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【例文あり】就活メールの正しいマナーと状況別メール例文集10選

【例文あり】就活メールの正しいマナーと状況別メール例文集10選

電話は苦手だけど、メールなら大丈夫。このように思っている就活生もいるのではないでしょうか。

しかし、ビジネスメールのマナーを知っていなければ、メール一つで採用担当者の印象を悪くしてしまうこともあります。
普段からアルバイト先などでメールを活用している人でも、社会では通用しないなんてことも。

マナーを知らないと思われないためにも、メールのスキルを磨いていきましょう。そこで今回は状況別の例文を挙げながら、メールの正しいマナーを解説していきます。

質問する際のメール例

就活をしていると、自分では解決できない問題が出てきます。それらを分からないままにしておくのではなく、採用担当者にメールで質問をしてみてください。ただし、自分で調べた上で解決できないことのみを質問するのが鉄則です。

エントリーシート作成に関する質問

【件名】

エントリーシート作成に関するご質問【○○大学・氏名】

【本文】

○○株式会社

人事部 採用ご担当者様

大変お世話になっております。

○○大学○○学部の○○○○と申します。

この度、貴社の選考にエントリーさせていただきたく思っています。

そこでエントリーシートの作成にあたり、疑問点が2点ありご連絡させていただきました。

①(質問事項記載)

②(質問事項記載)

お忙しいところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

○○○○(名前)

―――――――――――――――

細かな点でも、分からないことがあれば質問するようにしましょう。上記のように複数の質問がある場合は、質問事項を箇条書きにして相手が読みやすいように配慮してください。

服装に関する質問

【件名】

面接当日の服装に関するご質問【○○大学・氏名】

【本文】

○○株式会社

人事部 採用ご担当者様

大変お世話になっております。

○○大学○○学部の○○○○と申します。

この度は一次面接のご連絡をいただき、ありがとうございます。

また、当日の服装に関してご質問させていただきたく、ご連絡いたしました。

服装の指定がございませんでしたので、スーツでお伺いしたいと考えているのですが、問題ありませんでしょうか。

お忙しいところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

○○○○(名前)

―――――――――――――――

面接での服装を自由にしている企業もありますが、基本的にはスーツ着用だと思った方が良いでしょう。上記のケースでは記載されていないことへの質問なので問題ありませんが、どうしてもという時にのみ質問のメールを送ってください。

質問する際のメール例

お礼をする際のメール

日常生活において、誰かに何かをしてもらったら「ありがとう」とお礼を伝えますよね。これは、ビジネスシーンでも同じです。
相手の貴重な時間を割いてもらって、それに関するお礼の気持ちをメールで伝えれば、好印象を持ってもらえます。

会社説明会のお礼メール

【件名】

○月○日会社説明会参加のお礼【○○大学・氏名】

【本文】

○○株式会社

人事部 採用ご担当者様

大変お世話になっております。

○○大学○○学部の○○○○と申します。

先日は、貴社の会社説明会に参加させていただき、ありがとうございます。

説明会では、貴社の会社方針や具体的な事業内容、ビジョンなどについて伺うことができ、私にとってとても実りある時間となりました。

また、私の質問にも丁寧に答えていただき、貴社で働きたいという思いが一層強くなりました。

お忙しい中、貴重な時間を割いていただきまして、改めて御礼申し上げます。

今後とも、何卒よろしくお願いいたします。

○○○○(名前)

―――――――――――――――

まず、大切なのがいつの説明会に参加したかという記載です。次に説明会に参加したことへのお礼を申し上げるだけではなく、説明会で感じたことを率直に述べてください。最後に、入社への意欲が高いことを伝えると印象も良くなります。

面接後のお礼メール

【件名】

本日(○月○日)の面接のお礼【○○大学・氏名】

【本文】

○○株式会社

人事部 採用ご担当者様

大変お世話になっております。

本日、面接をさせていただいた○○大学○○学部の○○○○と申します。

この度は、お忙しいなか貴重なお時間を割いていただき、ありがとうございました。

面接では、貴社の今後の事業展開に関するビジョンやターゲット層の拡大についてお話を伺うことができ、非常に有意義であったとともに、貴社で活躍したいという思いが非常に高まりました。

