【例文付き】面接に関わるメール作成のコツや注意点を解説！｜就職活動中の就活生がつくるリアルな就活情報・選考レポート| 就活ノート

面接前後でメールが必要な状況とは？

面接の前後でメールが必要な状況は多々あります。
どんなときにメールでの連絡が必要になるのか、まずは確認していきましょう。

◇面接前

・面接の日程調整
・面接の日程変更
・履歴書の送付
・面接を辞退する連絡
・面接についての質問

主に面接の日程調整や履歴書の送付をするときが一番メールで連絡を取る場面になるのではないでしょうか。特に面接の日程調整は、電話で連絡を取るよりもメールで連絡を取ったほうがそれぞれの希望日程が履歴として残るため、トラブルを少なくできるメリットがあります。面接を受ける側としての注意点は、なるべく早く返信をすることです。企業側では面接のための調整をしているため、こちら側が連絡を怠ることで迷惑が掛かります。とにかく早めの返信は心がけましょう。

◇面接後

・面接のお礼
・面接の結果の問い合わせ
・内定承諾
・内定辞退

面接後の連絡は電話でおこなわれることが多いですが、文面としても残したいという観点から内定の連絡はメールでもされます。

【状況別・例文あり】面接前後で送るメールの例文

では実際にシチュエーション別のメールの例文を見てみましょう。

【面接の日程調整（企業側からいくつかの面接日を提案された場合）】

企業から次の選考に進んだ旨と、面接の候補日程が送られてきた場合の、返信メールを解説していきます。ポイントは「連絡をいただけたことへの感謝」と「都合のいい候補日を伝える」ことです。

〈件名〉
Re:【2次選考会へのご案内　日程調整について】株式会社〇〇（△△大学　氏名）
☆送られてきた件名はそのままに、最後もしくは冒頭に自分の大学名と氏名を書きます。

〈宛先〉
株式会社〇〇
採用担当者様
☆本文の一番上に宛先を書きます。担当者の名前がわかればフルネームで書き、分からない場合は「採用担当者様」と書きましょう。

〈挨拶〉
お世話になっております。
△△大学の〇〇と申します。
☆挨拶はこれで問題ありません。学校名と名前を述べましょう。

〈本文〉
面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
面接日程ですが、下記の日程でお願いできますでしょうか。

〇月〇日（月）15時
☆まず日程調整の連絡をいただけた旨のお礼を言います。そのあとに希望の日程を伝えます。
またどの日程も都合がついたとしても、1つに絞って決めましょう。「どれでも大丈夫です」と伝えると、そのあとに日にちの提案をされて、それに同意するという長いやり取りが発生してしまうためです。
また日程は月日と曜日、時間を省略せずに書きましょう。企業側との齟齬がないようにするためです。

〈締めの言葉〉
お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。
☆最後に締めの言葉を書いて終了します。

〈署名〉
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
氏名（フリガナ）
住所：
電話番号：
メールアドレス：
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
☆メールのマナーとして最後に署名を入れましょう。自動で入れられる設定もあります。

【面接の日程調整（自分から面接の候補日を送る場合）】

企業側から特に日程の指定がなく、希望の日程を教えてくださいと連絡がきたときの返信方法です。ポイントは「連絡をいただけたことへの感謝」と「複数日程の希望日を送ること」です。

〈挨拶〉
お世話になっております。
△△大学の〇〇と申します。
☆挨拶はこれで問題ありません。学校名と名前を述べましょう。

〈本文〉
面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
面接日程ですが、希望の日程をお送りいたします。

〇月〇日（月）15時～18時
〇月〇日（水）終日
〇月〇日（木）11時～14時

上記の日程でご調整いただけますと幸いです。

☆まず日程調整の連絡をいただけた旨のお礼を言います。そのあとに希望の日程を伝えます。ポイントは複数日程書いておくことです。企業側も面接官のスケジュール調整や会場の調整などがあり、複数日程あったほうが調整がしやすいためです。また1つの日程だけ提示してしまうと、それが難しかった場合に何度もやり取りをしなければなりません。
希望日程はいくつか提示して、調整をお願いしましょう。

