電話？メール？手紙？内定辞退の仕方を伝授！

内定辞退はどうすればいい？

基本的には電話

基本的に、内定辞退の連絡は電話のみで問題ありません。辞退することを決めたら、迅速かつていねいに伝えましょう。「電話で直接話すのは気まずいな…」「怒られたらどうしよう」と不安になったとしても、内定辞退する企業に対して誠意を尽くすことが大切です。
また、辞退の連絡を電話でした後に、手紙を送ると、より誠意を伝えることができます。とくに、内定承諾後や家族、知人からの紹介、老舗企業や金融機関のように礼儀を重んじる企業の内定を辞退する場合は、円満に辞退ができるよう手紙を送ることをおすすめします。

内定承諾書を出した後でも内定辞退はできる

内定承諾書を出した後でも、入社日の2週間前までに申し出れば内定を辞退できます。しかし、内定承諾後の辞退は、内定承諾前の辞退よりも、企業に迷惑をかけてしまうことになるので、出来る限り避けたほうがいいでしょう。
一度内定を承諾してから辞退をする場合は、先ほどもお伝えした通り、より誠意を伝えるため、電話した後に手紙を送りましょう。企業も新卒採用には、時間とお金をかけています。内定承諾をした時点で、仕事の割り当てや配属先など、話が進んでいる可能性があります。企業側の手間も考慮して、これまでのお礼と、内定を辞退してしまうお詫びの気持ちを手紙で伝えましょう。

内定辞退におけるマナー

内定通知から２週間以内に連絡

内定辞退を決心したなら、決心したその日に断りの連絡をするのが鉄則です。報告が早ければ早いほど、企業や採用担当者への負担を減らすことができます。目安としては、内定が出てから２週間以内に連絡するといいでしょう。

営業時間内に連絡する

内定辞退の連絡をする時間帯は、企業の営業時間内が適切です。電話の場合は、営業時間内であっても、朝の始業直後や、昼休み前後、終業前など忙しい時間帯は避けましょう。なるべく採用担当者の業務を妨げないよう配慮をするのがマナーです。
電話がつながった場合も、話す内容は簡潔にしましょう。採用担当者は仕事の合間を縫って就活生の対応をしています。自分の思いを伝えることは大切ですが、辞退理由を長々と説明されても、忙しい社会人にとっては不快になりかねません。手短に丁寧に対応することを意識しましょう。

保留したい場合は早めに相談を

「第一志望の企業の結果がでていない」「複数の企業から内定をもらっていて検討途中」など、すぐには内定を承諾できない場合もあるかと思います。内定を承諾するか辞退するかに関わらず、内定通知を受け取ったら、指定された回答期限までに必ず一報を入れるのがマナーです。一度連絡した上で、回答を保留したい場合は「何日まで待ってほしい」と具体的な期限を伝えましょう。きちんとお願いすれば、ほとんどの企業は入社諾否の返事を待ってくれます。申し入れる期限は２〜３日間が適切です。長くても１週間が限度でしょう。

手紙やメールだけはNG

「電話で直接内定辞退を伝えるのは気まずいから、メールか手紙で伝えればいいかな」と思う就活生もいるでしょう。しかし、内定辞退の連絡をメールや手紙だけで終わらせるのは、マナー違反のため、絶対にやめましょう。手紙を送るとしても、辞退の連絡は事前に電話でおこなってください。なぜなら、内定辞退の連絡は、できるだけ早く企業に伝える必要があるからです。手紙は届くまでに時間がかかりますし、万が一採用担当者に手紙が届いていなかったとしても確認することができません。企業に迷惑をかけないためにも、辞退を決めたら、まずは電話で連絡をしましょう。その後に、より誠意を伝えるための手紙を送るといいでしょう。ただ、電話で辞退の連絡をした際に、「詫び状は不要です」と言われた場合は、手紙を送る必要はありませんので注意してください。

内定辞退連絡のポイント

お詫びの言葉は必ず入れる

複数の企業から内定をいただいた場合や、やむを得ない事情で内定辞退をしなければならないこともあるでしょう。内定を辞退することは悪いことではありません。しかし、多かれ少なかれ企業に対して迷惑をかけてしまうことは事実なので、必ずお詫びの一言をそえるようにしてください。

内定辞退の理由は必要ない

内定辞退の理由は、詳しく伝える必要はありません。「一身上の都合により、内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました」「諸般の事情により辞退させていただきます」といった形式的な表現で問題ありません。
しかし、内定辞退を電話で伝える場合は、採用担当者から辞退の理由を聞かれる可能性が高いです。その場合は、採用担当者が納得できるような理由を伝えましょう。たとえば、「他社から◯◯職で内定をいただき、自身の適性を改めて考えた結果、◯◯職の仕事が自分のやりたいことに近いと感じ、このような決断となりました。」など。「他社の方が条件が良かった」など条件面での理由は避けましょう。大切なことは、辞退理由が何であれ、相手に不快な思いをさせないよう配慮することです。辞退するとはいえ、最後まで敬意を払い、失礼のない対応するのがマナーです。

内定辞退連絡の注意点

他社の社名は出さない

内定辞退の連絡で、「他の会社への入社を決意いたしました」と伝えた際、入社を決めた企業の社名について聞かれる場合があります。入社先が、同じ業界内のライバル企業や取引関係がある企業だった場合、説得される可能性もあるので、直接の社名は出さない方が無難です。

