【新卒向け】面接の日程設定・返信メールはどうやってすればいい？【例文付き】

①とにかく早く返信しよう！

企業から面接の日程に関する連絡がきた場合は、とにかくすぐに返信をしましょう。最低でも受信してから24時間以内に送るのがベストです。こちらも忙しいとはいえ、企業側も複数の学生とやり取りをし、社内と調整を取りながら日程を決めてきます。そのため早めに返信をしたほうが、企業としても様々な調整をする余裕が生まれます。相手の立場に立って考えて行動するのも社会人の基本ですよね。

もし日程の調整が難しい場合は、その旨を伝えるメールをすぐに送りましょう。数日すれば決まりそうだから…という理由で返信をしないのはよくないです。
 

②希望の日程を自分が提示する場合は、1つではなく複数提示しよう！

企業によっては学生側に希望日を聞くことがあります。その場合は、企業側で調整がつきやすいように複数日提示するようにしましょう。企業側としては、面接場所や面接官の確保など、学生との兼ね合いの他にも多くの調整が必要です。複数日程の候補があることで調整もしやすくなるでしょう。
 

③指示された日程は都合がつかない…希望日を打診しよう！

学生側に希望日程を聞くほかに、企業側から面談日程を指示されることもあります。そのとき、指示された日程のどれもが難しいこともあるでしょう。その場合はこちらから他の日程で面接ができないかどうか希望日を打診してみましょう。返信の仕方に失礼がなければ、選考への問題はありません。メールの書き方はこのあとご紹介します！
 

④お礼を忘れない

返信メールのビジネスマナーの一つとして、お礼を入れるというものがあります。
例えば面接の日程調整の返信であれば「面接日程の調整について連絡をくれたこと」、その前に1次面接があった場合は「先日面接をおこなってくれたこと」に対してお礼をいいます。お礼を入れることで丁寧な印象になり、ささやかなことに対しても感謝の気持ちを忘れない人という印象になります。
 

⑤元の件名・メールの本文は残す

こちらもビジネスマナーの一つですが、企業側から送られてきた件名や本文は残して返信をしましょう。元の件名や本文が残っていると、どのメールに対しての返信なのかがすぐにわかるからです。また、件名には追加して自分の氏名と大学名を書いておくと、選考中の誰なのかをすぐに確認できます。
なお、件名には「Re:」というものが付きますが、これもそのままで問題ありません。ただし何度もやり取りをしていると「Re:」が何個も続き、件名が読みにくくなってしまいます。その場合は1つだけ残してあとは削除するといいでしょう。
 

⑥署名を忘れずに入れる

忘れがちなのが署名です。署名とはメールの本文の最後に挿入するもので、誰からの返信であるのか、その人の連絡先は何なのかを示すものです。これが入っていることで、誰の面接の日程調整なのかがすぐにわかりますし、電話で急ぎの連絡をするときにも便利です。メールの設定で自動挿入設定もできますから、是非活用してみましょう。

【メールの署名例】
ーーーーーーーーーーーーーーーーーー
〇〇大学　△△学部△△学科4年
氏名（shimei）
電話番号：
メールアドレス：
住所：
ーーーーーーーーーーーーーーーーーー

◇面接に「伺う」はNG！

面接の日程が確定したら「では〇日に面接に伺います」と伝えますが、Zoomなどを使ったWeb面接の場合は面接会場に出向くことはないため、「面接に参加する」と表現します。細かいところですが、意外と気になってしまうところです。
 

◇時間指定は余裕をもって

Web面接のいいところは移動の必要がないために、予定と予定の合間に面接を設定できることです。とはいえ、通信環境や面接をする環境を整えるなど、Web面接だからこその準備がありますhttps://s3-ap-northeast-1.amazonaws.com/shukatsu-note-image/wp-content/uploads/2021/09/15124835/pexels-towfiqu-barbhuiya-8541753.jpg。そのため時間には余裕をもって日程・時間調整をおこないましょう。