〈締めの言葉〉
お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。
☆最後に締めの言葉を書いて終了します。

【面接の日程調整（企業から提示されたどの日程も調整が厳しい場合）】

企業から提案されたどの日程も都合がつかない場合があります。その際は「自分の都合がつく日を提示して、それで調整がつくかどうか伺う」というところがポイントです。

〈宛先〉
株式会社〇〇
採用担当者様
☆本文の一番上に宛先を書きます。担当者の名前が分かればフルネームで書き、分からない場合は「採用担当者様」と書きましょう。

〈挨拶〉
お世話になっております。
△△大学の〇〇と申します。
☆挨拶はこれで問題ありません。学校名と名前を述べましょう。

〈本文〉
面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
大変恐れ入りますが、ご連絡いただいた日程は都合が悪く、面接に伺うことが難しい状況です。
誠に勝手ではございますが、下記日時でご調整いただくことは可能でしょうか。

〇月〇日（月）15時～18時
〇月〇日（水）終日
〇月〇日（木）11時～14時

お手数をおかけして大変申し訳ございません。

☆まず日程調整の連絡をいただけた旨のお礼を言います。そのあとにどの日程も都合が悪いことを伝えます。そして自分が提示する日時で調整できるかを伺います。日程は複数提示して、企業側で柔軟に対応できるようにしましょう。また、あわせて「勝手なことをいって申し訳ない」気持ちを伝える文章にしましょう。

〈締めの言葉〉
お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。
☆最後に締めの言葉を書いて終了します。日程の調整をお願いしているので、「ご検討お願いします」というニュアンスの締めの言葉にします。

【面接の日程変更】

面接の日程の調整が済んだ後に、他のスケジュールが入り、どうしても日程を変更したい場合のメール作成です。ポイントは「何日の面接を予約している人なのかわかるようにする」ことです。ただし、もし日程変更に関して企業側から連絡方法を指定されている場合は、それに従いましょう。

〈件名〉
〇月〇日の面接に関するご相談（△△大学　氏名）
☆面接の日程を再調整する場合はこちらからメールを送るため、件名を改めて新しく作成しましょう。いつの面接を予約している、どこ所属の誰からの相談なのかがわかるように件名に記載しましょう。
過去に日程調整でやり取りしていたメールがあれば、それに続く形でメールを作成しても問題ありません。その場合、過去の本文もそのままにしておくと、企業側はどういったやり取りをしていた学生かすぐに判断することができます。

〈挨拶〉
お世話になっております。
〇月〇日〇時から面接のお時間をいただいております
△△大学の〇〇と申します。
☆挨拶でも、何日の面接を予約している学生なのかを伝えるとわかりやすいです。

〈本文〉
こちらの都合で大変申し訳ございませんが
家庭の事情により、上記日程で面接にお伺いすることが難しくなってしまいました。
可能であれば、下記日程にて再調整をご検討いただけますでしょうか。

〇月〇日（月）15時～18時
〇月〇日（水）終日
〇月〇日（木）11時～14時

お忙しいところ、お手数をおかけいたしまして大変申し訳ございません。

☆こちらの都合で再調整することになったことに対して謝罪する気持ちを全面に出しましょう。この場合も企業側で柔軟に調整ができるように複数の希望日程を提示します。

〈締めの言葉〉
何卒よろしくお願いいたします。
☆最後に締めの言葉を書いて終了します。

【履歴書の送付】

履歴書の送付は郵送や就職支援サイトを通して提出することもありますが、メールで採用担当者宛てにファイルを添付して送ることもあります。その場合、履歴書をPDFファイルにしてメールに添付しましょう。WordやExcelなどのまま送ってしまうと、相手のPC環境によっては上手く見れない可能性もあります。また添付するファイルのファイル名はわかりやすいように「応募書類＿氏名（大学名）」などにすると良いです。

