【例文付き】インターンシップの断り方は電話？メール？印象がいい断り方を徹底解説

【断り方の前に】インターンシップは辞退できるのか

そもそもインターンシップの参加を断ることはできるのでしょうか。
答えは「できます」。自分から応募をして選考などを受けて参加を決めたものの、様々な理由で参加が出来なくなってしまうことは、往々にしてあることです。
ただし、人事担当者や企業によっては「スケジュール管理が出来ていない人」と判断されてしまうこともあります。もしインターンシップの開催日が応募する時点で、他のインターンシップと被るとわかっているのであれば、選考の末に参加できるか決まる場合であっても、どちらかを選択して応募しましょう。
 

断り方によっては今後に影響する

断ることに問題はない、とはいえ断り方によっては印象が悪くなります。自分の今後の選考のみならず、大学名で括られ、今後同じ大学の学生は採らないようにするという判断を下す企業も出てくるかもしれません。自分のためにも、後輩のためにも印象の悪い断り方はしないように注意しましょう。

【これはアウト！】インターンシップのよくない断り方

連絡をしない

何も連絡を入れないのはもってのほかです。「どうせ本選考を受けないし…」「直前すぎて連絡するのが怖い…」なんて言っている場合ではありません。社会人として、不参加の連絡は必ず入れましょう。
 

理由として「他社のインターンシップに参加するため」と伝える

インターンシップの参加を断るとき、理由を述べるのは大切です。「体調が悪くなった」や「家庭の事情で行けなくなった」などはそのまま伝えても問題ありませんが、「他社の選考に参加する」などの他の会社の用事を理由に断るのは問題です。なぜならインターンシップの参加を断る企業の志望度が低いことを、自ら伝えていることになるからです。

この場合は正直に答えるのではなく「諸事情により」など曖昧な表現で理由を述べてインターンシップの不参加を伝えましょう。相手の気を悪くさせない、それも社会人としてのマナーです。
 

直前の不参加の連絡をメールでする

インターンシップの参加を断るとき、基本的には電話での連絡ですがメールでの連絡も問題ありません。しかし、前日や当日にキャンセルを伝える際は必ず電話で連絡しましょう。
メールは相手の予定に関わらずに連絡を入れられることがメリットですが、すぐにメールを確認しているかがわからないうえ、電話よりも誠意が伝えずらいというところがあります。
直前の断りで大切なことは「すぐに確認してもらうこと」と「申し訳ない気持ちを伝えること」です。そのためにはメールではなく、電話で連絡をすることがマストです。

【インターンシップの断り方】4つのポイント

基本的に連絡は電話でおこなう

前述した通り、インターンシップの参加を断るときは基本的に電話で連絡しましょう。電話連絡のメリットは「お互いの認識をすぐに確認、共有できる」「声音で気持ちが伝わる」ことです。電話連絡の際の方法はこの後解説していきますが、連絡するタイミングに気を付けながら電話をしましょう。
ただし、企業からキャンセルの連絡方法を指定されている場合はそれに従いましょう。
 

できるだけ早めに連絡する

参加できないと分かった時点で早めに連絡をしましょう。企業側は時間と労力をかけてインターンシップのために準備をしています。早めに連絡することで、例えば企業側はグループワークのメンバーの変更ができたり、追加の参加者を募ることができるかもしれません。
 

適切なマナーを持って連絡

参加を断るということは、こちらが下手に回ることです。適切なマナーを持って断りの連絡を入れましょう。
例えば、連絡する時間は企業の営業時間に沿って連絡すべきです。また適切な敬語を使って、インターンシップ参加を断ることへの申し訳ない気持ちを伝えましょう。
 

謝罪も忘れずに

参加を断ることへの意識で頭がいっぱいになってしまって、断れれば一安心になってしまう人がいます。きちんと断ることへの謝罪を忘れないようにしましょう。

【シチュエーション別・例文付き】インターンシップの適切な断り方と注意点

①電話で断る場合

基本的には電話での連絡で、前日や当日のキャンセル連絡は必ず電話でおこないます。
電話連絡のデメリットは「相手の都合を考えて連絡ができないこと」です。ですから、連絡をする時間帯に注意する必要があります。
まず連絡は営業時間内におこないます。さらに始業から1時間はメールの対応や会議などで忙しいことが多いため避けるのがベストです。昼食の時間帯も避けましょう。
もしメールでも連絡をしている場合は、「メールでもご連絡させていただきました」という前置きをしてから名乗ります。無駄な時間を生まないように、簡潔にわかりやすく話せるように心がけましょう。

例文
人事：はい、株式会社〇〇でございます。

自分：お忙しいところ失礼いたします。私、△△大学の〇〇と申します。参加申し込みをしている〇月〇日のインターンシップのキャンセルをしたく、お電話させていただきました。人事部のご担当者様をお願いいたします。

