なぜメールでWEB面接の案内を送るの?

WEB面接の日程連絡は、電話でもなく書面でもなく、メールで行った方が企業にとって都合がいいのです。その理由として3点挙げられますのでご紹介します。

①URLを添付できる

メールで送る理由1つ目は「WEBのURLを添付するとが出来る」からです。
リンクされているのであれば、そのままクリックでWEB面接に参加することが出来ます。パソコンで打ち込んで紙に印刷をして自宅に郵送することは、コストがかかりますし、URLを検索し間違えたり企業側にも学生側にも双方にデメリットしかないです。
メールでURLを添付して案内するが1番簡単でかつ早く届き、最善の策であるといえます。

②記録が残る

メールで送る理由2つ目は「記録が残る」からです。どの学生に送ったか送っていないのかが送信履歴を見ればすぐにわかるのです。また学生から再送のお願いをされた場合はすぐに再送信が可能になりますので、メールの方が便利です。

③いつでも確認できる

メールで送る理由3つ目は「いつでも確認ができる」からです。電話だと日時を聞き逃す可能性があります。しかしメールであればいつでもそのメールを見返すことが出来ます。よく受信メールが溜まり過ぎている方は企業から送られてきたメールが見つからないなんてことが起きないようにメールにフラグを付けることをオススメします。心配性の方もフラグを付けることですぐに確認ができ、安心出来ます。

なぜメールでWEB面接の案内を送るの?

返信はしないといけないの?

メールで面接の日時やURLが添付されて送られてきた場合、返信はしなければならないのでしょうか。疑問文ではないので返信はせずに、当日WEB面接に参加すればいいや!なんて絶対にダメです。

<WEB面接の案内メールは必ず返信をしましょう。>

その理由としては学生が返信をすることで企業側は「きちんと届いて、目を通したと安心するから」です。また学生からWEB面接を行うといった「最終確認」が取れるからです。返信をせずに放置しておくと企業側はきちんとメールは届いたかな?本当にWEB面接を実施していいのかな?っと不安になります。また、企業から送られてきたメールに対して返信をしないのはマナーが良くなく、学生の印象が悪くなります。採用の評価にも繋がってきますのでメールは必ず返信をしましょう。

返信はしないといけないの?

WEB面接案内のメール返信マナー

次にメールの返信のマナーについて説明していきます。3点ございますので、ご説明していきます。

①返信は原則24時間以内

メールは原則として届いた24時間以内に返信をしましょう。返信メールが早いことに悪い印象を持つ人はいません。メールが届いたことに気付いたら、できるだけ早く返信することはビジネスマナーの基本です。すぐに返信することが難しい場合は、まずはメールをもらったお礼と、すぐに回答できないお詫びをつけて返信をしましょう。

②深夜・早朝は避ける

先ほど「案内メールが届いたことに気づいたらすぐに返信をしましょう」と述べましたが、時間帯を見てから返信をしましょう。企業の就業時間外の深夜や早朝は迷惑にあたりますので避けましょう。もし就業時間に返信が難しい場合はメールの送信予約設定を利用して、翌日の午前中に返信するのが良いでしょう。

③本文を残す

返信メールを作成する時の多くは、以前のやりとりが本文内に残ると思いますが、これは残したままでOKです。これまでのやり取りの内容をお互いに一目で確認するのに役立ちますので受信したメールの本文は残しておきましょう。

WEB面接案内のメール返信マナー

具体的なメール返信のマナー

実際にメールを返信する際のマナーについて説明していきます。6点ございますので、確認してから返信しましょう。

①件名・「Re」はそのまま

メールの一番始めるに見るのが件名です。企業側に好印象を見せたくて件名に「ご連絡ありがとうございます」などお礼やあいさつをいれたりすると、用件が分かりづらくなるのでここでは不要です。件名を変えてしまうと過去の履歴を遡りづらくなってしまうので、「変えずにそのまま」で返信しましょう。
 また、返信する際に件名のところに「Re」が出ますよね。「Re」の扱いに迷う学生が多いと思いますが「Reを付けたまま」が正解です。何の用件への返信なのか、ひと目で分かるからです。もし何回かやりとりをして、件名が隠れるくらい長い「Re」になってきた際は、1~2個残して削除しても良いでしょう。

②宛先は正式名称とフルネーム

メールを返信する際は、いきなり挨拶文や本文を書かず、送信先の宛名を書きましょう。宛名は「株式会社」などの法人格を(株)のように略すことはNGです。必ず「株式会社◯◯」と正式名称で書きましょう。会社名のあとに続けて、部署名、採用担当者名を記載します。部署名や採用担当者名が分からない場合は、氏名の代わりに「採用ご担当者様」でも問題ありません。

③挨拶文の使い分け

基本的には「お世話になっております。」と書き出しますが、何度がメールでやり取りした場合は「ご返信ありがとうございます」と書きましょう。その後に自身の名前を名乗ります。「貴社の新卒採用に応募いたしました◯◯大学の◯◯◯◯(自分の名前)と申します」
名前だけではなく、大学名も書くことによりどのような学生なのか分かる手掛かりになるのできちんと書きましょう。

④内容

企業側に伝えたい内容は、多忙な採用担当者が読みやすいように改行や段落分けをうまく利用し、分かりやすく簡潔に書くようにしましょう。
できるだけ謙虚な言い回しを心掛け、丁寧な文章にしましょう。

⑤締めの言葉は丁寧に

メールの最後に、「お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます」などと締めの言葉を添えましょう。
採用担当者が忙しい中、対応してもらったことへの感謝の言葉が伝わる言葉と共に締めると相手への敬意も伝わりやすいでしょう。

⑥署名

メールの最後の締めの言葉の後にあなたが誰であるかを相手に知らせるために「名前・住所・電話番号・メールアドレス」を記載します。本文との区切りを分かりやすくするために1行空けて書くと良いでしょう。

具体的なメール返信のマナー

まとめ

今回はWEB面接の案内がメールで来る理由や返信の流れ、マナーについて紹介しましたが、いかがでしたでしょうか。ビジネスメールは社会人になったらマストで使います。就活でも、学生のうちに社会を意識できているかというのはメールの返信のみならず、人事の方はチェックしているポイントです。できることから始めて、社会人に一歩ずつ近づいていきましょう!

まとめ

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