OB・OG訪問はメールで依頼しよう

OB・OG訪問は、仕事のやりがいや選考のアドバイスが聞けるなど、就活において大きなプラスになるため積極的に行いましょう。とはいえ、社会人として働いているOB・OGにアポを取る場合は、相手の負担にならないように注意が必要です。

OB・OGに連絡を取る際は、メールを使うことをおすすめします。

【電話よりもメールがおすすめな理由】

OB・OG訪問の申し込みにメールが適している理由は、受け取った相手が自由なタイミングでチェックできることです。相手が仕事で忙しくしていたり、たまたま席を外していたりしても、メールならひとまず受け取ってもらえるでしょう。

ただし、OB・OGによってはメールのタイミングを気にする人がいるので注意が必要です。深夜・早朝の送信や、会社が休みの日に連絡をすることはマナー違反だと考える人もいるため、なるべく避けることをおすすめします。

【電話はあくまで最終手段に】

一見メールより電話の方が熱意が伝わりそうに思えますが、OB・OG訪問の申し込みにおいて電話は最終手段だと考えましょう。電話は、メールよりも仕事の邪魔になる可能性が高いのです。

電話をする際、まず会社の就業時間内の連絡は避けましょう。特に朝の8~10時や夕方16時頃は、始業・就業時間となっている会社が多く、社員は忙しい可能性が高いのです。加えて、深夜・早朝・昼休みは、OB・OGも休んでいるため避けましょう。

おすすめの時間帯は、1日の業務が落ち着いてくる18~21時です。しかし、人によっては忙しかったり、まだ席に戻っていなかったりするケースもあります。電話での連絡はメールよりも難易度が高いのです。

OB・OG訪問はメールで依頼しよう

メールの基本マナー

OB・OG訪問を申し込むことを決めたなら、早速メールを送る準備をしましょう。たとえ同じ大学の出身者や仲が良い先輩であっても、相手は社会人であることを忘れてはいけません。

基本的なビジネスマナーをきちんと守ってメールを送りましょう。

【宛名と件名の書き方】

メールを作成する際、まずは宛名と件名が大切です。社会人は毎日仕事関係のメールをたくさん受け取っているため、分かりやすさを心掛けましょう。

宛名は、社内の誰に対して送られたメールか分かるように、相手の会社名と部署名、名前を入力します。特に株式会社の場合は、前株か後株かを確認しておきましょう。(株)と略すことは丁寧さに欠けるためおすすめしません。

件名は、余分なことを書かずに「OB・OG訪問のお願い」とし、後には自分の大学名と名前を入れておきます。これならメールを開封しなくても、どこの誰から送られた、どんな要件のメールか分かります。

【本文は挨拶と名乗りを入れる】

本文には、最初に挨拶文を入れておきます。面識のない相手であれば「初めてメールをお送りいたします」「突然のご連絡で失礼いたします」が良いでしょう。ある程度見知った相手であれば「いつもお世話になっております」が適切です。

名乗りは、学校名・学部学科名・フルネームを入れておき、どこの誰かが詳しく分かるようにしておきましょう。

内容は、OB・OG訪問の申し込みであることと、相手の都合の良い日時を相談したい旨を簡潔に記載します。

加えて、誰かに仲介を受けている場合は「○○様からご紹介いただきました」「大学のキャリアセンターから紹介していただきました」と記載しておくと、急に連絡を受けたOB・OGにとっても安心感があるためおすすめです。

【最後に署名も忘れずに】

メールの最後には、署名を入れておくことも忘れないようにしましょう。件名や本文に記載していても、署名をきちんと入れておくことがビジネスマナーです。

署名には名前・学校名・学部学科に加えて、電話番号とメールアドレスも入れておきましょう。特に電話番号は、メール返信にトラブルがあった場合や、急な日程変更などで電話連絡が必要となった場合に役立ちます。

署名は記号で装飾する必要はありません。また、就活中に何度も使う可能性が高いため、署名はテンプレートとして登録しておくと良いでしょう。

メールの基本マナー

メールを送るときの例文

OB・OGにメールを送る際の基本が分かっても、いざ文章を作ろうとすると緊張するものです。何を書けばいいか分からないという人のために、メールを送るときの例文を紹介します。

初めて連絡してアポイントメントを取る場合、返信を送る場合、訪問終了後のお礼を送る場合の3パターンを見ておきましょう。

【アポイントメントの例文】

まずは、初対面のOB・OGに対してアポイントメントを申し込むメールです。

***
 突然のご連絡で失礼いたします。○○大学○○学部○○学科の(名前)と申します。

 大学のキャリアセンターで○○様(OB・OG)のことを知り、OB・OG訪問のお願いをしたくご連絡を差し上げました。

 現在就職活動中で、○○様が働いていらっしゃる○○社を志望しております。

 仕事内容についてぜひ○○様にお話をうかがいたく、メールをお送りした次第です。

 ご多用中と存じますが、お受けいただけるようでしたら、○○様のご都合のよろしいときにお目にかかりたく存じます。
 お手数ですが、○○様のご希望の日程を2~3候補お知らせいただけますでしょうか。