取り急ぎ、面接のお礼を申し上げます。

○○○○(名前)

―――――――――――――――

「鉄は熱いうちに打て」ということわざがあるように、面接後のお礼メールは当日中に送ることが大切です。
印象に残った部分を具体的に記載して感謝の気持ちを伝えます。志望度の高さをアピールできますので、自分の言葉でしっかりと述べましょう。

署名の書き方などの注意点

ビジネスメールを作成する際に大切なのは、丁寧な言葉を心掛けることです。それ以外にも、多くのメールスキルを知っておかなければいけません。その中でも、忘れがちなのが署名です。それでは、署名作成の際にどのような点に気を付ければ良いのでしょうか。

就活メールの署名に盛り込む内容

署名に盛り込む内容は、以下の通りです。

・大学・学部・学科・学年
・氏名
・メールアドレス
・郵便番号
・住所
・自宅電話番号
・携帯電話番号

上記の7つを盛り込んでおけば基本的には問題ありません。大学名や学部名が長ければ、2行に分けて記載しましょう。
また、珍しい苗字の場合や、複数の読み方ができる場合などは、漢字の後ろにフリガナやローマ字を使うと読みやすくなり親切です。

就活で使うメールの正しい署名

―――――――――――――――

○○大学△△学部××学科4年

○○○○

E-mail:xxx@xxxxx.ne.jp

〒123-4567

神奈川県横浜市中区○○町××

自宅TEL:123-456-7890

携帯TEL:080-9876-5432

―――――――――――――――

署名は、誰が見てもシンプルに感じられるように作成してください。個性を出すために、外枠に☆などを並べてしまうと、子どもっぽい印象を与えかねません。
また、ビジネスマナーを知らないと思われてしまいますので、上記のような署名を使用しましょう。

状況別メール例文集10選

他にも、さまざまな状況で採用担当者とメールでやり取りすることになります。間違った言葉遣いを用いて、相手を不快にさせてしまわないように、いくつかの例文を確認していきましょう。

面接の日程連絡メール

【件名】

一次面接の日程に関して【○○大学・氏名】

【本文】

○○株式会社

人事部 採用ご担当者様

大変お世話になっております。

○○大学○○学部の○○○○と申します。

この度は、一次面接のご連絡をいただき、ありがとうございます。

是非、次回選考に参加させていただければと思います。

面接の日程についてですが、下記の日程でお伺いすることが可能です。

○月×日~○月×日 9:00~18:00

○月×日~○月×日 13:00~18:00

○月×日~○月×日 11:00~16:00

お手数ですが、上記の日程で調整していただければと思います。

お忙しいところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

○○○○(名前)

―――――――――――――――

面接日程に関しては、企業側が指定してくることがほとんどです。ただし、上記メールのように就活生の日程を配慮してくれるところもあります。その場合、選択肢を1つに絞るのではなく、最低でも3つは挙げるようにしてください。

面接日程を変更してもらうメール

【件名】

○月○日面接日程変更のお願い【○○大学・氏名】

【本文】

○○株式会社

人事部 採用ご担当者様

大変お世話になっております。

○○大学○○学部の○○○○と申します。

本日は、面接の日程を変更させていただきたく、ご連絡いたしました。

○月○日○時より、貴社の面接にお伺いする予定でしたが、大学の試験日程が変わり、貴社の説明会の日程と重なってしまったため、約束のお時間にお伺いするのが困難となってしまいました。

誠に勝手なお願いで恐縮ですが、以下の日程で再調整していただけないでしょうか。

○月×日~○月×日 9:00~18:00

○月×日~○月×日 13:00~18:00

○月×日~○月×日 11:00~16:00

お忙しいところ大変恐縮ですが、ご検討くださいますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。

○○○○(名前)

