エントリーシートを出すときの封筒は注意が必要？注意すべきポイントをご紹介

エントリーシートを出すときの封筒のマナー、注意点

エントリーシートを書類で出す時のマナーですが、もちろん就職後のビジネスシーンでも書類のやり取りは多々あります。
ここでは、正式な書類をエントリーシートで初めて出すという人にも分かるように、提出に際しての封筒のマナーや注意点について紹介します。

封筒の大きさ

まずは封筒選びから見ていきましょう。
ビジネスでやり取りを行う書類は、基本的にはA4サイズが主流です。そのため、A4サイズの書類を折らずに入れる事ができる、「角二号」の封筒を選ぶようにしてください。

この時、可能な限り透過防止加工済み・不透過度99%・二重封筒など、中身の見えないものを選ぶ必要があります。エントリーシートや履歴書には個人情報が記載してあるため、中身が見えないように、という配慮からです。

封筒の色

次に、封筒の色についてですが、基本的には白を選べば問題ありません。
これは、ビジネスマナーとしては社内の事務関連の書類が茶封筒、社外とのやり取りは白封筒というマナーがあるためです。

茶封筒だからマナーが悪いと判断され、悪印象に……というほど深刻なものではありませんが、受け取った企業の担当者にも見分けが付きやすいので、相手の手間を省く意味でも白を選んでおきたいですね。

クリアファイルにいれる

作成した書類は直接封筒に入れてしまうのではなく、A4サイズのクリアファイルに入れた状態で、そのクリアファイルを封筒に入れましょう。

そうすることで、郵送中に多少封筒にダメージを受けることがあっても中の書類が折れ曲がりにくくなります。
クリアファイルは、色柄の入っていない無色透明のものを選ぶようにするといいですね。

送付状を必ず入れる

送付状とは、内容物について一覧にまとめた用紙のことです。
月日や宛名、自分の住所や連絡先、名前を記載して挨拶文を添えた上で、添付書類の一覧を記入します。

【添付書類】

1.エントリーシート　　　　　　　　　　　　1枚

2.職務経歴書　　　　　　　　　　　　　　　1枚

3.履歴書　　　　　　　　　　　　　　　　　1枚

                                                                 計3点

上記のように、どの書類が何枚同封されているのかと、合計枚数を記載しておきましょう。

御中や様を必ず記載する

書面に記載する宛名には必ず「御中」もしくは「様」を記載します。社名や部署名は御中、人名には様、という形です。例え、インターンシップなどを経て面識が有り、複数回顔を合わせている間柄であっても、マナーとして添えるようにしてください。

切手は120円以上になるので注意

角二号の封筒は、定形外郵便物に分類されます。そのため、切手の料金は120円以上になり、書類が増えて重くなるとその分加算されていきます。

定形外郵便物の料金一覧（2018年12月現在）

・50g以内　　→　　　120円
・100g以内　　→　　 140円
・150g以内　　→　　 205円
・250g以内　　→　　 250円
・500g以内　　→　　 380円
・1kg以内　　→　　　570円

また、急いでいて速達で郵送する場合も追加で料金がかかってくるので注意しましょう。この場合、できれば直接郵便局に持ち込んで計測・計量を受けて料金をその場で算出してもらったほうが安心です。

料金不足で返送され、期日に間に合わなくなってしまう、という事態だけは避けるようにしたいですね。

【表面】エントリーシートの封筒の書き方

エントリーシートを封筒に入れて送付するとき、封筒にも必要事項を記載するようにしましょう。ここでは、まず封筒の表面に書く必要事項にはどのようなものがあるのか、どのように記載すれば良いのかについて紹介します。

送付先住所

表面にまず住所を記載しますが、必ず郵便番号も添えておきましょう。
また、住所を記載する時に「1-2-3」などハイフンで区切るのではなく、「1丁目2番地3号」のように漢字表記しましょう。
数字に関しては必ずしも漢数字である必要はありませんが、合同説明会などで名刺を受け取っていれば、そこに記載されている書き方に準拠していれば問題ありません。

