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好印象を与えるメールの書き方

好印象を与えるメールの書き方

就活時期になると大学の先生とのメールのやり取りや、場所によってはメールを使って企業と連絡をとる場面が増えてくると思います。大体の方は就職後にメールを使う頻度が増えていくと思います。そこでビジネスメールのポイントを紹介していこうと思います。

☆メールの注意点

メールのデメリットは実際に顔を合わせて話しているわけではないので、言葉使いや言葉のニュアンスで伝わらなかったり、読みにくい文章でメールを送ってしまうと相手に不快な思いをさせてしまったり、送り手(自分)の印象が悪くなってしまう可能性があります。正しいメールの書き方を意識して好印象なメールを送りましょう。

☆メールの注意点

☆メールのポイント

・行間を空ける
ぎっしりと文字だけ書かれた文を読むのはとても読みにくく読むだけで疲れちゃいますよね。メールの内容が変わる段階で改行したり、文の節目で行間を空けることによって大分読みやすさが変わってきます。読みやすい行間を意識してください。

・句読点を活用する
句読点を活用することによって文章が読みやすくなるので句読点を使うことを進めます。注意する点として句読点を沢山使うと文が長くなり過ぎてしまい最終的に文章が乱れてしまうこともありえます。なので句読点を使うことはいいのですが、使い過ぎは禁物です。自分自身が読みやすいと思う程度にしましょう。

・メールの構成
① 件名(具体的に書く)
件名はメールの内容が分かるようにする。

② 宛名、宛先を書く
大学の先生に送る場合
知っている先生に送る場合→○○先生(苗字のみで十分です)
初めてメールをする教員→○○大学 ○○○○先生(フルネーム)

会社に送る場合
送り手が分からない場合→○○株式会社 人事部御中
送り手が分かる場合→○○株式会社 ○○部 ○○様
このように使い分けをすると迷惑メールや間違いメールに思われることがなくなります。

③ 自分の名前を名乗る
○○大学 ○○クラスの○○○○です。(フルネーム)
○○株式会社 ○○部の○○○○です。(フルネーム)
最初のメールは必ず名乗り、受け取り側が誰からのメールか分かるようにしましょう。

④ 本文に入る
↓用件を伝える(~についてご連絡致しました。)
↓重要な内容から伝える
↓行間、句読点を意識する。

⑤ 自分の名前と連絡先を載せる
・○○大学 ○○○○(フルネーム)
××××@×××ne.jp

・○○株式会社 ○○○○(フルネーム)
××××@×××ne.jp

☆まとめ

メールの正しい書き方を理解できたでしょうか?上記の内容でメールを送れば、悪印象は避けられるでしょう。あとは丁寧な言葉使いと,読みやすい文章を心がければ大丈夫です。
就活や就職後はメールの頻度が増えると思うので今から頭に入れて練習してみてはいかがでしょうか。

参考文献
http://matome.naver.jp/odai/2137930410774490001
http://email.chottu.net/write/point.html
http://sweet.cside5.com/businessletter/2.htm

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