パターン1：自分から面接候補日を提示する場合

件名　Re:面接日程調整のご連絡（〇〇大学　氏名）

株式会社◯◯
人事部　△△様

お世話になっております。
〇〇大学の（氏名）と申します。

面接日程をご連絡いただき、誠にありがとうございます。
希望日程をお送りさせていただきます。

第一希望　〇月〇日（〇）〇時～
第二希望　〇月〇日（〇）〇時～
第三希望　〇月〇日（〇）〇時～〇時

上記日程でご調整いただけますと幸いです。
お忙しい中恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーー
〇〇大学　△△学部△△学科4年
氏名（shimei）
電話番号：
メールアドレス：
住所：
ーーーーーーーーーーーーーーーーーー
 
 

パターン2：候補日の中から自分で面接日程を選択する場合

件名　Re:面接日程調整のご連絡（〇〇大学　氏名）

株式会社◯◯
人事部　△△様

お世話になっております。
〇〇大学の（氏名）と申します。

面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。
必要書類を備え、お伺いします。
ご提示いただいた候補日より、下記日程を希望させていただきます。

第一希望　〇月〇日（〇）〇時～
第二希望　〇月〇日（〇）〇時～
第三希望　〇月〇日（〇）〇時～

☆候補日の中から希望日を選択する場合も複数選ぶといいでしょう。

お忙しい中恐れ入りますが、ご調整、何卒よろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーー
〇〇大学　△△学部△△学科4年
氏名（shimei）
電話番号：
メールアドレス：
住所：
ーーーーーーーーーーーーーーーーーー
 
 

パターン3：指示された面接候補日で調整できない場合

件名　Re:面接日程調整のご連絡（〇〇大学　氏名）

株式会社◯◯
人事部　△△様

お世話になっております。
〇〇大学の（氏名）と申します。

この度は面接日程のご連絡いただき、誠にありがとうございます。

大変恐縮ではございますが、ご連絡いただきました日程におきまして、
家庭の事情により、お伺いするのが難しいのが現状でございます。
大変申し訳ありませんが、以下の日程にて再度調整をご検討いただけますでしょうか。

第一希望　〇月〇日（〇）〇時～
第二希望　〇月〇日（〇）〇時～
第三希望　〇月〇日（〇）〇時～〇時

☆なぜ都合が悪いのか理由はきちんと書きましょう。ただし、アルバイトやゼミ活動などそちらの日程をずらせばいいのでは？と思われることは書かないほうがいいです。また都合が悪い旨と一緒にいつであれば面接可能であるか、日程候補も送りましょう。

お忙しいところお手数をおかけし、誠に申し訳ございません。
何卒よろしくお願い申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーー
〇〇大学　△△学部△△学科4年
氏名（shimei）
電話番号：
メールアドレス：
住所：
ーーーーーーーーーーーーーーーーーー
 
 

パターン4：面接日程が確定したときの返信

件名　Re:Re:Re:面接日程調整のご連絡（〇〇大学　氏名）

株式会社◯◯
人事部　△△様

お世話になっております。
〇〇大学の（氏名）と申します。

面接日程のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。
ご指定いただきました日程で貴社にお伺いします。

☆Web面接の場合は「ご指定いただきました日程にて面接に参加いたします」

〇月〇日（〇）〇時～〇時
株式会社〇〇 4F会議室

面接のお時間をいただきましたこと、大変ありがたく思っております。
当日は、何卒よろしくお願い申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーー
〇〇大学　△△学部△△学科4年
氏名（shimei）
電話番号：
メールアドレス：
住所：
ーーーーーーーーーーーーーーーーーー
 
 

パターン5：確定済みの日程を調整したい場合

件名　面接日の再調整のお願い（〇〇大学　氏名）

株式会社◯◯
人事部　△△様

お世話になっております。
〇月〇日（水）の〇時より面接を予約しております
〇〇大学の（氏名）と申します。

大変恐縮ではございますが、ご設定いただきました日程におきまして、
家庭の事情により、お伺いするのが難しくなってしまいました。
貴重なお時間をいただき、日程をご調整いただいたにもかかわらず、大変申し訳ございません。

