してしまうためです。
また日程は月日と曜日、時間を省略せずに書きましょう。企業側との齟齬がないようにするためです。

〈締めの言葉〉
お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。
☆最後に締めの言葉を書いて終了します。

〈署名〉
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
氏名(フリガナ)
住所:
電話番号:
メールアドレス:
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
☆メールのマナーとして最後に署名を入れましょう。自動で入れられる設定もあります。
 
 

パターン②:自分から面接の候補日を送る場合

企業側から特に日程の指定がなく、希望の日程を教えてくださいと連絡がきたときの返信方法です。ポイントは「連絡をいただけたことへの感謝」と「複数日程の希望日を送ること」です。

〈件名〉
Re:【2次選考会へのご案内 日程調整について】株式会社〇〇(△△大学 氏名)
☆送られてきた件名はそのままに、最後もしくは冒頭に自分の大学名と氏名を書きます。

〈宛先〉
株式会社〇〇
採用担当者様
☆本文の一番上に宛先を書きます。担当者の名前がわかればフルネームで書き、分からない場合は「採用担当者様」と書きましょう。

〈挨拶〉
お世話になっております。
△△大学の〇〇と申します。
☆挨拶はこれで問題ありません。学校名と名前を述べましょう。

〈本文〉
面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
面接日程ですが、希望の日程をお送りいたします。

〇月〇日(月)15時~18時
〇月〇日(水)終日
〇月〇日(木)11時~14時

上記の日程でご調整いただけますと幸いです。

☆まず日程調整の連絡をいただけた旨のお礼を言います。そのあとに希望の日程を伝えます。ポイントは複数日程書いておくことです。企業側も面接官のスケジュール調整や会場の調整などがあり、複数日程あったほうが調整がしやすいためです。また1つの日程だけ提示してしまうと、それが難しかった場合に何度もやり取りをしなければなりません。
希望日程はいくつか提示して、調整をお願いしましょう。

〈締めの言葉〉
お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。
☆最後に締めの言葉を書いて終了します。

〈署名〉
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
氏名(フリガナ)
住所:
電話番号:
メールアドレス:
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
☆メールのマナーとして最後に署名を入れましょう。自動で入れられる設定もあります。
 
 

パターン③:企業から提示されたどの日程も調整が厳しい場合

企業から提案されたどの日程も都合がつかない場合があります。その際は「自分の都合がつく日を提示して、それで調整がつくかどうか伺う」というところがポイントです。

〈件名〉
Re:【2次選考会へのご案内 日程調整について】株式会社〇〇(△△大学 氏名)
☆送られてきた件名はそのままに、最後もしくは冒頭に自分の大学名と氏名を書きます。

〈宛先〉
株式会社〇〇
採用担当者様
☆本文の一番上に宛先を書きます。担当者の名前が分かればフルネームで書き、分からない場合は「採用担当者様」と書きましょう。

〈挨拶〉
お世話になっております。
△△大学の〇〇と申します。
☆挨拶はこれで問題ありません。学校名と名前を述べましょう。

〈本文〉
面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
大変恐れ入りますが、ご連絡いただいた日程は都合が悪く、面接に伺うことが難しい状況です。
誠に勝手ではございますが、下記日時でご調整いただくことは可能でしょうか。

〇月〇日(月)15時~18時
〇月〇日(水)終日
〇月〇日(木)11時~14時

お手数をおかけして大変申し訳ございません。

☆まず日程調整の連絡をいただけた旨のお礼を言います。そのあとにどの日程も都合が悪いことを伝えます。そして自分が提示する日時で調整できるかを伺います。日程は複数提示して、企業側で柔軟に対応できるようにしましょう。また、あわせて「勝手なことをいって申し訳ない」気持ちを伝える文章にしましょう。

〈締めの言葉〉
お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。
☆最後に締めの言葉を書いて終了します。日程の調整をお願いしているので、「ご検討お願いします」というニュアンスの締めの言葉にします。

〈署名〉
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
氏名(フリガナ)
住所:
電話番号:
メールアドレス:
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
☆メールのマナーとして最後に署名を入れましょう。自動で入れられる設定もあります。
 
 

パターン④:スケジュールのめどが立たない場合

日程の調整ができず、取り急ぎ企業に返信したい場合のメール作成です。ポイントは「連絡をいただけたことへの感謝」と「スケジュールが確定したあと、いつ再度連絡するか」を伝えることです。

〈件名〉
Re:【2次選考会へのご案内 日程調整について】株式会社〇〇(△△大学 氏名)
☆送られてきた件名はそのままに、最後もしくは冒頭に自分の大学名と氏名を書きます。

〈宛先〉
株式会社〇〇
採用担当者様
☆本文の一番上に宛先を書きます。担当者の名前がわかればフルネームで書き、分からない場合は「採用担当者様」と書きましょう。

〈挨拶〉
お世話になっております。
△△大学の〇〇と申します。
☆挨拶はこれで問題ありません。学校名と名前を述べましょう。

〈本文〉
面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
面接日程ですが、現在スケジュールの目途が立っておらず
希望の日程をすぐに提示できる状況にありません。

〇月〇日にはスケジュールが確定いたしますので
確定次第、再度ご連絡させていただきます。

取り急ぎお礼のみで失礼いたします。

☆まず日程調整の連絡をいただけた旨のお礼を言います。そのあとにスケジュールの目途が立たない点、スケジュールが確定するのがいつで、再度こちらから連絡する旨を伝えましょう。最後に取り急ぎお礼のみの返信になることを謝罪します。

