就活生必見！選考辞退はメールでok失礼のない辞退の仕方と例文

選考を辞退する際のマナーについて

選考を途中で辞退してもいいとはいえ、最低限のマナーは守りましょう。マナーを守らなければ後々それが揉め事に繋がってしまうことがあります。

選考辞退は慎重に

既に内定をもらった会社よりも条件のいい会社に内定をもらってしまった場合などといった具合に、選考辞退しようか迷う場合は沢山あるかと思います。
内定を辞退する予定の会社とはいえ、揉め事を起こすのは望ましくありません。就職後何かしらの付き合いがあるかもしれないからです。

辞退の連絡は通常いつするべき？

選考辞退することは早めに伝える

基本的に内定は入社予定の2週間前までに申し出ればokです。とはいっても企業側に選考辞退の意向が伝わらず、直前の連絡となってしまった場合、企業側だけがコストを負担して無駄な時間を過ごしてしまうことになりかねません。
企業側としてもできるだけ無駄な時間は過ごしたくなく、時間を有効に使いたいものです。

基本的にメールでok

基本的に内定を辞退する際の連絡はメールで問題はないですが、面接の前日などはメールでの連絡は避けるべきです。企業の人事担当者も常にメールを見ているわけではありません。選考には時間とお金がかかっています。採用担当者も大勢の就活生を見なければいけません。選考辞退の連絡がスムーズにいかないと企業に迷惑がかかってしまいます。

メールは営業時間内に送る

メールを送る時間は企業の営業時間内が望ましいです。メールをチェックする側からしても確認の際に自分の時間を使われます。相手としても本文見なくしてそれが重要なメールなのか、そうでないかの判断がつきません。夜遅くに送ったとしてメールを受信した側が寝ていたとしたら見てすらもらえません。

メールの件名と署名は忘れずに

メールを送る際に件名と署名を書くのは常識です。内定を辞退する場合もそれは大きく変わりません。件名を一目見ただけで何のメールか分かるようにしておけば、相手としてもどのようなメールが送られてきたのか一目瞭然です。

前日に辞退する場合

前日に選考辞退する際は電話で連絡しましょう。

前日に辞退する場合は、電話での連絡が望ましい

選考の前日、当日の場合は電話で連絡しましょう。理由としては、最終面接の場合などは役員が担当するケースが多く、多忙な中でスケジュールが組まれています。当然ですが、内定者が入社する予定で企業側も動いているわけです。ですので企業に迷惑がかからないように直前に内定辞退する際は電話で連絡しましょう。

辞退する際の例文

【件名】
選考辞退のお願い（〇〇大学・〇〇(名前)）

【本文】
〇〇株式会社(株式会社〇〇)
〇〇部(採用担当者の部署が分かっている場合)
〇〇様
世話になっております。
〇〇(名前)と申します。
次回の選考についてお知らせ頂き、誠にありがとうございます。

大変心苦しいのですが、一身上の都合により次回の選考を辞退させていただきたく存じます。
貴重なお時間をいただき選考していただいたにも関わらず、このようなお返事になってしまい大変申し訳ございません。
誠に身勝手では御座いますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

=====================
〇〇大学
〇〇学部〇〇学科
〇〇(名前)
〒〇〇-〇〇
〇〇県〇〇市
電話：〇〇-〇〇-〇〇
Eメール：〇〇@〇〇
=====================

選考辞退の理由を聞かれた場合どうすればいい？

時々、選考辞退の理由を聞かれることがあります。
全てを全て正直に話す必要はありませんが、企業側にとっても納得する理由は欲しいものです。辞退する際は下記の理由であれば追求されることが少なく済むでしょう。

他社から内定をもらった
これ以上就活をする必要がない場合は正直に申し出る方がお互いのためになります。企業にとっても皆さん自身にとっても無駄な時間を過ごす必要が少なくて済みます。

急遽予定が入ったため
就活をしていると急遽予定が入ってしまうことも仕方がないことは企業の担当者も十分わかっています。急遽予定が入った場合は”現状最も魅力を感じている企業の説明会が急遽入りまして。。”などと角の立たない言い方を心がけることによって大抵の場合は再度調整してもらえるでしょう。

自分の軸とマッチしないため
選考や様々な社員の話を聞き、企業への理解を深めていく中で考えが変わることもあるでしょう。将来やりたいこととの乖離を感じたら辞退するのが妥当です。その場合はどこが違うのか伝えることを心がけましょう。

体調不良
体調が優れず参加が難しいこともあるでしょう。その際は適切に参加が難しい旨を伝えましょう。企業側としても参加を強制することはできませんし、早めの連絡をし、体調回復に専念しましょう。

面接前の「辞退理由」ランキング

まとめ

いかがでしたでしょうか。
就活生の皆さんは内定辞退しようかと考えたことは一度くらいあるかと思います。たった一度しかないファーストキャリアです。自分に合った会社を探すためにも自分にふさわしい会社が選べるように自分の軸を大切に意思決定をしてください。