―――――――――――――――

面接日程の変更をお願いする場合は、しっかりとその理由を明記してください。ただし上記のように学業が理由であれば納得してもらいやすいですが、納得できない理由であれば、面接官の印象が悪くなることもあるので注意しましょう。

面接の結果問い合わせメール

【件名】

面接辞退のご連絡【○○大学・氏名】

【本文】

○○株式会社

人事部 ○○ 様

大変お世話になっております。

○○大学○○学部の○○○○と申します。

先日は、お忙しい中面接をさせていただき、誠にありがとうございました。

お返事をお待ちしておりましたが、合否の結果につきまして、何日頃にご連絡をいただけるか、お伺いしてもよろしいでしょうか。

ご多忙のところ催促という形になってしまい、大変恐縮ですが、ご連絡いただけますと幸いです。

お手数おかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。

○○○○(名前)

―――――――――――――――

面接の結果連絡がないと不安に感じてしまうものです。しかし、結果の問い合わせは、相手をせかすことになってしまうため、基本的には避けてください。ただし、連絡がないのは伝言ミスが生じている可能性もあります。結果の問い合わせは、2週間以上は待ってからにしましょう。

面接選考辞退メール

【件名】

面接辞退のご連絡【○○大学・氏名】

【本文】

○○株式会社

人事部 ○○ 様

大変お世話になっております。

○○大学○○学部の○○○○と申します。

先日は、一次面接のご連絡をいただき、ありがとうございました。

この度、○月○日に貴社の面接にお伺いするお約束をしておりましたが、一身上の都合により、今後の選考を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

お時間を割いていただいたにも関らず、このような形のお返事となってしまい、誠に申し訳ございません。

誠に身勝手なお願いとは存じますが、ご認識いただけますと幸いです。

本来、直接お詫びすべきところ、メールでのご連絡になりましたことを、重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。

○○○○(名前)

―――――――――――――――

本文では、相手の労に報い入れなかったことを丁寧にお詫びしてください。また、辞退の連絡はなるべく早めに行いましょう。無断欠席をするようなことがあると、企業など周りに迷惑がかかることを忘れずに。

説明会の遅刻メール

【件名】

説明会遅刻のご連絡【○○大学・氏名】

【本文】

○○株式会社

人事部 ○○ 様

大変お世話になっております。

○○大学○○学部の○○○○と申します。

大変申し訳ございません。

本日、○時より開催の会社説明会への参加予定でしたが、○○線○○駅近くで起きた人身事故の影響により○○駅で止まっております。

大変恐縮ですが、会場に到着するのは○時○分になる見込みです。

先ほど人事部へお電話したのですが、○○様はご不在とのことでしたので、人事部の方に伝言をお願いしたとともにメールを送らせていただいた次第です。

ご迷惑をお掛けして誠に申し訳ございません。

○○○○(名前)

―――――――――――――――

遅刻してしまうかもしれないという状況であれば、とにかく電話で一報入れるようにしてください。電話で担当者が対応すればメールは不要ですが、担当者が不在の場合は、同時にメールでもお詫びの文章を送りましょう。

説明会のキャンセルメール

【件名】

○月○日 説明会キャンセルのお願い【○○大学・氏名】

【本文】

○○株式会社

人事部 採用ご担当者様

大変お世話になっております。

○○大学○○学部の○○○○と申します。

先日、○月○日開催予定の会社説明会への参加を予約させていただきましたが、諸事情により欠席いたします。お取り計らいをいただいたにも関らず、申し訳ございません。

また、本来であれば電話にてお詫びを申し上げるところ、メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

ご了承のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

○○○○(名前)

―――――――――――――――

予約していた説明会をキャンセルする場合も、メールでその旨を伝える必要があります。必ず、前日の夕方までに採用担当者宛てに送りましょう。また、体調不良などで当日キャンセルすることあるでしょう。その場合は、メールではなく、直接電話で伝えるのがマナーです。

