就活メールの書き方、返信の仕方。おさえるべきポイントとマナーについて｜就職活動中の就活生がつくるリアルな就活情報・選考レポート| 就活ノート

メール連絡で不採用になることも？

メールマナーの苦労をする就活生は多いことと思いますが、選考を通過する上で重要なことです。特に、お礼メールなどは自分の気持ちを素直に書いた方が高評価に繋がります。
しかし、メールマナーなどがしっかりできていないものは、場合によっては不採用となってしまうことも珍しくありません。
企業側としては当然、即レスや、内容が分かりやすいメールを送ってくれる応募者には”仕事ができそう” と印象を持ってくれるでしょう。しかし返信が遅く、内容の良く分からないメールを送ってくる応募者に対しては”採用して大丈夫か” と不安を抱いてしまいかねません。

また、就活だけではなく、実際に社会人になってからもメールで連絡を取り合うことは多く、こういったマナーは必要になってきます。特に、メールのやり取りはあなた自身の印象を大きく左右します。就活後も必要ですので、これを機にメールのマナーを今のうちから押さえておくのもいいでしょう。

原則即レス

社会人目線からすると、一般的に一時間以内にレスが来ると”この子は違うな”といった印象を受けます。
企業の人事担当者も就活生と同じで、就活が盛んな時期は激務です。正直なところ就活生一人一人のことを考えている余裕などありません。会社に夜の12時まで残っていることもざらです。こういった背景があるため、企業の採用担当者からすると、即レスできている学生というのはこういった社会人目線で物事を考えられる学生として高評価を得やすいです。

一時間以内ではなく、その日の営業時間内であれば”普通の就活生だな”
といった印象です。マイナス評価とまではいきませんが社会人目線で物事を考えられる学生には一歩足らないといった感じです。

メールなどに即レスするのは社会人の基本です。就活で忙しく、メールの確認が難しい状況であれば就活生の段階では仕方ないかと思いますが、基本的にメールを受信したらすぐに返信をする癖をつけておきましょう。

面接日程のメールには必ず返信しよう

選考が進んでいくと、企業の採用担当者から日程調整のメールが来ることがありますが、決して日程を決めるためだけのものだと軽く考えてはいけません。
企業側としても、日程調整の返信一つとっても就活生のマナーを見ています。
相手への配慮や敬意など伝えることを意識しましょう。

面接では候補者が複数いることが殆どですので、日程調整に時間がかかってしまうと、その間に内定者が増えてしまい、結果的に倍率が高くなってしまいます。

ですので、就活でのマナーを考えてもそうですが、こういった面接日程の調整などのメールにはなるべく早く返信するように気を付けましょう。早く返信することに越したことはありません。
日頃から、応募した応募した企業のメールは一目で分かるよう、Gmail上で企業ごとにフィルターなどをかけておくのもいいでしょう。

また、すぐに回答できない場合は”大変申し訳ございません。私用で日程が分かるのが〇月〇日となります。誠に勝手ではございますが、〇日までにこちらからご連絡差し上げますので、よろしくお願い致します。”などといった内容のメールを送りましょう。

提示された日で調整できない場合は、調整できず申し訳ないという気持ちを表したうえで、提示された日時とできるだけ近い日時、あるいは最短の日時を設定し、改めて調整してもらえるようお願いしましょう。この場合は、調整できなかった理由を諸事情によるものなどと曖昧な表現にするのではなく、具体的な理由を簡潔に添えるのがいいでしょう。

くれぐれも”いつでも大丈夫です”などの内容を送らないように気を付けましょう。

件名、本文の書き方5つのマナー

最近の学生はLINEで連絡を取ることが殆どであるためか、宛名を意識している人は少ない印象です。しかしながら、仕事上で使うメールの場合、複数名に送信するケースがあります。ですので、宛名がしっかりしていないと自分に送られてきたものなのか、自分が所属する部署に送られてきたものなのか判断が難しくなります。学生の感覚とは違い、宛名がないことに少々抵抗感を感じる人も少なくありません。

メールの要件に関しては必ず、結論から伝えることを意識しましょう。そこまで重要ではないことを長々と書かれたのでは受け取る側もイライラしてしまいます。ですので、メールの要件は必ず結論を前にもっていくことを意識しましょう。結論を先に書く以外にも一文を心がけるといいでしょう。句読点が少なく一文ですっきりとした文章は読みやすく高評価に繋がりやすいです。なるべく簡素で要点をおさえた文章となるよう心がけましょう。