【就活の面接マナー】受付での正しい対応の仕方、やり方

就活の面接では受付の対応からマナーが試されている

就活の面接は、自己PRで話す内容や入退室時のマナーなど、準備するべきポイントが多いですよね。特に自分を企業に売り込む自己PRでは、毎年就活生が苦戦していることかと思います。しかし、面接をしている時間だけでなく、企業のビルへ足を踏み入れた瞬間から就活は始まっているということを意識する必要があるのです。
ほとんどの企業では、面接へ行くとまず入り口で受付をするかと思いますが、この「受付」も企業の社員と接点を持つ大切な機会であり、マナーを見られるタイミングでもあります。面接中以外も気を抜かず、就活生として見られているということを意識しましょう。

受付での正しいマナー、対応の仕方

それでは、実際に受付する上で守るべきマナーには、どのようなものがあるのかを見ていきましょう。企業へ訪問し、受付の人とビジネス的なやりとりをする機会は初めてという就活生も多いと思います。就活の面接で受付をする際に押さえておくべきポイントについて、基本的なことからご紹介していきます。

開始5分前までには現地に到着しておく

面接に限ったことではありませんが、企業と約束をした場合は、必ずその5分前までには準備ができている状態にしましょう。時間ぴったりにあわてて到着したり、少しでも遅刻をしたりしてしまうと「基本的なことが守れない人」という印象を与えてしまい、そもそも面接の内容以前の問題になってしまいます。また、電車などの公共の交通機関は遅延の可能性もあり、足を運んだことのないビルへ行く際は迷ってしまう可能性もあります。念のため長めに時間を見ておき、多少想定外のことが発生しても問題がないように準備してください。

受付では名前、所属、誰に用があるのかを伝える

受付に着いたら、まず自分から訪問の要件を伝えましょう。一般的なビジネスマナーでは、名前を名乗ったあとに、所属と誰に用があるのかを伝えます。これらを伝えると、受付にいる社員が案内をしてくれますので、指示に従って対応をすることになります。就活の面接の場合は、挨拶をしてから「○○大学の○○と申します。新卒採用の面接へ伺いました」と伝えると良いでしょう。

受付の人には笑顔で挨拶する

受付へ行ったら、まずは受付にいる社員へ笑顔で挨拶をするようにしましょう。受付にいる社員は、あなたの面接の合否を決める面接官ではないとしても、その企業で働く一員です。これから案内をしていただく一人の人間として、敬いの心をもって「お世話になっております」「よろしくお願い致します」と、笑顔で挨拶ができるよう心がけてください。

名前を呼ばれるまで静かに待っておく

名前と要件を伝えた後は、受付の社員からそのまま待っているよう指示があったり、面接の待合室へ案内されたりします。待機中は、自分の番が来るまで静かに待っているようにしましょう。同時に受けている別の企業からの電話に出たり、スマートフォンをいじったりするなどの行為は失礼に当たります。また、足を組んだり、だらりと座ったりしていると、見る人に不快感を与えてしまいます。待機中の態度も企業の社員から見られていますので、マナーを守って静かに待ちましょう。

受付での注意点

さて、面接で企業を訪問する際に、受付で守るべきマナーを見てきました。次に、受付の時点でマイナスの印象を与えてしまうことがないよう、注意するべき点を解説していきます。その中でも、特に遅刻をしてしまいそうな場合の対応の仕方を中心に見ていきますので、もしもの時のために頭に入れておくと安心ですよ。

遅刻する場合は早めに連絡を入れる

少しでも遅刻をしてしまう可能性がある場合は、すぐに企業へ連絡を入れるようにしましょう。開始時間の直前になって遅刻の連絡をすると、企業側の時間を無駄にすることになってしまい、迷惑をかけてしまいます。遅刻をする可能性があるという連絡をしたけれど時間通りについた、という場合は、特に何も迷惑にはなりません。連絡をすることで損をすることはありませんので、少しでも遅刻の可能性があれば連絡を早めに連絡を入れるようにしましょう。