 メールでのお願いで大変恐縮ではございますが、何卒ご検討いただけますと幸いです。よろしくお願いいたします。
***

【返信メールの例文】

次は、初回の連絡に対する返信メールの例文を見ておきましょう。OB・OG訪問の依頼がOKだったか、NGだったかに関係なく返信は必要です。

返信メールには、当日ヒアリングしたい内容を盛り込んでおくと、OB・OGが質問に対する回答を準備できるためスムーズでしょう。

【OKの場合】
***
 お世話になっております。○○大学○○学部○○学科の(名前)でございます。このたびは、OB・OG訪問をご承諾いただきまして、
 誠にありがとうございます。
 
 〇月○日の○時に貴社1階受付におうかがいいたします。当日は、○○様が現在携わっていらっしゃるお仕事とやりがい、
 1日のスケジュールなどをお聞きしたいと思っております。どうぞよろしくお願いいたします。

 急なご予定で日時変更が生じた場合は、署名欄にあります私の電話番号までご連絡いただければと存じます。
 それでは、当日お目にかかることを楽しみにしております。
***
【NGの場合】
***
 お世話になっております。○○大学○○学部○○学科の(名前)でございます。
 このたびは、OB・OG訪問についてご返信を頂きまして、ありがとうございました。

 ご都合が合わないとのご連絡、確かに拝受いたしました。突然のお願いにも関わらず、ご検討いただきまして誠にありがとうございました。

 また別の機会にお話をお聞かせいただけますと幸いです。

 今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
***

【お礼の例文】

OB・OG訪問を終えたら、お礼のメールを送りましょう。
***
 お世話になっております。本日OB・OG訪問でおうかがいしました、○○大学○○学部○○学科の(名前)でございます。
 このたびは、お忙しい中貴重なお時間を頂きまして、誠にありがとうございました。

 ○○様からお聞きした仕事のやりがいや難しさ、学生時代の志望動機など、どれも私にとって大変貴重なお話でした。
 より一層○○社に入社したいという熱意が高まりました。

 今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
***

メールを送るときの例文

メールを送るときの注意点

OB・OG訪問のメールを送る際には、いくつかの注意点があるためご紹介します。社会人にメールを送る際の基本的なビジネスマナーばかりなので、きちんと押さえておきましょう。

【誤字脱字に気を付けよう】

メールを送る際には、誤字脱字をしないように注意が必要です。OB・OG訪問をする前に、注意散漫で雑なイメージを持たれてしまいます。

さらには、送信前にメールをきちんとチェックしていないということから、熱意を疑われたり、アポを設定することに不安を覚えられたりすることもあるのです。

メールを送信する前には、読み直して誤字脱字をしていないか確認するように心掛けましょう。メール本文には適度に改行を入れることですっきりした印象になり、誤字脱字しにくくなるのでおすすめです。メールを受け取る人も読みやすくなるでしょう。

【返信は早めに】

OB・OG訪問のメールはなるべく早めに返信することが大切です。社会人は基本的に忙しいため、日時調整はスピーディーかつスムーズに行う必要があります。

とはいえ、返信が深夜になる場合はマナー違反となるため、翌日の午前中に送信するようにしましょう。朝の時間帯はビジネスマンならメールチェックをしている可能性が高く、返信に気付いてもらいやすくなります。

休日は、会社に届くメールをチェックしない人が多いため避けた方が無難です。

【日程の変更はメールではなく電話で】

OB・OG訪問が決まった後、万が一、日時変更する場合はメールではなく、電話をするようにしましょう。

メールだと気付くのに時間が掛かることもあり、日時変更の情報がうまく伝わらない可能性があるのです。また、直前になるほど再調整に手間取るため、電話でできるだけ早く、確実に伝える必要があります。

自分の都合で日時変更を願い出ることは基本的にマナー違反であるため、誠意を示すためにも電話で連絡しましょう。

メールを送るときの注意点

相手に失礼のないメールを

OB・OG訪問は、善意で協力してもらうものです。相手の仕事の邪魔にならないように、メールで丁寧に依頼しましょう。

OB・OGに連絡する際は、基本的なビジネスマナーをきちんと守ることが大切です。例文を参考にしながら、ふさわしい文章を作成したら、誤字脱字と返信タイミングにも気を付けます。

OB・OG訪問を快く受け入れてもらうためにも、相手に失礼のないメールを送るように心掛けましょう。

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