☆まずは簡潔に自分が誰なのか申し出ます。何の要件で電話をしたのか伝えて、担当者をお願いします。

人事：お電話代わりました。担当の〇〇です。

自分：いつもお世話になっております。△△大学の〇〇と申します。大変申し訳ございませんが、諸事情により〇月〇日のインターンシップの参加を辞退させていただきたく、お電話いたしました。

☆おそらく電話引継ぎの際に、どこの誰からの電話であるかはやり取りされていますが、自分からも改めて名乗りましょう。そのあとキャンセルの旨を伝えます。

人事：そうなんですね。それでは残念ですがキャンセルさせていただきます。

自分：お手数をおかけして申し訳ございませんが、よろしくお願いいたします。
　　　それでは失礼いたします。

☆改めて謝罪をします。電話を切る際は「それでは、失礼いたします」と言い、2~3秒置いてから切るとスマートです。
 
 

②メールで断る場合

電話をするタイミングがない、企業からメールで連絡するように指示されているなどの場合はメールでキャンセルの連絡をしましょう。メールは相手の予定に迷惑をかけることなく確認してもらえる点がメリットですが、1日に何十通もメールのやり取りがある場合は、他のメールに埋もれてしまう可能性があります。
そのため、件名で何の用件で誰からの連絡なのかわかるようにすることがポイントです。もしメールをしても返信がない場合は、確認できていない可能性があるため、電話で確認の連絡を入れる必要があります。

例文

件名　インターンシップ辞退のご連絡　〇〇大学　氏名
本文　
〇〇株式会社
人事部　〇〇様　（名前が分からなければご担当者様）

いつも大変お世話になっております。
〇〇大学△△学部〇〇学科の〇〇と申します。

☆メールの場合、所属名は省略せずにすべて書きましょう。

先日は〇月〇日のインターンシップに関するご案内をいただきありがとうございました。

☆インターンシップの案内メールを貰ったあとであれば、これを前置きとして書きます。

大変恐縮ではございますが、大学の研究発表の日程と予定が急遽重なってしまい
今回のインターンシップを辞退させていただきたくご連絡いたしました。
せっかく機会をいただいたところ、ご迷惑をおかけして大変申し訳ございません。

説明会などを通して貴社について学んでいきたいと考えております。
今後とも何卒よろしくお願いいたします。

☆理由＋辞退する旨を伝え、迷惑をかけることを詫びます。また最後に「インターンシップには参加できないけれど、自分なりに貴社の研究をしてこれからも志望しますよ」という旨を伝えるための一文を添えます。
ちなみに「いたします」は「致します」と書けますが、謙譲語として使う際は「いたします」のひらがな表記が正しいです。

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氏名
〇〇大学　△△学部　〇〇学科　△年
携帯番号：000-0000-0000
メール：000@000.ac.jp
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

☆最後に署名をつけて完成です。
 
 

③当日に断りを入れる場合

どうしても当日にキャンセルせざるを得なくなった場合は、電話でキャンセルの連絡を入れましょう。ポイントは急な連絡になってしまったことを詫びます。

例文
人事：はい、株式会社〇〇でございます。

自分：お忙しいところ失礼いたします。私、△△大学の〇〇と申します。本日のインターンシップについて、お電話させていただきました。人事部のご担当者様をお願いいたします。

☆まずは簡潔に自分が誰なのか申し出ます。素早く担当者につないでもらうために「本日のインターンシップの件」であることを強調します。

人事：お電話代わりました。担当の〇〇です。

自分：いつもお世話になっております。△△大学の〇〇と申します。大変申し訳ございませんが、急用が入ってしまったため本日のインターンシップの参加を辞退させていただきたく、お電話いたしました。急な連絡でご迷惑をおかけしてしまい大変申し訳ございません。

☆おそらく電話引継ぎの際に、どこの誰からの電話であるかはやり取りされていますが、自分からも改めて名乗りましょう。そのあとキャンセルの旨を伝えます。そして急な連絡になってしまったことを、改めて詫びます。

人事：そうなんですね。それでは残念ですがキャンセルさせていただきます。

自分：誠に勝手なお願いで申し訳ございません。お忙しいところお時間いただきありがとうございました。それでは、失礼いたします。

☆改めて謝罪をします。電話を切る際は「それでは、失礼いたします」と言い、2~3秒置いてから切るとスマートです。
 
 

【これがベスト！】電話とメールの両方で断る

電話のみの連絡でも問題ありませんが、一番はメールを送り、あわせて電話で連絡を入れる方法です。メールを送ることでキャンセルの連絡を入れた証明にもなります。
余裕があれば、メールで連絡を入れ、そのメールをもとに電話で話をしてみましょう。

まとめ

インターンシップ参加の断り方を例文を交えながら解説してきましたが、いかがでしたか。自分で応募した手前、参加を断るのはなんとも後ろめたいですが、これもまた社会人の一歩です。簡潔にかつ気持ちを込めて断りの連絡が出来るようにしましょう。余裕があればメールと電話を駆使するのもおすすめです。メールを作成することで、電話連絡のイメージをつけることができます。ぜひ自分の都合に合った形で連絡していきましょう。