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【OB訪問のメール】押さえておきたいマナーと書き方

【OB訪問のメール】押さえておきたいマナーと書き方

OB訪問は、企業説明会等では把握しきれない会社の実態を知るための貴重な機会です。OB訪問を実現させるためには、いかにマナーを守ったメールが送れるかというのは大切なポイントです。

この記事ではOB訪問の依頼メール、日程調整メール、お礼メールの書き方に加え、基本的なメールの書き方についてもご紹介します。

OB訪問のメールで気を付けるポイント

新卒の就活時ほど、多くの企業で働く社会人から具体的でリアルな話を聞けるチャンスはありません。特にOB・OG訪問では、その業界や企業の実態がわかってくるものです。
そのため就活ではOB訪問を行う方が多いものですが、まずはその機会をもらうための依頼メールの書き方について、失礼のないようにポイントを押さえておくことが大切です。

誤字脱字や改行に注意

まずは基本的なことですが、メール内の誤字や脱字がないように注意しましょう。特に気を付けたいのは企業名、そしてOB・OGの氏名です。OBとは面識がない場合がほとんどですから、ファーストコンタクトで基本的なミスをしていると、ネガティブな第一印象を与えてしまう可能性があります。また、不適切な改行にも注意しましょう。1文ごとに改行して、さらに1行あける方もいれば、改行なしに何行も文章を続けて、段落も何もない方もいますが、これでは読み手の立場に立った文章が書けない人だと思われてしまいます。

日程、時間の変更はNG

OBやOGは、日々の業務で多忙な中、厚意であなたのOB訪問のために時間を作ってくれています。一度決定した日程や時間の変更は、基本的に何があっても変更してはいけません。まれに身内に不幸があったなど、やむを得ない事情がある場合も考えられますが、それ以外のプライベートなことで、せっかく決まった日程・時間を変更しないように心がけましょう。

メールの送信時間と返信の早さに注意

メールを送ると、受信したOB側にはメールの送信時間が通知されます。この時、深夜2時や3時など、あまりにも深い時間帯に送信していると、あなたの生活リズムや自己管理能力について疑問を持たれるかもしれません。
メール送信は日中から夕方にかけて行いましょう。また、返信はメールの場合24時間以内を目安に行い、早すぎず、遅すぎない返信を心掛けるとよいでしょう。

OB訪問のメールで気を付けるポイント

メールの書き方の基本

就活を始めようとしている世代の方は、プライベートメールには慣れているけれど、ビジネスメールには自信がないという方もいるでしょう。以下のメールの書き方の基本を参考に、今一度メールの正しい構成を復習することをおすすめします。

ポイント①宛先

メールを送る宛先が間違っていると、同じドメインを使用している他の社員に送信されてしまったり、送信ミスでメールが返ってきていて気が付かなかったりする事態もあり得ます。特にハイフン「-」とアンダーバー「_」を間違えていないか、あるいはドット「.」を忘れていないか、アドレスの綴りに間違いがないか、よく確認しましょう。

ポイント②件名

件名は、「○○について」といった簡素なものでは不適切です。送信先の相手が件名を見ただけで内容が分かるように、メールの内容を一言で表すようにしましょう。また、就活が本格的に始動するシーズンには、OBは他の学生からも同じようなメールを受け取っている可能性があります。送信先のOBにあなたが送っていることを知らせるために、【○○大学××××(氏名)】というように、大学名と氏名を件名内に入れるとよいでしょう。

ポイント③宛名

宛名には、①企業名、②所属部署、③送信相手の氏名を記載します。この時、送信相手が決まっておらず、所属部署だけがわかっている場合は、最後に「様」ではなく所属部署に「御中」をつけます。たとえば、「株式会社○○ 営業部御中」というように、宛先が個人ではない場合には「御中」をつけて書きましょう。

ポイント④挨拶と自己紹介

いよいよメールの本文に入ります。冒頭では、初めてメールを送る場合に必要な挨拶と、簡単な自己紹介を記載しましょう。また、改行して「私は○○大学○○学部3年の××××と申します」という程度の、ごく簡単な自己紹介を加えましょう。件名で名乗っていたとしても、メール本文内でも自己紹介は必要です。

ポイント⑤要点を簡潔に

ビジネスメールの常識として、最低限の挨拶を済ませたら、すぐに用件を切り出すようにしましょう。手紙ではマナーとなっている「拝啓~敬具」や、「寒冷の候、貴社ますますご清祥のことと……」といった時候の挨拶は必要ありません。
言葉遣いに気をつけるのはもちろんですが、回りくどい言い回しは避けて、要点を簡潔にまとめた文章を書くように心がけましょう。

ポイント⑦署名

ビジネスメールを何度もやりとりする場合、署名の機能を使いこなせると便利です。署名は点線やアスタリスク「*」などで罫線を作成し、その下に必要事項を記載します。
フルネーム(必要があればふりがなも)、住所、電話番号、携帯電話番号、Eメールアドレス、所属大学・学部・学科などの情報を記載するのが一般的です。

ポイント⑧自分のメールアドレスのアカウントに注意

ポイント⑦の署名にも関わることですが、ビジネスメールを送る場合は、自分のメールアドレスのアカウントに注意しましょう。
「○○(恋人の氏名)love」や、キャラクター名、アイドル名、非社会的な言葉をアカウントにしている場合、ビジネスメール用として別にアカウントを作成することをおすすめします。その際は、自分の氏名をアレンジしたものにするのが適切でしょう。