連絡をしないのは絶対NG

「もう会わないからいいや」とメールも電話もせずに内定を辞退することは、非常識なので絶対にやめましょう。あなたが内定を辞退することで、企業は欠員補充のために、採用を再開しなければいけないかもしれません。しかし、あなたが連絡をしなければ、新たな人員を採用しなればいけないのか分からず、企業に迷惑をかけることになるのです。
内定を辞退することに気まずさを感じるかもしれませんが、社会人の基本マナーとして、必ず連絡するようにしましょう。

連絡後に直接会おうとしてくる可能性がある

内定辞退の連絡をすると、企業側から「確認のため一度会社に来てもらえますか」などと言われる場合があります。これに応じてしまうと、直接、内定辞退の取り消しを説得される可能性があります。内定辞退を取り消す気がないのであれば、意思が固いことを伝え、呼び出しに対して断りを入れましょう。

内定辞退連絡の例文

内定辞退の具体例を紹介していきます。例文をみてイメージをつかんだら、自分の文面を作成していきましょう。

【電話】

◯◯大学△△学部の◯◯◯◯と申します。
お忙しいところ恐縮なのですが、人事部◯◯課の◯◯様をお願いできますでしょうか？

（担当に代わる）

◯◯大学△△学部の◯◯◯◯と申します。

先日は内定の通知をいただき、心より感謝しております。身勝手なお願いで誠に心ぐるしいですが、本日は貴社の内定を辞退させていただきたいと思いご連絡いたしました。

本来ならば直接お伺いしてお詫びしななければならないところ、取り急ぎお電話でのご連絡となりますことを何卒ご容赦いただければと存じます。

（了承の返事がもらえたら）

貴重なお時間をいただいたもかかわらず、このような形となってしまい申し訳ございません。失礼いたします。

【メール】

件名：内定辞退のご連絡／○○○○（自分の名前）

————————————————————
◯◯株式会社　人事部
◯◯様

お世話になっております。◯◯大学◯◯学部◯◯学科 ◯◯◯◯（自分の名前）です。
先ほどお電話させていただきましたが、ご多忙のようでしたので、メールにて失礼いたします。

この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
折角いただいた光栄なお話にも関わらず大変恐縮ですが、この度貴社の内定を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

家族とも相談し慎重に検討した結果、このような決断に至った次第です。貴重なお時間をいただいたにも関わらず、ご期待に沿えず誠に申し訳ございません。

本来であれば直接お伺いすべきところ、メールでのご連絡となりましたこと何卒ご容赦のほどお願い申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

————————————————————
◯◯大学◯◯学部◯◯学科４年
（名前）
（携帯番号）
（メールアドレス）
————————————————————

【手紙】

拝啓　〇〇の候、貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。

先日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

電話でもお話させていただきましたが、誠に勝手ながら内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
最後まで悩みましたが、自身の適性などを考慮した結果、他の会社への入社を決意いたしました。
このような結果となりましたこと、心よりお詫び申し上げます。

また、選考で貴重なお時間を頂いただけでなく、担当の〇〇様には大変お世話になりましたこと心より感謝いたします。

末筆ではございますが、貴社ますますのご発展をお祈り申し上げます。

敬具

令和◯◯年◯月◯日
◯◯大学◯◯学部◯◯学科４年 ◯◯◯◯（自分の名前）

株式会社◯◯　◯◯（部署名）　◯◯◯◯様

‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐

【ポイント】
①ビジネスの手紙では頭語「拝啓」で始まり、結語「敬具」で終わるのが一般的です。
頭語と結語にはいくつも種類がありますが、面接辞退の手紙では、このパターンを使えば問題ありません。
②文章の始まりに時候の挨拶を入れましょう。
③本文は簡潔にまとめましょう。内容は、内定辞退の意志、辞退理由、辞退のお詫び、これまでの感謝がおさえられていればいいでしょう。辞退理由は詳しく書く必要はありません。長文にならないよう注意しましょう。
④結語の後に、日付・大学名・氏名を記入します。
⑤宛先を記載する。宛名を書く際は、会社名を省略しないように注意しましょう。

内定辞退の手紙を書く時の注意点

ビジネス向けのシンプルな便箋・封筒

便箋・封筒は、ビジネスの場面でふさわしいものを選びましょう。白無地であれば無難です。封筒は、中身が透けないかの確認もしてください。封筒のサイズは、手紙を三つ折りにして定形郵便で送れる大きさがベストです。

必ず手書き

内定辞退の手紙は、必ず手書きで書いてください。お詫びの気持ちを伝えるものなので、手間がかかる手書きのほうが、より気持ちが伝わります。
基本的に内定辞退の手紙は、縦書きです。横書きは友人や家族など、親しい間柄に使うものと言われているので、覚えておくといいでしょう。

エントリーシートや履歴書と同じく、修正液・テープの使用はNGです。間違えてしまった場合は書き直してください。書き終わった後は、誤字脱字がないか、敬語の使い方に誤りがないかをしっかりチェックしましょう。

まとめ

内定辞退について紹介してきましたが、いかがでしたか。内定を辞退することが決まったら、すぐに企業に電話をしましょう。連絡することを気まずく感じるかもしれませんが、連絡なしやメールだけですませるのは絶対NGです。面接辞退の連絡で大切なのは、誠意をもって対応することです。マナーを守り、円満に辞退できるよう努めましょう。