就活生必見！企業に電話をかけるときの基本マナー7つのポイント

電話をかける前の7つのマナー

就活中に、企業に電話をかける場合、7つのマナーを意識することが大切です。どのようなところがポイントになるのか、詳しい内容を紹介していきます。

電話をかける時間帯には注意

企業に電話をかける場合、かける時間帯には十分注意が必要です。例えば、就業時間が9時である会社の場合、9時~10時に電話をかけるのは、忙しい時間帯であることから失礼な相手として認識されてしまう可能性があります。

また17時~19時も終業時間に近い時間帯であることから、電話は避けることが大切です。電話をかけるのであれば、11時頃がベストな時間帯と言えるでしょう。

他にも、出社前である9時前や昼休憩である12時~13時、退社18時以降については、人事担当者が不在である可能性が高いので、電話をかけることは避ける方が賢明です。

「もしもし」はビジネスシーンでは使用しない

就活の電話でやってしまいがちなマナー違反が、「もしもし」と言葉を使ってしまうことです。もしもしは略語に当たる言葉で、ビジネスシーンでは適切ではありません。

しっかりとした言葉で会話することが求められるビジネスの場では、略語を使わないことがマナーとなるので、もしもしの代わりに「お世話になっております」を使用することが大切です。

最初に名乗る

就活の場面で、初めて企業に電話をかける場合は、自分が何者なのかハッキリさせる必要があります。お互いに、どんな相手なのかわからない状態なので、自分が何者か伝えることで、相手の警戒心を解くことができるでしょう。

また初めてかける相手であれば、「突然のご連絡失礼いたします」といった具合に、初めて電話を行うことを印象付ける一言を添えることも重要になります。

要件を述べて担当者の方を呼び出す

就活で企業に電話をかける場合、何の要件で電話をかけたのか伝えることが大切です。また担当者の名前がわからないこともあるので、その場合は要件を伝えることで、人事担当者を呼び出してもらうことができるでしょう。

相手が不在の場合もあるので、その場合は担当者の名前を聞いておき、改めてかけ直した時に、担当者の名前で呼び出してもらうことができます。

相手の時間がない時は改めてかけ直す

企業に電話をかける時、相手は忙しい方であると認識しておき、「ただいま、お時間よろしいでしょうか？」と問いかけることが、電話をかける上での大切なマナーです。

その際に、移動中だったり、用事が迫っている直前などでは、電話応対してもらえないこともあるでしょう。その場合、無理に会話を続けようとすると、「常識のない相手」と思われることもあるので、対応には注意する必要があります。

相手が忙しい様子であれば、忙しいタイミングで電話をかけたことを謝罪し、改めてかけ直すことが重要です。

復唱とお礼

就活で人事担当者の方と会話した後は、しっかり復唱することが大切です。誤解があった場合は、そこで訂正してもらうことができるので、時間がなくても復唱することは重要になります。

またお礼を言ってから、相手が切るまで待つことが大切です。相手が電話を切ったのであれば、受話器を置いて電話を切りましょう。

電波状況の良いところで電話をかける

就活の場面において、相手の言ったことをしっかり聞くということは重要です。待ち合わせ時間などの日程を聞き間違えてしまうと、内定をもらうことは難しくなるでしょう。

そのため、就活の電話をかける場合は、電波状況の良いところで電話をかけることが大切です。

学校内や電車内など、人が多い場所での電話は、電波状況関係なく、相手の声が聞き取りにくいだけでなく、相手も自分の声を聞き取りづらい可能性があります。

就活の電話をする場合、理想としては自宅からかけるのがいいでしょう。

まとめ

就活の場面では、企業に電話をかけるシーンは、選考を受ける数が多いほど、回数が増えていくでしょう。その際に、電話のマナーを把握しておかないと、相手から失礼な相手として認識されてしまうことがあります。

内定の有無に関わってくることもあるので、電話をかける際には、マナーを確認してから人事担当者と会話をすることが大切です。

今回紹介した、電話の基本マナーは、どの企業でも必要なマナーになります。就活の場面では緊張してしまうこともありますが、しっかり準備を整えておけば、しっかり会話することができるはずです。

少しでも、相手に良い印象を与えて、内定を取れるチャンスを掴むためにも、電話の基本マナーは把握しておきましょう。