誠に勝手なお願いとは存じますが、可能であれば以下の日程で、
再度、調整をご検討いただけませんでしょうか。

第一希望　〇月〇日（〇）〇時～
第二希望　〇月〇日（〇）〇時～
第三希望　〇月〇日（〇）〇時～〇時

☆調整をして決めた面接日を、こちらの都合で変更するわけですから、また調整してもらうことへの謝罪を込めてメールを作成しましょう。この場合も調整がしやすいように、候補日をいくつか提示すると良いです。

大変お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーー
〇〇大学　△△学部△△学科4年
氏名（shimei）
電話番号：
メールアドレス：
住所：
ーーーーーーーーーーーーーーーーーー

①最後の連絡から1週間は待ってみよう

こちらは24時間以内に返信をしているのに！とは思わず、とりあえず1週間は待ってみましょう。社内調整をおこなっている最中なのかもしれませんし、忙しい時期なのかもしれません。
尚、自分の勘違いという可能性もあります。選考通過の連絡と共に、メールではない方法で日程の調整をおこなうと書かれていませんか。再度そちらも確認をしてみましょう。
 

②待っても返信がなければ、まずは電話で確認しよう

メールでやり取りをしたい…と思うかもしれませんが、こちらからメールをして返信がこない場合は、メールをあまり見ていない可能性があります。それゆえ再度メールをしても返信がないことも考えられるため、電話で確認してみましょう。電話で確認するときの注意点は以下の通りです。

・返信が来ないことに対して責めるような言い方はしない
・昼前の11時前後、14時～16時に連絡をする

【電話での確認例】

企業側：お電話ありがとうございます。株式会社〇〇、△△でございます。
自分側：お世話になっております。御社に応募しております〇〇大学の〇〇と申します。
企業側：お世話になっております。
自分側：新卒の採用試験のご担当者様をお願いいたします。
企業側：少々お待ちくださいませ。
担当者：お電話代わりました。新卒採用担当の〇〇です。
自分側：お世話になっております。先日御社の採用試験に応募いたしました〇〇大学の〇〇と申します。お忙しいところ申し訳ありません。今お時間よろしいでしょうか。
担当者：いいですよ。
自分側：ありがとうございます。先日ご連絡いただいた面接の件での連絡なのですが、面接の日程について、いつ頃決定してご連絡いただけるのか、お伺いしてもよろしいでしょうか。
担当者：あ、面接の日程の件ですね。大変お待たせいたしまして申し訳ございません。ただいま確認いたしますので少々お待ちくださいませ。
自分側：はい、お手数をおかけして申し訳ございません。よろしくお願いいたします。
 

③電話でのやり取りは不可・電話をする時間がない場合はメールをしよう

どうしてもメールで連絡をしないといけない場合は、次の例文を参考にして返信しましょう。

件名　Re:面接日程調整のご連絡（〇〇大学　氏名）

株式会社◯◯
人事部　△△様

お世話になっております。
〇〇大学の（氏名）と申します。

先日は面接日程のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。
面接日程につきましてお尋ねしたいことがあり、ご連絡させていただきました。

面接の希望日について、〇月〇日にメールで連絡いたしましたが
今のところ面接日時と面接場所等のご連絡を確認できておりません。

ご多忙のところ大変申し訳ございませんが
ご確認いただき、ご連絡いただきましたら幸いです。

もしこの連絡と入れ違いでご連絡いただいていましたら誠に申し訳ございません。

何卒よろしくお願い申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーー
〇〇大学　△△学部△△学科4年
氏名（shimei）
電話番号：
メールアドレス：
住所：
ーーーーーーーーーーーーーーーーーー

面接の日程調整についての返信例や、返信をするときのポイントなどをご紹介してきましたが、いかがでしたか。企業とメールのやり取りをするのは、初めてだと思いますが、社会人になると取引先や上司などとメールでやり取りをすることが多くなります。その第一歩という意識をもって、返信メールのビジネスマナーを身につけていきましょう。