就活の質問メールで気を付けるべきポイントとNG、質問例を紹介！

就活の質問をメールでする時に気を付けるポイント

・ひと目で内容が分かる件名にする

件名は、ひと目でどんな内容なのかが相手に伝わるものにする必要があります。ただ、件名が長くなりすぎてはいけません。「面接日程についてのお伺い」など、簡潔に内容がわかる件名を設定するように心がけましょう。これは、ビジネスメールでの基本マナーとなりますので、覚えておきましょう。また、本題の後に氏名を入れると、件名だけで誰からの連絡かが分かるので親切です。

・本文はシンプルに

本文は、必ず要件がわかりやすいようシンプルにまとめましょう。ダラダラと長い文章は、読み手に負担をかけることになります。「質問内容」「質問の経緯（資料に記載されていなかったため、など）」「どんな答えが欲しいのか」これらがわかるような内容だけで十分です。また、余計なやりとりが発生しないよう、求める回答は具体的に質問するようにしましょう。
たとえば、服装に関して分からないことがあったとき、「どんな服装で行けばよろしいでしょうか」と質問するとします。すると「服装は自由です」と言われた時に、スーツがいいのか、私服のほうがいいのかと新たな疑問が生まれてしまいます。はじめから「服装はスーツで問題ありませんでしょうか？」と、聞きたいポイントを明確にすると、やりとりがスムーズに進みます。

・読みやすさ重視

読みやすさにも配慮が必要です。一文を短くしたり、段落分けや改行をするなど、どうすれば内容が伝わりやすいかを意識してメールを作成しましょう。逆に、改行や句読点が異常に多いメールも読みづらいです。作成後に読み直して、おかしな箇所がないか確認をしながら、読みやすい文面になるよう調節しましょう。

・メールを送る時間も要注意

質問メールを送る時間帯は、企業の営業時間内が適切です。営業時間内であっても、朝の始業直後や、昼休み前後、終業前など忙しい時間帯は避けましょう。都合のいい時間に確認できるメールであっても、なるべく採用担当者の業務を妨げないよう配慮をするのがマナーです。また、どんなに急な質問だとしても、深夜などの遅い時間から早朝までの時間帯に連絡をするのはNGです。会社のメールをプライベート携帯に転送するように設定している場合があるため、迷惑になります。

・返信はすぐに送る

担当者から質問の回答メールを受け取ったら、必ずお礼のメールを送りましょう。時間を割いて対応してくれたことに対し、感謝の気持ちをきちんと伝えることが大切です。返信は、もらってすぐに送ることが望ましいです。しかし、確認が遅れてしまい、対応が深夜になってしまうのであれば、翌日に送っても問題ありません。目安としては、24時間以内にはお礼メールを送るようにしましょう。

就活の質問メールの具体例

質問メールの例文を紹介します。就活での企業への質問メールは、基本に忠実に作成するのが無難です。例文でイメージをつかんだら、自分の質問メールを作成していきましょう。

【服装についての質問】

‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐
件名：【ご質問】座談会での服装について（〇〇大学 〇〇　〇〇（自分の名前））

株式会社〇〇
人事部
〇〇様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇年の〇〇　〇〇（自分の名前）と申します。
〇月〇日の座談会のご案内をいただき、誠にありがとうございます。

座談会での服装についてお尋ねしたく、ご連絡差し上げました。
ご案内のメールに「服装：ビジネスカジュアル」と記載されていましたが、直前にスーツを着用する用事があるため、スーツでお伺いしてもよろしいでしょうか。

お忙しいところお手数をおかけして恐縮ですが、ご返信をいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

（署名）

‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐

【複数質問したい場合】

‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐
件名：【質問】エントリーシートに関して（〇〇大学 〇〇　〇〇（自分の名前））

株式会社〇〇
人事部
〇〇様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇年の〇〇　〇〇（自分の名前）と申します。

先日は企業説明会で大変お世話になり、どうもありがとうございました。
ぜひ貴社にエントリーさせていただきたく、準備を進めております。

エントリーシートに関して3点お伺いしたいことがあり、ご連絡させていただききました。

①△△が複数ある場合、すべて記入した方がよろしいでしょうか。
②～～に関しては、○○について記載しても差し支えないでしょうか。
③添付書類の□□は、××でよろしいでしょうか。

ご多忙の折、お手をわずらわせてしまい恐縮ではございますが、ご返信いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。

（署名）

‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐

【回答に対するお礼メール】

‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐
件名：Re: ◯◯（回答メールのまま）

株式会社〇〇
人事部
〇〇様

お世話になっております。◯◯大学の〇〇　〇〇（自分の名前）です。
お忙しい中、早速のご返信をありがとうございました。
◯◯様がお答えくださった内容により、疑問が解消されました。

また、より一層貴社への興味が増し、活躍したいと思いが一段と強くなりました。
貴重なお時間を割いてのご丁寧な回答に、心より感謝申しあげます。

（署名）
‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐

【NG】就活の質問メールでやってはいけないこと

×企業や担当者の名前を間違える

企業名・担当者名を間違えることは絶対NGです。名前のミスは失礼にあたりますので、必ずメール作成後に誤りがないかチェックする習慣をつけましょう。また、会社名などを省略するのもNGです。宛名は正式名称で正しく記載する必要があります。

×絵文字を使う

企業へ送るメールに絵文字を使うのはやめましょう。「友人感覚でメールを送っている」とマイナスな印象を与えてしまう可能性があります。また、質問の後に「？」を使う就活生も多いのではないでしょうか。しかし、ビジネスでは「！」や「？」などの記号も使用は避けるのが無難です。入社前で、まだ企業との信頼関係が築けていない段階であれば、絵文字や記号などは使用せず、内容を把握しやすいシンプルな文章になるよう心がけましょう。

×自分で調べれば分かる内容

企業のホームページや案内メールにすでに記載されている内容を質問するのは、避けましょう。分からないことがあったときは、質問する前に一度調べてみることが大事です。調べた上で分からないことがあれば、質問内容に情報源や疑問に思った経緯を添えることをおすすめします。そうすれば、採用担当者も回答しやすいですし、万が一、質問内容のことがどこかに記載されていたとしても、一度は自分できちんと調べたことが分かればプラスの印象を与えることができるでしょう。

×相手に終わらせる

企業とのメールのやり取りは、できる限り「自分」から送信したメールで終わらせるようにしてください。企業側が気を遣って返信を続けてくれる場合は、「ご多忙の折と存じますので、ご返信には及びません」などの挨拶を入れると、相手も気兼ねなくやりとりを終えられます。

まとめ

就活の質問メールについて解説していきましたが、いかがでしたか。就活では、面接やエントリーシート以外のささいなやりとりも、チェック対象となります。しっかりとマナーを守った対応をしましょう。学生のうちから敬語やビジネスマナーに慣れておけば、社会人として働き始めた際に役立つはずです。