就活のメールで悩んだときはこれを見ればOK！ 会社説明会を申し込む際のメールの書き方を紹介！

社会人とやり取りする際に気をつけなければならないポイント

就活の時に、会社説明会の参加申し込みをメールでやり取りする場合、どのようなところに気を付けなければならないのでしょうか。

社会人とやり取りする時の気を付けるポイントについて紹介していくので、参考にしてみてください。

誤字脱字がないかチェック

メール返信を急ぐあまり、誤字脱字が多いと、相手の失礼になります。メールを作成した後は、文章の抜けや漏れがないか、しっかりチェックをして打ち間違いがないか確認しておくことが大切です。

時間をおいてからリフレッシュして読み直すと、入力間違いなどのミスにも気づくことができるので、慎重に打った後のメールは確認する必要があります。

またメールを送る場合は、業務時間外と思われる時間帯は避けることが大切です。

テキスト形式で送る

会社説明会にメールを送る場合、「書式設定」を「テキスト形式」にしておくことが大切です。「HTML」や「リッチテキスト」は、記号などが文字化けしてしまうことがあります。

企業によっては、「HTMLメール」は受発信を制限していることもあるので、テキスト形式で相手に送ることを心がけてください。

一般的なメールの書き方とは？

一般的なメールの書き方とは、どのような構成となっているのでしょうか。就活の場面において、事前に把握しておくことが大切なので、参考にしてみてください。

宛先

宛先は入力ミスが発生していると、相手に届かない可能性があります。そのため、送信前に見返して、入力間違いがないかチェックしましょう。

企業HPなどに、メールアドレスが掲載されていれば、コピー&ペーストすれば入力間違いが発生する心配がありません。

件名

会社説明会に参加する旨を相手がわかるような件名にすることが大切です。「会社説明会差参加申し込み」に加え、「学校名」と「氏名」を忘れずに入れておくことも重要になります。

企業の担当者は、他にも同様のメールを受け取っていることが考えられるので、学校名と氏名を入れておけば、後からメール検索する時も便利です。

宛名

宛名は「社名」・「部署名」・「相手の名前」の順で入力するようにしましょう。特に「社名」については、株式会社などの法人格を略さずに記載する必要があります。

部署宛てにする時は「御中」、人物宛てにする時は「様」を使用することも忘れてはいけません。

相手の名前がわからない時は、「会社説明会ご担当者様」や「人事課御中」といったように宛名を入れておきましょう。

社名や名前を間違えることは、失礼なことなので、誤字や脱字がないように気を付けることが大切です。

本文

本文は「あいさつ文」と「名乗り」を入れるところから始まります。あいさつ文は、初回メールの際には「初めてメールをお送りいたします。」とし、2回目以降は「お世話になっております。」で十分です。

名乗りについては、「学校名」・「学部・学科」・「氏名」の順に入れていきましょう。

文章が続いてしまうと、読みづらくなってしまうので、1行は30文字以内に収めて、内容によっては3行～5行で、1行空きを意識してみてください。

署名

署名では「氏名」・「学校名・学部・学科・学年」・「連絡歴」を入れることを意識してみてください。氏名には、ひらがなやローマ字でふりがなを入れておくと、親切な対応と言えるでしょう。

本文と署名の区切りには、けい線を入れておくことも大切です。

メールのテンプレート

具体的に、会社説明会参加申し込みの際には、どのようなメールを送ればいいのでしょうか。メールのテンプレートを紹介していくので、参考にしてみてください。

（件名）
会社説明会参加申し込み（○○大学・氏名）

(本文）
株式会社　○○
人事部
会社説明会　ご担当者様

初めてメールをお送りいたします。
○○大学・□□学部・○○学科の氏名と申します。

現在就職活動を行っており、
貴社の会社説明会に参加させていただきたくメールをいたしました。
開催日時と場所、提出物の詳細を教えていただければ幸いです。

お忙しいところ恐れ入りますが、
なにとぞ、よろしくお願い申し上げます。

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氏名
○○大学・□□学部・○○学科　△年
携帯番号：090-××××-××××
メール：○○ @××××.ac.jp
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まとめ

就活の際に、会社説明会に参加する機会はいくつかあるでしょう。その時に、メールの送り方を知っておかないと、失礼な文章を送ってしまう可能性があります。

そうならないためにも、今回紹介したメールの送り方を参考に、就活のメールを作成してみてください。