メールの書き方の基本

依頼メールの書き方

株式会社○○○○
営業部 ××××様

突然のメールで失礼致します。
私は○○大学○○学部3年の●●●●と申します。

私は現在、商社に的を絞って就職活動の準備を進めております。
まだ情報収集の段階ですが、グローバルに幅広く事業を展開し、
エネルギー部門のリーディングカンパニーである御社には大きな魅力を感じております。

そこで大学のキャリアセンターのOB名簿を閲覧したところ、
御社に入社された××様(OB)の存在を知り、ぜひ詳しいお話しをお聞きしたいと思い、
こうしてご連絡をとらせていただきました。

ご多忙の中恐れ入りますが、もしお時間を頂けるようでしたら、
今月の第2週~第4週までの月曜日から木曜日の中で××様のご都合のよい日時を教えていただきたいと存じます。
上記日程で、××様のご都合が悪い場合、××様のご都合のよい日程を候補日として3つほどご提示いただけますと幸いです。

メールでのご連絡の上、突然のお願いとなってしまい、誠に恐縮ですが、
何卒よろしくお願い致します。

——————————————————
●●●●(ふりがな)
住所:東京都足立区梅田○-○-○
電話番号:03-○○○○-△△△△
携帯電話:090-○○○○-△△△△
Eメール:●●●●1234@△△.co.jp
○○大学○○学部○○学科
(ゼミ:×○教授・国際経営論)
——————————————————

返信メールの書き方

OB訪問の依頼をしたとしても、実現するかどうかはOB次第です。ここではOB訪問のお願いメールにOBから返信があった場合のメールの書き方についてご紹介します。

OKがもらえた場合

【例文】

株式会社○○○○
営業部 ××××様

お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科の●●●●と申します。

このたびは、ご多忙にも関わらずOB訪問をご承諾いただき、誠にありがとうございます。

ご指定通り、10月10日(水)14時に、御社総合受付カウンター前にお伺い致します。
当日は御社の社風や××様が現在ご担当されているお仕事について、
やりがいや、出社してからの1日の仕事の流れ等についてお聞きしたいと考えております。

もしも何か急な業務等が発生し、日程変更の必要がある場合は、
下記の携帯電話にご連絡いただければと存じます。

この度は貴重なお時間を頂戴し、誠にありがとうございます。
当日を楽しみにしております。

断られた場合

【例文】

この度はOB訪問に関するご返信をいただき、ありがとうございます。

繁忙期によりご対応が難しいとのご連絡、確かに拝受いたしました。
残念ではございますが、こちらからの突然のお願いにも関わらずご検討いただき、
誠にありがとうございました。

また機会がございましたら、お話しを伺えると幸甚に思います。
今度とも、どうぞよろしくお願い致します。

返信メールの書き方
日程調整メールの書き方

日程調整は、お互いの調整がうまくいかない場合、何ターンもメールのやり取りをすることになってしまいます。できるだけOBの手を煩わせることがないよう、自分の希望の日程がある場合は、ストレートに申し出るようにしましょう。

【例文】
この度はOB訪問に関しまして、××様のご都合のよい日をご提示いただき、ありがとうございます。

ご提示いただいた3候補日の中で、“10月10日(水)14時~“を希望致します。
××様のご都合にお変わりがなければ、上記日程にお伺いしてもよろしいでしょうか。

また、当日は御社に伺った際、どちらのフロアをお尋ねすればよろしいでしょうか。

ご多忙の中、恐れ入りますが、ご回答いただけますと幸いです。
何卒、よろしくお願い致します。

日程調整メールの書き方
お礼メールの書き方

OB訪問に対するお礼メールは、できるだけ当日か、遅くとも3日以内には送信するようにしましょう。また、OB訪問のお礼メールでは、OB訪問で何を学べたのかについて、できるだけ具体的に記載することが大切です。

OB訪問時のお礼

【例文】
本日は、お忙しい中、私のためにお時間を割いていただき、貴重なお話をありがとうございました。

××様のお話しは、ホームページやパンフレット資料からは知ることのできない情報ばかりで、大変勉強になりました。

特に、「マネジメントを任されて初めて自分の資質が分かった」という体験は、××様の隠されたリーダーシップを御社のシステムが引きだしたことが分かり、御社の教育制度の素晴らしさを実感することができたと感じております。

今後、またご相談させていただくこともあるかと思いますが、その折はご指導いただけますよう、よろしくお願い致します。

就活終了時のお礼

【例文】
お世話になっております。
今年10月10日(水)にOB訪問に伺った●●●●と申します。

××様に御社の詳細を伺い、企業研究をより深めることができた結果、今月無事に御社より内定を頂くことができました。
これもひとえに××様によるアドバイスの賜物と、衷心より感謝申し上げます。

4月から始まる社会人生活まではまだ半年もあり、期待だけでなく不安もありますが、私なりに精一杯精進して参りたいと思います。
至らぬ点が多々ございますが、今後ともご指導のほど、よろしくお願いいたします。

まとめ

OB訪問は就活の中で受験先を決めるためだけではなく、深く行われた企業研究が活かされた結果は、選考過程で行われる面接試験にも役立つものです。
会社説明会などでは把握しきれない企業の実態、そこで働くOBの本音を聞き出すためにも、まずはOB訪問の機会を得られるよう、最初に送るメールから、マナーや文章内容に注意して作成することをおすすめします。
返信、お礼メールなど、最後まで一貫してOBへの敬意と感謝を忘れずに作成すれば、あなたの誠意は伝わるでしょう。

まとめ

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