内定のお礼メール

【件名】

採用内定のお礼【○○大学・氏名】

【本文】

○○株式会社

人事部 採用ご担当者様

大変お世話になっております。

○○大学○○学部の○○○○と申します。

この度は、内定のお知らせをいただき、誠にありがとうございます。

光栄に存じますと同時に、身が引き締まる思いでいっぱいです。

一日でも早く、貴社の社員として貢献できるよう、一生懸命努力して参ります。

今後ともご指導のほど、宜しくお願いいたします

まずは書面にて、取り急ぎ御礼を申し上げます。

○○○○(名前)

―――――――――――――――

内定の承諾をする際は、まず内定の連絡に対するお礼を伝えてください。お礼のタイミングは内定の通知を受けた当日、もしくは翌日までに送るのが望ましいです。入社後の意気込みなども忘れずに記載するようにしましょう。

内定の辞退メール

【件名】

内定辞退のご連絡【○○大学・氏名】

【本文】

○○株式会社

人事部 採用ご担当者様

大変お世話になっております。

○○大学○○学部の○○○○と申します。

この度は、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

このような光栄をいただきながら、大変恐縮ですが、検討を重ねた結果、貴社の内定を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

本来であれば貴社へお伺いし、直接お詫び申し上げなければならないところを、メールでのご連絡となりますことを、何卒ご容赦いただきたくお願い申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々の発展をお祈り申し上げます。

○○○○(名前)

―――――――――――――――

内定辞退メールのポイントは、内定を辞退することと辞退への謝罪を丁寧に述べることが目的です。そのため、内定辞退理由は簡潔もしくは伝える必要はありません。また文末では、相手の会社の発展を願う文章を入れるのがマナーです。

内定保留メール

【件名】

内定保留のご連絡【○○大学・氏名】

【本文】

○○株式会社

人事部 採用ご担当者様

大変お世話になっております。

○○大学○○学部の○○○○と申します。

この度は、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

貴社より高い評価をいただいたこと、大変うれしく思っております。

入社のお返事に関して、大変恐縮ですが、○月○日までお待ちいただくことは可能でしょうか。

現在、他に選考中の企業があり、そちらが○月○日に終了する予定となっています。

貴社への入社を前向きに検討しておりますが、今後の人生に関わる大きな決断となるため、しっかり検討した上で、判断させていただきたく思います。

ご多忙の中、貴社にご迷惑をおかけすることは大変心苦しく感じますが、ご理解いただければ幸いです。

何卒、よろしくお願い申し上げます。

○○○○(名前)

―――――――――――――――

内定を保留したい場合は、相手が納得できるような理由を伝えてください。入社意欲がないと思われないようにひと言添えるのもポイントです。また、こちらから返事を待ってほしいと伝えているので、返事の期限はこちらから指定しましょう。

了解メール

【件名】

一次面接の日程に関して【○○大学・氏名】

【本文】

○○株式会社

人事部 採用ご担当者様

大変お世話になっております。

○○大学○○学部の○○○○と申します。

この度は、一次面接のご連絡をいただき、ありがとうございます。

それでは、いただいた日程○月○日○時に、ご指定の場所へ伺います。

当日は何卒よろしくお願いいたします

○○○○(名前)

―――――――――――――――

親しい友人とのやり取りであれば「了解」とだけ返事すれば良いような内容も、ビジネスシーンでは正式な文章にしなければいけません。最初は難しく感じるかもしれませんが、徐々に慣れていくことで自然なビジネスメールを送ることができます。

状況別メール例文集10選
まとめ

メールなら電話をするよりも気楽だと思っている人もいるかもしれませんが、間違った文章を送ることで相手を不快に思わせてしまうこともあります。
記録に残ってしまうため、電話以上にマナーには気を付けなければいけないと言うこともできるでしょう。

それだけ、ビジネスメールは就活生が思っている以上に大切なのです。就活生として、社会でも通用するようなメールマナーを身に付けていきましょう。

まとめ

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