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就活メールのマナーを解説!“メールの返信”だけで差をつける方法!

就活メールのマナーを解説!“メールの返信”だけで差をつける方法!

就活生にとって面接対策は欠かせません。実際に企業の採用担当者と顔を合わせることになるからです。しかしその前に就活生の印象が伝わってしまうものがあります。それが採用担当者とのメールのやり取りです。こちらから直接質問などで送ることもあれば、採用担当者からのメールに返信することもあります。そのためメールに関するマナーを知らなければ、悪い印象を与えてしまうかもしれません。そこで今回は、“メールの返信”だけで差をつける、就活メールのマナーを解説していきます。

注意するべきメールマナー

就活メールの構成は、件名、宛名、挨拶・自己紹介、本文、署名の順番になっています。とは言っても、これは一般的なマナーであり、すでに知っている人も少なくないはず。それでは、返信メールのマナーに関してはどうでしょうか。意外と知られていないこともありますので、まずは基本的な返信メールのマナーを確認していきましょう。

以前のメールを消さない

就活生がやってしまいがちなミスとして多いのが、以前のメールを消してしまうことです。

いままでのメールを消してしまうと、これまでにどのようなやり取りをしていたのかが分からなくなってしまいます。就活生だけでなく、採用担当者も複数の相手とメールでやり取りしていることを忘れないでください。記録を消すことで、無駄な混乱を招いてしまうかもしれません。就活やビジネスシーンでメールを活用するメリットは、これまでの記録を残せることです。スムーズにメールのやり取りを進めるためにも、以前のメールは消さないようにしましょう。

メールの件名は変更しない

メールでの返信に、件名を変更する必要はありません。「Re:」が付いていると消したくなるかもしれませんが、相手は返信のメールであることが瞬時に判別することができます。基本的にビジネスシーンでのメールでは、メールの内容が件名で分かるようにするのがマナーです。例えば、件名なしのメールは非常識と受け取られることもあります。また、件名を変えない方が、分かりやすいというメリットもあります。件名の変更で失礼とみなされることはありませんが、やり取りをスムーズにするためにも件名はそのままにしておきましょう。

注意するべきメールマナー

ビジネスシーンにおけるメールマナーを身に付けられていない人も少なくありません。だからこそ、メールスキルが高い就活生は良い印象を与えることができます。また、他の就活生とさらに差をつけるために、知っておくと便利なメールマナーをご紹介します。

返信スピード

企業から送られてきたメールは、当日中もしくは24時間以内に返信してください。メールに気づけばすぐに返信しても構いませんし、返信は早ければ早いほど好印象になります。また、返信をする時間帯はいつでも問題ありません。特に重要度の高い内容は日程調整メール、キャンセルメール、辞退メール、お礼メールの4つが挙げられます。ただし、返信が早ければ良いというものではありません。就活メールマナーの基礎を忠実に守りながら、丁寧な文章を心掛けることを忘れないようにしましょう。

メールのやり取りは1往復半におさめる

友人や家族、親しい人とのLINEはダラダラと続くこともあるでしょう。しかし、就活メールにおいては、提案・質問などのメール、回答のメール、回答に対するメールのやり取りが理想とされています。
内容などは簡潔にまとめ、相手の業務に影響が出ないように配慮してください。

就活メールの返信が遅れた場合の対処法

メールの返信は早めにすることが基本ですが、忙しくてメールに気づかなかったり、返信を忘れてしまったりすることもあります。また素早く返信できない時もあります。この場合の対処法を正しく理解して、マイナスの印象を与えないようにしましょう。

お詫びする

メールの返信が遅れてしまったら、本文にお詫びの言葉を述べてください。感謝の気持ちを伝える時と同様に、謝罪の気持ちを伝える時も初めに行う必要があります。返信が遅れてしまう理由に関係なく、企業側からしたら常識がないと思われても仕方ありません。「返信が遅れてしまい、申し訳ございません」と、謝罪の気持ちをシンプルに伝えましょう。その場合、お詫びの言葉が回りくどくなったり、言い訳を述べたりしてしまうと、印象が悪くなります。

すぐに回答できない用件は保留を伝える

内定の連絡や次回選考の案内など、他企業との兼ね合いもあり、返信することに躊躇いを覚えていることもあるでしょう。もちろん、自分の気持ちが固まっていない段階では、結論をすぐに伝えるのは難しいと感じるかもしれません。その場合は「少し考える時間をいただいてもよろしいでしょうか」など、企業側に保留を伝えれば問題ありません。ただし、保留はいつまでもできるわけではありません。「○○日までに返信します」と、自分から期限を伝えることも忘れないようにしましょう。

就活メールの返信が遅れた場合の対処法
場面ごとにより変わる就活メール返信の文例

メールの文章だけでは伝えるのは難しいと感じるかもしれませんが、場面に応じた使い分けができると採用担当者にも良いイメージを与えることができます。社会人になっても役立つスキルですので、いまのうちに身に付けておくと良いでしょう。

会社説明会の連絡のお礼の文例

【件名】

会社説明会のご案内のお礼【○○大学・氏名】

【本文】

○○株式会社

人事部 採用ご担当者様

大変お世話になっております。

○○大学○○学部の○○○○と申します。

この度は、会社説明会の日程のご連絡をいただき、ありがとうございました。

○月○日○時までに○○会場へ必要書類を持参の上、お伺いいたします。

当日は、何卒よろしくお願いいたします。

―――――――――――――――

署名

―――――――――――――――

会社説明会の返信メールの目的は、参加する意思を伝えるだけです。そのため、あまり長々としたメール内容にならないよう注意してください。案内してくれたことに対してのお礼と、参加する旨を伝える文章を簡潔にまとめましょう。

