内定辞退で手紙を送る場合とは?

基本的に、内定辞退の連絡は電話のみで問題ありません。そのため、必ずしも手紙を送らなければいけないというわけではありませんが、手紙を送ったほうが、より誠意を伝えることができます。では、より誠意を示す必要があるのは、どのような場合でしょうか。下記にて紹介していきます。

・内定承諾後の辞退

一度内定を承諾してから辞退をする場合は、手紙を送ったほうが良いでしょう。
内定承諾をした時点で、企業は入社の準備を進めている可能性があります。仕事の割り当てや配属先など、話が進んでいる状態での辞退は、内定承諾前の辞退よりも、企業に迷惑をかけてしまうことになるのです。企業側の手間も考慮して、これまでのお礼と、内定を辞退してしまうお詫びの気持ちを手紙で伝えましょう。

・家族、知人からの紹介

大学の教授や先輩、友人、家族に紹介してもらった企業の内定を辞退することによって、紹介してくれた人の印象が悪くなる可能性があります。特に、大学の教授や先輩からの紹介の場合は、大学自体の印象が悪くなり、あなたの後輩の就活にも響いてしまうかもしれません。家族や知人にかかる迷惑を最小限に抑えるためにも、手紙で内定をいただいたことへの感謝と、辞退するお詫びを誠意を持って伝えましょう。
また、内定を辞退する企業だけでなく、紹介してくれた人にも、きちんとお詫びの気持ちを込めて内定辞退する旨を伝えてください。

・礼儀を大切にしている企業

企業の中には、礼儀やマナーに対してとても厳しいところもあります。主に、老舗企業や金融機関は、このような傾向があるといわれています。礼儀を重んじる企業の内定を辞退する際には、マナーを守り、円満に辞退ができるようにしましょう。手紙を書く際にも、失礼がないよう文章や敬語表現には十分気をつけて、丁寧に書くことが大切です。

手紙やメールだけはNG

「電話で直接内定辞退を伝えるのは気まずいから、メールか手紙で伝えればいいかな」と思う就活生もいるでしょう。しかし、内定辞退の連絡をメールや手紙だけで終わらせるのは、マナー違反のため、絶対にやめましょう。手紙を送るとしても、辞退の連絡は事前に電話でおこなってください。なぜなら、内定辞退の連絡は、できるだけ早く企業に伝える必要があるからです。手紙は届くまでに時間がかかりますし、万が一採用担当者に手紙が届いていなかったとしても確認することができません。企業に迷惑をかけないためにも、辞退を決めたら、まずは電話で連絡をしましょう。その後に、より誠意を伝えるための手紙を送るといいでしょう。ただ、電話で辞退の連絡をした際に、「詫び状は不要です」と言われた場合は、手紙を送る必要はありませんので注意してください。

手紙やメールだけはNG

内定辞退の手紙を書く時の注意点

ビジネス向けのシンプルな便箋・封筒

便箋・封筒は、ビジネスの場面でふさわしいものを選びましょう。白無地であれば無難です。封筒は、中身が透けないかの確認もしてください。封筒のサイズは、手紙を三つ折りにして定形郵便で送れる大きさがベストです。

必ず手書き

内定辞退の手紙は、必ず手書きで書いてください。お詫びの気持ちを伝えるものなので、手間がかかる手書きのほうが、より気持ちが伝わります。
基本的に内定辞退の手紙は、縦書きです。横書きは友人や家族など、親しい間柄に使うものと言われているので、覚えておくといいでしょう。

エントリーシートや履歴書と同じく、修正液・テープの使用はNGです。間違えてしまった場合は書き直してください。書き終わった後は、誤字脱字がないか、敬語の使い方に誤りがないかをしっかりチェックしましょう。

内定辞退の手紙を書く時の注意点

内定辞退の手紙の具体例

内定辞退の手紙の具体例とポイントを紹介していきます。例文をみてイメージをつかんだら、手紙の文面を作成していきましょう。
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拝啓 〇〇の候、貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。

先日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

電話でもお話させていただきましたが、誠に勝手ながら内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
最後まで悩みましたが、自身の適性などを考慮した結果、他の会社への入社を決意いたしました。
このような結果となりましたこと、心よりお詫び申し上げます。

また、選考で貴重なお時間を頂いただけでなく、担当の〇〇様には大変お世話になりましたこと心より感謝いたします。

末筆ではございますが、貴社ますますのご発展をお祈り申し上げます。

敬具

令和◯◯年◯月◯日
◯◯大学◯◯学部◯◯学科4年 ◯◯◯◯(自分の名前)

株式会社◯◯ ◯◯(部署名) ◯◯◯◯様

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【ポイント】
①ビジネスの手紙では頭語「拝啓」で始まり、結語「敬具」で終わるのが一般的です。
頭語と結語にはいくつも種類がありますが、面接辞退の手紙では、このパターンを使えば問題ありません。
②文章の始まりに時候の挨拶を入れましょう。
③本文は簡潔にまとめましょう。内容は、内定辞退の意志、辞退理由、辞退のお詫び、これまでの感謝がおさえられていればいいでしょう。辞退理由は詳しく書く必要はありません。長文にならないよう注意しましょう。
④結語の後に、日付・大学名・氏名を記入します。
⑤宛先を記載する。宛名を書く際は、会社名を省略しないように注意しましょう。

内定辞退の手紙の具体例

内定辞退の手紙の送付方法

発送は郵便局から速達で送ることをおすすめします。なるべく早く企業に届けることができるのと、料金不足で返送されてくるのを防ぐためです。

封筒の宛名はタテ書きで、住所・社名・部署名・役職名・氏名を正しく書きます。株式会社を(株)と略したり、住所のビル名を省略してはいけません。封筒の裏には、開封をしなくても送り主が誰であるか分かるように、自分の住所、氏名、送付日を書いておきましょう。
なお、手紙をすべて入れて封をしたら、封の部分に「〆」と書きます。
送付日は、電話で内定辞退の旨を伝えた日から間が空いていないほうが印象は良いです。

内定辞退の手紙の送付方法

まとめ

内定辞退の手紙について解説いたしましたが、いかがでしたか。内定辞退の連絡は電話でするのが適切です。より誠意を伝えたい場合は、電話をした後に手紙を送りましょう。最後まで丁寧に対応することで、印象よく終われるでしょう。

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