【まずは敬語・丁寧語を練習!】

 
敬語・丁寧語がきちんと使えることが正しい電話対応への第一歩です。
次の言い回しは必ず必要になるので、何度か口に出して練習しておきましょう。

~よく使うフレーズ~
 

(伝言を頼む際)・・・お手数ですが、伝言をお願いできませんでしょうか
(名前を聞く際)・・・失礼ですが、お名前をお教えいただけますでしょうか
(電話を切る際)・・・失礼いたします
(ちょっと待ってください)・・・少々お待ち下さい
(とても失礼だけど)・・・誠に失礼ではございますが
(誰ですか?)・・・どちら様でいらっしゃいますか?
(わかりました)・・・かしこまりました・承知しました ・うけたまわりました
(声が聞こえづらいのですが)・・・おそれいります、少々お声が遠いようですが
(外出しています)・・・外出いたしております
(すみませんが)・・・恐れいりますが・申し訳ございませんが
(その件について)・・・その件につきましては
(どうですか?)・・・いかがでしょうか?
(担当者)・・・ご担当の方

 

 

~基本~

(僕・わたし)・・・わたくし
(あなたの会社)・・・御社
(あっち・こっち・・・)あちら・こちら
(今日)・・・本日
(あした)・・・みょうにち
(きのう)・・・さくじつ
(この前)・・・先日
(すぐ)・・・早速・直ちに
(今)・・・ただ今
(ちょっと)・・・少々
(一応)・・・念のため
(さっき)・・・先ほど
(後で)・・・後ほど
(じゃあ)・・・では

 
突然の電話に対応すると、意外と出来ていない言い回しがあります。
基本が1番大切です。
 

【まずは敬語・丁寧語を練習!】

【電話を受けるケース】

 
就職活動において大体の電話は企業側からの電話でしょう。
突然かかってくる電話にしっかり対応できる事はアピールの一つです。
ほとんどが知らない番号や非通知の電話なので、不審がって失礼な対応をしないように気をつけましょう!
 
 
【注意点①】自分の名前を述べること!
 
「はい、もしもし~」ではいけません!ビジネスでは「もしもし」は不要です。
「はい、〇〇です。」と名前を言わなければいけません。当たり前なことですが、
案外できてない人が多いそうです。
ハキハキした声で最初の印象は決まります! 
 
 
【注意点②】あいさつを忘れずに!
 
相手が名乗った後には必ず挨拶をしましょう。普段挨拶ができるのに、電話でできないのはもったいないですよね。
例)「お世話になっております。」「こんにちは。」
 
 
【注意点③】重要事項は復唱すること!
 
担当者の名前や、日時、場所などの重要事項に関しては、聞き間違いのないよう必ず復唱するようにしましょう。電話は相手の顔が見えない分慎重に。
 
 
【注意点④】メモの用意!
 
電話がかかってきたら、受け答えしながらでもメモを準備しましょう。スムーズに電話をこなすコツの一つです。
 
 
【注意点⑤】電話を切るときは「時間をおいてから、自分で丁寧に切る」
 
一般的には電話を掛けた方が切るのが常識ですが、
企業側は学生側が切るのを待ってから切る事が多いので、
企業側から頂いた場合は、「最後のあいさつが終わり、少し時間がたってから自分で切ってOK」
自分からかけた場合は、「相手が切るまで待つのがベストですが、企業側も学生側が切るのを待っていることが多い為、時間をおいてから自分で切ってOK」
 
 

【電話を受けるケース】

【電話を掛けるケース】

 
自分から電話を掛けるときには気を付けるポイントがさらに増えます!
ここを乗り越えて電話マスターになりましょう!
 
【電話の流れ】
 

①挨拶
「お忙しいところ、失礼致します」または「夜分遅く失礼致します」
 
②大学名と名前
「わたくし、・・・の・・・と申します。」
 
③担当者を呼び出す
「恐れ入ります。(目的)をしたく、電話致しました。〇〇部〇〇課の○〇様にお取次ぎいただけないでしょうか?」
 
④(相手が変わった場合)もう一度挨拶をする
「お忙しいところ失礼いたします。わたくし・・・と申します。」
 
⑤電話の目的を簡潔に述べる
 
⑥相手の時間の確認
「ただ今お時間よろしいでしょうか?」
 
⑦内容
 
⑧最後に軽くおさらいして、挨拶のあと電話を切る
「本日はお忙しい中ありがとうございました。それでは失礼いたします。」
【電話を掛けるケース】

【イレギュラーなケース】

【ケース①】相手が不在だった場合
 相手が不在の場合は、取次の人にいつ戻ってくるかを聞きましょう。
「さようでございますか。〇〇様は何時ごろお戻りでしょうか?その時間に改めさせていただきます。」
また、伝言を伝えていただきたい時は、
「恐れ入りますが、伝言をお願いしてよろしいでしょうか」というように一言聞きましょう。
 
 
【ケース②】相手が忙しかった場合
相手が忙しかった場合は、時間帯を伺い改めて電話をかけ直してください。
「さようでございますか。ではご都合のつくお時間を教えていただけないでしょうか?
こちらから改めておかけ直しします。」

【イレギュラーなケース】

【電話を避けるべき時間帯】

 
企業に電話をかける時間帯は平日の14時~18時の間がベスト!
その他の時間帯がNGな理由はこちらです。
 
 
「朝9時~11時ごろ」
(理由)この時間帯は、前日からの引き続きの業務やその日にやる業務の打ち合わせなどで忙しいそうです。
「夜18時~20時ごろ」
(理由)その日の業務の追い込みや、翌日の業務の打ち合わせなどで忙しいそうです。
また、
午後12時~14時ごろは昼休み、もちろん夜に電話はNGです。休日・祝日同様に電話には出られません。
 

【実際に電話でインターンに申し込むケース】

ここまでのポイントを踏まえて、実際に電話でインターンに申し込む際の例文をご紹介致します!
就活生「お忙しいところ失礼致します。〇〇大学の〇〇と申します。本日はインターンシップの件でお電話差し上げたのですが、インターンシップ担当の△△さんはいらっしゃいますでしょうか?」

受付「(学生の名前を改めて確認した後)かしこまりました。 只今お繋ぎ致します。少々お待ち下さい。」

担当者「お電話代わりました。インターンシップ担当の▢▢と申します。」

就活生「お忙しいところ失礼致します。私、〇〇大学の〇〇と申します。この度は、御社のインターンシップにぜひ参加したいと思い、お電話差し上げました。」

と、上記のような流れから開催場所や日時等の詳細を担当者に伺いましょう。
社会人に習い、聞いた情報を復唱しながら確認し、しっかりとメモを取って忘れないように管理しましょう。

確認を終がたら、最後の締めです。

就活生「では、~~月ーー日の◎◎時に、△△にお伺い致します。 本日はお忙しい中お時間を割いて頂き誠に有難うございました。当日を楽しみにしております。何卒宜しくお願い致します。」

【実際に電話でインターンに申し込むケース】

【まとめ】

一番大切なのは、電話越しでも正しい姿勢で、ハキハキした声で対応することです。
電話対応なら完璧だ!と言えるように練習しておきましょう♪
最近はインターンから就活も時期が早まってきているので、早々と対応していきましょうね!
 

引用

画像引用:http://magazine.campus-web.jp/archives/33588
画像引用:http://www.huffingtonpost.jp/shinji-hayashi/post_8124_b_5636002.html
画像引用:http://www.syoumei.info/
画像引用: https://internshipguide.jp/columns/view/phone-rule
画像引用:http://shukatu.jp/go-prebiz/
画像引用http://internship-career.com/column/detail/1093

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