〈件名〉
応募書類の提出（〇〇大学　△△）

〈本文〉
ご指定の履歴書とエントリーシートを添付ファイルにてお送りいたします。

〈締めの言葉〉
何卒よろしくお願いいたします。

【面接を辞退】

選考に通過して面接日程の案内が送られてきたが、様々な事情により辞退することもあります。その場合は「面接辞退の連絡であること」が一目でわかるように送ります。

〈件名〉
面接辞退のご連絡（△△大学　氏名）
☆面接を辞退する連絡であることが一目でわかるように件名に書きます。

〈挨拶〉
お世話になっております。
先日面接の日程調整についてご連絡いただきました△△大学の〇〇と申します。
☆挨拶のさいに、面接の日程調整で連絡を既にいただいている旨もあわせて伝えます。

〈本文〉
大変恐れ入りますが、一身上の都合により
お約束しておりました〇月〇日〇時の面接を辞退させていただきたく連絡をいたしました。

日程をご調整いただいたにも関わらず、誠に申し訳ございません。
またメールでのご連絡となってしまい心よりお詫び申し上げます。

☆選考辞退の際は「一身上の都合により」と伝えます。また日程を調整いただいたのにキャンセルする旨を謝罪し、メールでの連絡であることも重ねて謝罪しましょう。
なお、面接まで日程がある場合はメールでの連絡で問題ありませんが、前日や当日にキャンセルする場合は電話で連絡をしましょう。

〈締めの言葉〉
何卒ご理解いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
☆最後に締めの言葉を書いて終了します。

【面接のお礼】

面接のお礼メールは必ず送らなくてはいけないものではありません。
しかし以前から繋がりがあって、そのご縁で面接を組んでもらっていたり、面接以外でお世話になったことがある人には御礼メールを送るケースが多いです。新卒の就活でも規模が小さい企業で、ある程度関係性のある人と面接をした場合や、インターンシップでお世話になった人と偶然面接で出会ったり、OB/OGの繋がりで面接を組んでもらった場合などは御礼メールを送るといいでしょう。

〈件名〉
〇月〇日　採用面接の御礼（〇〇大学　△△）
☆「何月何日」の「誰」の「面接の御礼メール」なのかを書きましょう。

〈宛先〉
株式会社〇〇
人事部　新卒採用担当　〇〇様
☆名前がわからない場合は「採用ご担当者様」と書きましょう。氏名と一緒に所属する会社名や部署名も書きます。それぞれ省略はせずに、名刺をいただいていればそこに書かれた肩書まで記載します。「株式会社」も「(株)」と省略はしないように注意しましょう。

〈挨拶〉
お世話になっております。
本日面接に参加いたしました〇〇大学の△△と申します。

〈お礼〉
本日は面接のお時間をいただき、誠にありがとうございました。

〈面接の感想や心境の変化など〉
面接で〇〇様のお話を伺う中で、貴社の魅力や将来性をよく理解することができ、ますます貴社で働きたい気持ちが強くなりました。
☆御礼のみでも要件としては満たされますが、せっかくですから面接を通して何を感じたのかも書くと「面接をしながらそんなことを考えてくれていたんだな」と、採用担当者は感じます。特に最終面接に近づけば近づくほど、企業の理念などの話をする機会が増えていきます。

〈結びの言葉〉
ご多忙かと思いますのでご返信には及びません。本日は誠にありがとうございました。
☆あらためて最後に御礼をいって結びます。忙しいことを考慮して、返信はいらない旨を伝えるとよりスマートです。

【内定承諾】

面接後、内定の連絡が来たらその日のうちに返信をしましょう。
ポイントは内定承諾の旨を伝えることと、あわせてお礼、入社後の抱負を伝えることです。

〈件名〉
Re:内定のご連絡（〇〇大学　△△）
☆送られてきた件名はそのままに、自分の氏名と大学名を追記しましょう。

〈挨拶〉
お世話になっております。
先日面接をさせていただきました〇〇大学〇〇学部の△△と申します。

〈本文〉
この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
謹んでお受けいたしますことをご連絡いたします。
これまでの努力し続ける姿勢を忘れずに、貴社の戦力として貢献できるよう精進いたします。