〈締めの言葉〉
お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。
☆最後に締めの言葉を書いて終了します。

〈署名〉
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
氏名(フリガナ)
住所:
電話番号:
メールアドレス:
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
☆メールのマナーとして最後に署名を入れましょう。自動で入れられる設定もあります。
 
 

パターン⑤:調整済みの日程を変更したい場合

面接の日程の調整が済んだ後に、他のスケジュールが入り、どうしても日程を変更したい場合のメール作成です。ポイントは「何日の面接を予約している人なのかわかるようにする」ことです。ただし、もし日程変更に関して企業側から連絡方法を指定されている場合は、それに従いましょう。

〈件名〉
〇月〇日の面接に関するご相談(△△大学 氏名)
☆面接の日程を再調整する場合はこちらからメールを送るため、件名を改めて新しく作成しましょう。いつの面接を予約している、どこ所属の誰からの相談なのかがわかるように件名に記載しましょう。
過去に日程調整でやり取りしていたメールがあれば、それに続く形でメールを作成しても問題ありません。その場合、過去の本文もそのままにしておくと、企業側はどういったやり取りをしていた学生かすぐに判断することができます。

〈宛先〉
株式会社〇〇
採用担当者様
☆本文の一番上に宛先を書きます。担当者の名前がわかればフルネームで書き、分からない場合は「採用担当者様」と書きましょう。

〈挨拶〉
お世話になっております。
〇月〇日〇時から面接のお時間をいただいております
△△大学の〇〇と申します。
☆挨拶でも、何日の面接を予約している学生なのかを伝えるとわかりやすいです。

〈本文〉
こちらの都合で大変申し訳ございませんが
家庭の事情により、上記日程で面接にお伺いすることが難しくなってしまいました。
可能であれば、下記日程にて再調整をご検討いただけますでしょうか。

〇月〇日(月)15時~18時
〇月〇日(水)終日
〇月〇日(木)11時~14時

お忙しいところ、お手数をおかけいたしまして大変申し訳ございません。

☆こちらの都合で再調整することになったことに対して謝罪する気持ちを全面に出しましょう。この場合も企業側で柔軟に調整ができるように複数の希望日程を提示します。

〈締めの言葉〉
何卒よろしくお願いいたします。
☆最後に締めの言葉を書いて終了します。

〈署名〉
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
氏名(フリガナ)
住所:
電話番号:
メールアドレス:
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
☆メールのマナーとして最後に署名を入れましょう。自動で入れられる設定もあります。
 
 

パターン⑥:面接をキャンセルしたい場合

選考に通過して面接日程の案内が送られてきたが、様々な事情により辞退することもあります。その場合は「面接辞退の連絡であること」が一目でわかるように送ります。

〈件名〉
面接辞退のご連絡(△△大学 氏名)
☆面接を辞退する連絡であることが一目でわかるように件名に書きます。

〈宛先〉
株式会社〇〇
採用担当者様
☆本文の一番上に宛先を書きます。担当者の名前がわかればフルネームで書き、分からない場合は「採用担当者様」と書きましょう。

〈挨拶〉
お世話になっております。
先日面接の日程調整についてご連絡いただきました△△大学の〇〇と申します。
☆挨拶のさいに、面接の日程調整で連絡を既にいただいている旨もあわせて伝えます。

〈本文〉
大変恐れ入りますが、一身上の都合により
お約束しておりました〇月〇日〇時の面接を辞退させていただきたく連絡をいたしました。

日程をご調整いただいたにも関わらず、誠に申し訳ございません。
またメールでのご連絡となってしまい心よりお詫び申し上げます。

☆選考辞退の際は「一身上の都合により」と伝えます。また日程を調整いただいたのにキャンセルする旨を謝罪し、メールでの連絡であることも重ねて謝罪しましょう。
なお、面接まで日程がある場合はメールでの連絡で問題ありませんが、前日や当日にキャンセルする場合は電話で連絡をしましょう。

〈締めの言葉〉
何卒ご理解いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
☆最後に締めの言葉を書いて終了します。

〈署名〉
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
氏名(フリガナ)
住所:
電話番号:
メールアドレス:
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
☆メールのマナーとして最後に署名を入れましょう。自動で入れられる設定もあります。

【書き方講座・状況別】面接の日程調整メールを例文を用いて解説!

これはアウト!面接の日程調整メールでよくないポイント

面接の日程調整メールを作成する際、これが出来ていないと印象が悪くなるポイントをご紹介します。完成したメールを読みながら、当てはまるところがないかどうかチェックしてくださいね。

・敬語が上手く使えていない
・改行や段落が正しいところで出来ていない
・メール本文の中にお礼がない

またメールを送信する際に、メールアドレスにも気を付けましょう。評価に直結するかは定かではありませんが、メールのやり取りをしているとどんなアドレスを使っているのか気になります。社会人として恥ずかしくないアドレスか確認しましょう。出来れば大学のアドレスを利用することをおすすめします。

これはアウト!面接の日程調整メールでよくないポイント

まとめ

面接の日程調整に関するメールを送る時の注意点やポイントを解説してきましたが、いかがでしたか。どの用件であっても基本のかたちは同じです。常に「お礼」と「忙しいところ対応していただく気持ち」を忘れずに作成していきましょう。メールのやり取りが原因で印象が悪くなってしまうのは避けたいところです。ポイントをおさえてお互い気持ちの良いやり取りができるようにしましょう!

まとめ

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