部署名・宛名

住所と名前だけを記載して郵送すると、特に規模の大きい企業の場合、部署が分からず担当者の手元に届くまでにタイムラグが発生してしまう可能性があります。

「〇〇株式会社人事部△△課　　就活　太郎様」など必ず企業名と部署名、名前を全て記載しておきましょう。

内容物を記載

同封されている内容物についても、封筒の表面に記載しておきましょう。特に分かりやすいように赤色で書いておくとひと目でエントリーシートだと分かるので、安心です。

「エントリーシート在中」
「応募書類在中」
「履歴書在中」

などの文言で記載しておけば問題ありません。また、四角で囲う必要は必ずしもありませんが、文字はあまり小さくなりすぎないようにして下さい。

エントリーシートを数十社単位で送付する場合は、上記の様な文字が印字されている印鑑もありますので、準備しておくとスムーズに書類作成ができます。

すでに記入されているものは？

宛名や企業名が既に印字されているものを配布され、その封筒を使用して送付する場合は内容にチェックが必要です。
「行」「宛」などと書かれていたら、二重線で訂正しその横、もしくは下に「御中」「様」と書き換えておきましょう。

【裏面】エントリーシートの封筒の書き方

エントリーシートの表面の書き方が分かったところで、次に裏面の書き方について見てみましょう。マナーの基本ではありますが就職後の書類のやりとりでも役立つので、是非身に付けておきたいですね。

差出人の住所

まず縦入れの封筒であれば左下付近に、差出人の住所を記入します。宛先と同様に郵便番号の記入を忘れずに行いましょう。
宛先と違い、大きく目立つ位置に書くのではなく左下1/4程度に、収まるよう意識すれば問題ありません。

差出人の所属・名前

次に差出人名ですが、大学名や学部名も添えておけば、就活中の学生からの書類であることが分かりやすくなります。
また、名前は楷書ではっきりと記入するようにしましょう。
これは登録作業を行う時に読み取りにくい文字だと、数百人単位で情報をまとめている採用担当者の負担になるからです。
こういった負担が少しでも減るように、意識できるといいですね。

郵送に出した日付を記載

郵送に出した日付も記載しておきましょう。
消印と照合したときにあまりに日付がずれていると、作成してから時間が経っていると認識できます。
逆に消印と記入した日付が近いことで、最新のものであるという証にもなるからです。

封をしたら〆を記入 

封をしたら、封をしてから誰にも開封されていない状態のものである証として、〆の文字を入れます。
下図を参照にして封筒のフタ部分と本体部分にかけて文字が入るようにしてください。このとき×に見えないように注意しましょう。

エントリーシートの封筒の入れ方にもマナーが……

封筒をポスト投函する場合、定形外郵便は日曜・祝日には配達を行っていないという点に注意が必要です。
つまり、マナーとして到着までの日数に日曜祝日が入っているときは、2、3日早めに投函しておく必要があります。

もし期日までに時間が少ない場合は速達を利用し、きちんと届いたことを確認したい場合は、追跡サービスのある簡易書留を利用すると安心です。

エントリーシートの封筒にはどんなペンを使用すればいいの？

基本的には黒の油性サインペンで記入するようにしてください。
水性の場合、配達途中の水没（雨に濡れるなど）トラブルで、記載した内容が滲んだり消えてしまったりする可能性があります。

また、後から消して書き直せるシャープペンシルやフリクションペンも避けたほうが無難です。
他人に修正された情報ではない、という証明のためにも油性のサインペンを使用したいですね。

エントリーシートの封筒はしっかりとのり付けしよう

エントリーシートを送付する時の封筒に封をするときは、セロハンテープで上から貼るのではなく、のり付けもしくは両面テープを使いましょう。
セロハンテープだと輸送中に剥がれてしまう可能性があるからです。

また、のりや両面テープで封をするときは、表面に接着剤が出ないように注意してください。ベタついて他の郵便物が付着してしまったりするトラブルの原因になりかねないからです。

エントリーシートを手渡す時は必ず封筒にいれて渡す！

エントリーシートを企業説明会などで、直接提出を求められることもあります。
このときエントリーシートのみを持参するのではなく、クリアファイルに入れたものをさらに封筒に入れて持参するようにしてください。

途中の汚損や折れ・シワがつくのを防げるだけでなく、個人情報をきちんと扱っているというマナーの1つとして必要です。
ただし、提出時に必要がなければその場で取り出すなど、状況を見て封筒ごと提出すべきか判断してください。

まとめ

就職後も契約書類など、重要な場面で度々必要になるのが書面でのやりとりです。
直接合否に関わる部分ではありませんが、エントリーシートの提出だけだから、と適当に済ませてしまうのではなく、いずれ必要になるビジネスマナーの1つとして身に付けておきたいですね。