〈締めの言葉〉
引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

面接前後でメールを送る際のマナーや注意点

◇本文は「宛先・挨拶・内容・締め・署名」

メールの本文は
①宛先
②挨拶
③用件
④締めの言葉
⑤挨拶
で構成されます。

手紙の場合は「前略」「拝啓」「敬具」「時候の挨拶」などがありますが、メールは「簡潔に」「わかりやすく」が基本です。基本的なお礼やあいさつなどを忘れずに、伝えたいことをわかりやすく書くようにしましょう。

◇返信は可能な限り早めにする

企業から送られてきたメールは、送られてきてから24時間以内に返信するようにしましょう。企業側も忙しい合間をぬってメールを送ってきています。そして例えばあなたからの返信によって、その後の面接設定のための調整が社内でおこなわれる場合、早めに返事をすることで、企業側も日程などの調整がスムーズにできますし、きちんと相手の立場を考えて行動ができる子だなと評価されます。

◇返信は元の件名を残しておく

多くの場合メールを返信すると、送られてきたメールの件名の始めに「Re:」がついていきます。これは送った企業側にとって、どのメールに対しての返信メールなのかを判断するポイントになりますので、「Re:」はそのままにしておきましょう。
さらに件名のあとに「大学名＋氏名」を入れて返信すると、誰から送られてきた返信メールなのか一目でわかり、企業側も見やすくなるのでおすすめです。
例　Re:【2次面接の日程調整のご案内】株式会社〇〇（△△大学　〇〇）

◇返信は本文を残しておく

件名を残すことと同様に、送られてきた本文もそのままで返信メールを作成しましょう。余計な部分を消してメール本文をすっきりさせたい気持ちも分かりますが、企業側が書いた本文も残すことで、どの日程で提案をしたのかなどを採用担当者がすぐに確認することができます。

◇遅刻や緊急の連絡は電話でしよう

やむを得ない事情で面接に遅刻する場合や、その当日の面接をキャンセルする場合など、急な連絡の際はメールではなく電話で連絡をしましょう。メールは相手の状況に関わらず連絡が取れる手段としてはメリットですが、確実に内容を把握してもらえているかどうかはわかりません。確実にその時に知ってもらいたいことがある場合は電話連絡をしましょう。

◇アドレスには注意を

就活中に使うメールアドレスも注意が必要です。＠前の自由に設定できる部分を好きなアーティスト名や顔文字のようにしている人がいるかもしれませんが、採用担当者によっては幼稚な印象を受けてしまう人もいます。当たり障りのないアドレスを使うことをおすすめします。

◇敬語や誤字脱字は確実にないように！

電話連絡の場合はその時の対応になるため、普段からどのくらい敬語の使い方が身についているかによって間違いの有無は変わってきますが、メールは事前に何度も確認ができる連絡手段です。誤字脱字がないように、敬語の間違いがないかどうかしっかりと確認してから送るようにしましょう。

◇メールを送る時間帯に気を付けよう

メールはいつでも連絡できるのがいい点ですが、基本的には就業時間中にやり取りするようにしましょう。深夜などの連絡を取るには非常識な時間に送ると、マイナスの評価になってしまう可能性もあります。

まとめ

面接の前後に送るメールの例文や、注意点などを紹介してきましたがいかがでしたか。基本的なメールの構造は同じで、あとは何に対してお礼を伝えるか、何について簡潔に回答するかが重要です。メールは文章だけの連絡のため声音などでこちらの感情が届かない分、丁寧な文章を書くことを心がけることが大切です。例文を参考にお互い気持ちの良い連絡ができるよう、企業宛てのメールを作成していきましょう。