なぜ遅刻するのかを明確に答える

遅刻の連絡をする場合に気を付けたいのが、遅刻の理由を明確に伝えるということです。社会人のマナーとして、遅刻をする場合は、連絡を入れるとともにその理由を一緒に述べることが常識です。なるべく正直な理由を伝えることが好ましいですが、「寝坊をしてしまった」「うっかり忘れていた」などの理由は悪い印象を与えてしまうため、その場合は「大学の講義が長引いた」「別の企業の選考が長引いた」など、差支えのない理由を伝えましょう。

いつまでに到着するのかを伝える

遅刻によって予定が変更となることが判明した場合、企業の採用担当者はその後の対応を調整しなければなりません。その時、企業側が知りたいのが、あなたが「いつまでに到着しそうなのか」ということです。ただ遅刻するということだけを伝えると、企業側はその後の面接の予定を調整しなおすことができず、困ってしまいます。「○時○分までに○○へ到着予定です」と、到着の予定時刻を必ず伝えるようにしてください。

受付で良かれと思ってやってしまうマナー違反

面接マナーに気を配って就活の面接へ挑むことは非常に大切ですが、それが度を過ぎてしまうと、時に相手に迷惑をかけてしまったり、裏目に出てしまったりすることがあります。就活生が良かれと思ってやってしまいがちなマナー違反を紹介しますので、このような行為がないよう注意してくださいね。

受付に早く来すぎる

受付へは5分前には到着しているようにとお話しましたが、あまりに早すぎる時間に着いてしまうと迷惑をかけてしまうことがあります。まだ待機するための部屋が空いていなかったり、案内する人の用意ができていなかったりする場合、急きょ別の対応をしてもらわざるを得ないことになってしまうからです。一般的に、約束の30分以上前に到着することはマナー違反です。早めの行動は大切ですが、あまりに早く行きすぎることは避けましょう。

大きすぎる声で挨拶をしてしまう

受付でも、面接中でも、大きな声で挨拶をすることは就活生にとって大切なことです。しかし、あまりに気合が入りすぎてしまい、大きすぎる声を出してしまうと、オフィスに響き渡って「うるさい」と思われてしまう可能性があります。良かれと思ってした挨拶で迷惑をかけてしまっては、もったいないですよね。面接で訪れるオフィスは、あくまで企業の社員が仕事をしているビジネスの場ですので、適切な声の大きさで挨拶ができるようにしてください。

受付に到着する前に身だしなみをしっかり整えよう！

先ほど、「企業のビルへ入った瞬間から就活は始まっている」とお話しました。身だしなみチェックについても、オフィスに入った後の面接前の時間ではなく、ビルへ足を踏み入れる前に終わらせておくようにしましょう。髪の毛がボサボサになっていないか、ネクタイが曲がっていないか、シャツが出ていないかなど、一つ一つ確認していきます。女性の場合は、メイクが崩れていないかどうかも手鏡でチェックすると良いでしょう。身だしなみは第一印象に大きな影響を与えますので、念入りにチェックをしてください。

すれ違う人には軽く挨拶をしよう！

企業のビルへ入ったら、採用担当者や面接官、受付の人以外にも、廊下やエレベーターで社員とすれ違うことがあります。そんな時は、軽く会釈して「こんにちは」と挨拶をするようにしましょう。採用担当者ではなくとも、企業の社員は新卒の学生に興味を持っている場合が多く、そのふるまいを見られている可能性が高いと考えられます。また、その企業から内定をもらうことができれば、その社員が将来上司や先輩になる可能性があります。「非常識な学生だな」などと印象を与えてしまわないように、ビルの中ではマナーのある行動を心がけてください。

まとめ

さて、面接の対策をしている就活生に向けて、就活の面接が始まる前の時間の過ごし方について解説してきました。面接以外の時間について対策ができていなかった人も、マナーを学んでいただくことができたでしょうか。面接中の対策も大切ですが、それ以外の時間のふるまいも、就活生にとっては同じくらい大切なものです。
この記事でご紹介したマナーを押さえ、注意点に気をつけることができれば、完璧な状態で面接を始めることができるはずです。何事も最初が肝心ですから、面接が始まる前から配慮をしていきましょう。