選考通過の連絡のお礼の文例

【件名】

書類選考通知に関して【○○大学・氏名】

【本文】

○○株式会社

人事部 採用ご担当者様

大変お世話になっております。

○○大学○○学部の○○○○と申します。

この度は、書類選考合格のご連絡をいただき、ありがとうございました。

是非、次の一次面接に参加させていただければと思います。

取り急ぎ、御礼を申し上げます。

今後ともよろしくお願いいたします。

―――――――――――――――

署名

―――――――――――――――

企業への志望度が高いことを示すためにも、連絡を受けたらすぐに返信を心掛けてください。そのため、長い文章は必要ではありません。少しでも早く伝えるために書いたことがわかるよう、文末には「取り急ぎ」などを入れると印象も良くなります。

面接日程調整の返信の文例

【件名】

一次面接の日程に関して【○○大学・氏名】

【本文】

○○株式会社

人事部 採用ご担当者様

大変お世話になっております。

○○大学○○学部の○○○○と申します。

この度は、一次面接のご連絡をいただき、ありがとうございます。

是非、次回選考に参加させていただければと思います。

面接の日程についてですが、下記の日程でお伺いすることが可能です。

○月×日~○月×日 9:00~18:00

○月×日~○月×日 13:00~18:00

○月×日~○月×日 11:00~16:00

お手数ですが、上記の日程で調整していただければと思います。

お忙しいところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

―――――――――――――――

署名

―――――――――――――――

必要な単位をほとんど取得し終わっている就活生とは言っても、基本的には学業が優先されます。そのため、企業側も授業やテスト期間を考慮して、面接などの日程を調整してくれることもあります。この場合、選択肢を3つ用意しておくと良いでしょう。

面接の日程変更の依頼の文例

【件名】

○月○日面接日程変更のお願い【○○大学・氏名】

【本文】

○○株式会社

人事部 採用ご担当者様

大変お世話になっております。

○○大学○○学部の○○○○と申します。

本日は、面接の日程を変更させていただきたく、ご連絡いたしました。

○月○日○時より、貴社の面接にお伺いする予定でしたが、大学の試験日程が変わり、貴社の説明会の日程と重なってしまったため、約束のお時間にお伺いするのが困難となってしまいました。

誠人に勝手なお願いで恐縮ですが、以下の日程で再調整していただけないでしょうか。

○月×日~○月×日 9:00~18:00

○月×日~○月×日 13:00~18:00

○月×日~○月×日 11:00~16:00

お忙しいところ大変恐縮ですが、ご検討くださいますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。

―――――――――――――――

署名

―――――――――――――――

学業との両立が求められる就活生であれば、日程の変更をお願いすることもあるでしょう。この場合、変更の理由が学業であれば、そのまま伝えても問題ありません。ただし、アルバイトなどその他が理由になっているのなら、少しぼかした方が無難です。

内定のお礼の文例

【件名】

採用内定のお礼【○○大学・氏名】

【本文】

○○株式会社

人事部 採用ご担当者様

大変お世話になっております。

○○大学○○学部の○○○○と申します。

この度は、内定のお知らせをいただき、誠にありがとうございます。

光栄に存じますと同時に、身が引き締まる思いでいっぱいです。

一日でも早く、貴社の社員として貢献できるよう、一生懸命努力して参ります。

今後ともご指導のほど、宜しくお願いいたします

まずは書面にて、取り急ぎ御礼を申し上げます。

―――――――――――――――

署名

―――――――――――――――

内定の連絡を受けたら、当日または翌日までに返信してください。具体的な内容としては、お礼を伝えるのはもちろんのこと、入社後の意気込みなどを忘れずに記載しましょう。あまり長々と書くのではなく、メールでは簡潔に伝えるのがポイントです。

内定辞退のお詫びの文例

【件名】

面接辞退のご連絡【○○大学・氏名】

【本文】

○○株式会社

人事部 ○○ 様

大変お世話になっております。

○○大学○○学部の○○○○と申します。

先日は、一次面接のご連絡をいただき、ありがとうございました。

この度、○月○日に貴社の面接にお伺いするお約束をしておりましたが、一身上の都合により、今後の選考を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

お時間を割いていただいたにも関らず、このような形のお返事となってしまい、誠に申し訳ございません。

誠に身勝手なお願いとは存じますが、ご認識いただけますと幸いです。

本来、直接お詫びすべきところ、メールでのご連絡になりましたことを、重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。

―――――――――――――――

署名

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複数の企業から内定が出ていれば、どうしても他の企業の内定は辞退せざるを得なくなってしまいます。しかし、せっかくこれまで時間を割いていただいたのですから、辞退することへの謝罪は丁寧に述べましょう。この際に、内定辞退理由は詳しく記載する必要はありません。

まとめ

就活メールに共通して言えることは、簡潔にまとめることです。特に企業からの返信であれば、あまり長々とした内容になってしまうと、良い印象を持ってもらえない可能性が考えられます。またメールを読んだだけで返信しないのはNGです。就活の段階から高いメールスキルを身に付けて、卒業後の社会人生活に備えておきましょう。

まとめ

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