メールで面接辞退してもいいの？面接辞退で気を付けるべきポイント

【メールか電話】面接辞退、意識すべきこと

面接の辞退はメールでするか、電話でするか。その前に意識してほしいことがあります。
就職活動は社会人としての一歩目の活動であること。つまりは、社会人としてのマナーを守ることを強く意識してほしいです。相手との約束である面接を辞退する場合は、最低限の礼節を持つべきです。これは、今後の就職活動、社会人になってからの仕事にも通ずるでしょう。

・できる限り早く連絡する

面接辞退を決心したなら、決心したその日に断りの連絡をするのが鉄則です。企業側は、予定されている面接に向けて準備をしています。採用担当者や面接官のスケジュールを調整したりしているので、面接の日が近づけば近づくほど、辞退をすると企業側に大きな迷惑をかけることになります。「前日に他社から内定がでた」「急な体調不良」など、やむを得ない理由をのぞいて、辞退することを決めたら、迅速かつていねいに伝えましょう。

・無断で辞退は厳禁

メールも電話もせずに面接に行かない「無断辞退」は非常識なので、絶対にやめましょう。無断で面接をキャンセルすると、忙しい中時間をさいてくれた担当者に大きな迷惑がかかります。面接を辞退することに気まずさを感じるかもしれませんが、社会人の基本マナーとして、必ず連絡するようにしましょう。

【面接辞退】メールと電話、どっちがいいの？

一般的には、メールでも電話でも構いません。目安として、面接日の前日までであればメール連絡で問題ありません。連絡の際は、簡潔に辞退理由を伝え、面接の機会を与えてくれたことへの感謝を伝えましょう。
体調不良など、やむを得ない理由で面接前日や当日に連絡する場合は、電話で連絡をしてください。メールだと、企業側がすぐに確認できない可能性があるからです。できるだけ早く辞退することが伝わるように、担当者がメールをチェックしない可能性も考慮して、電話で伝えたほうがよいでしょう。

メールで誠意が伝わるのか不安…という就活生は、メールをした上で、念のため電話でも連絡すると、より丁寧な印象を与えることができます。

≪就業時間に注意≫

面接辞退の連絡をする時間帯は、メールと電話、どちらの場合も、企業の営業時間内が適切です。電話の場合は、営業時間内であっても、朝の始業直後や、昼休み前後、終業前など忙しい時間帯は避けましょう。なるべく採用担当者の業務を妨げないよう配慮をするのがマナーです。どうしても営業時間内の連絡が難しい場合は、電話ではなく、メールを送りましょう。その場合は必ず、「夜分遅くに失礼します」など、お詫びの挨拶を添えてください。

面接辞退の理由、何がいいの？

面接辞退の理由は、詳しく伝える必要はありません。「一身上の都合により、面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました」「諸般の事情により辞退させていただきます」といった形式的な表現で問題ありません。
しかし、面接辞退の連絡をした際、詳しい理由を聞かれた場合は、採用担当者が納得できるような理由を伝えましょう。たとえば、「他社からの内定をいただき、そちらでお世話になるという決心をいたしました」「面接で企業理解を深めるなか、方向性の違いに気づいた」など。大切なことは、辞退理由が何であれ、相手に不快な思いをさせないよう配慮することです。企業への批判や不平・不満と受け取られかねない表現は避けましょう。

返信には返信しなくてよい

面接辞退メールへの返信は、企業側から質問などがない限り、返信をしなくても問題はありません。採用担当者から辞退理由を質問された場合は、「他社の内定をお受けした」「希望とずれる部分があった」など簡潔に伝えましょう。

【メールで面接辞退】テンプレートを紹介

①件名

面接辞退のご連絡／○○○○（自分の名前）

【ポイント】
件名は、一目で面接辞退の連絡だと分かるようにしましょう。本題の後に氏名を入れると、件名だけで誰からの連絡かが分かるので親切です。

②宛名

株式会社△△
人事部　採用担当　○○様

【ポイント】
送付相手の会社名⇒部署名⇒名前を順に書きます。会社名や部署名は必ず正式名称で記載しましょう。

③本文

先日、◯次面接のご連絡をいただいた◯◯◯◯と申します。
その節は、誠にありがとうございました。

誠に申し訳ございませんが、一身上の都合により、◯月◯日の面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。どうぞご了承くださいますようお願い申し上げます。

本来直接お詫びすべきところでございますが、
メールでのご連絡となりましたことを重ねてお詫び申し上げます。

【ポイント】
辞退理由を簡潔に記入し、お詫びの言葉を入れながら丁寧に記載します。
直接ではなく、メールでの連絡になったことを謝っておきましょう。

④締め

末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

【ポイント】
文末は、定型句で構いませんので短いあいさつで締めましょう。関係性が続くわけではないので「今後ともよろしくお願いします」といった表現は避けるのが適切です。

面接辞退の判断は慎重に

辞退の連絡をした後は、再度その企業の選考を受けることはできません。そのため、面接辞退は、よく考えてから決断をしなければなりません。他社から内定がでて、面接辞退を決める就活生も多いでしょう。内定がでた嬉しさで、一気に選考途中の企業に面接辞退の連絡を送らないように注意が必要です。本当に内定がでた企業に入社する意思があるのか、冷静に考えなければなりません。第一志望から内定がでて、その企業への入社の志望度がゆるがないという場合は、面接を辞退するのも仕方ありません。しかし、早く就活を終わらせたいという気持ちで辞退を考えている場合は、面接を受けてみることをおすすめします。もしかしたら最終面接で出会った社長、または役員がとてもいい人で、「その人のもとで働きたい！」と思うかもしれません。後悔しないためにも、あともうひと踏ん張り頑張ってみたほうがいいのか、よく考えて決断するようにしましょう。

まとめ

面接辞退のメールについて紹介いたしましたが、いかがでしたか。面接辞退の連絡は迅速に、辞退理由は簡潔に伝えましょう。辞退を決心し、今後関わることがない企業だとしても、最後まで誠実に対応することが大切です。これまで時間と労力をかけて対応してくれた採用担当者におわびと感謝を伝えましょう。その姿勢は、社会人としてやっていくうえで求められるビジネスパーソンの基本となります。