内定辞退の連絡はメールのみで大丈夫？

内定辞退のマナー

電話であれ、メールであれ、内定辞退の連絡をするのに最低限のマナーがあります。3点ご説明したいと思います。

①内定辞退の連絡なしは絶対NG！

内定辞退の連絡は気が引けるものですが、連絡をしないというのは絶対にNGです。必ず内定辞退の連絡は行ってください。企業はあなたの入社に向けて採用活動を終了している場合が多いです。あなたが辞退することによって、企業は代わりの人材を確保するために採用活動を再開する必要があります。なので、内定辞退をする場合は必ず企業の採用担当に練習を入れましょう。
また、就活エージェントサービスを利用した学生は、内定辞退もエージェント経由で行うのが一般的です。

②なるべく早く連絡する

内定辞退を決意したら覚悟を決め、速やか内定先企業の担当者へ連絡を入れましょう。遅くとも内定通知を頂いてから1週間以内には連絡をしましょう。

③時間に気を付けよう

内定辞退の連絡は、企業の営業時間内に行いましょう。

電話の場合は、始業後30分・昼の休憩時間・終業前30分などはなるべく避け、相手に配慮した時間帯にかけましょう。

メールだと何時でもいいというわけではありません。メールでもなるべく営業時間内に連絡をしましょう。やむを得ず、授業やアルバイトなどで遅い時間にしか送れない場合は、「夜分遅くに失礼します」と一言添えましょう。

悪い印象にならないようにする

内定辞退をして企業の方々ともう関係の無くなるからって適当にしてはいけません。電話で連絡するにしろ、メールで連絡するにしろ、企業担当者に悪印象を残さないようにしましょう。丁寧に誠意を込めて、連絡をしましょう。そうすると採用担当も担当者も理解してくれます。

内定辞退はメールより電話！

内定辞退の連絡は基本的に電話で行いましょう。メールのみだと「失礼だ。」と感じる企業もあります。電話はメールよりも早く、かつ確実に担当者に内容を伝えられます。また文字よりも直接会話をした方が、企業が時間と労力をかけて自分を採用してくれたことへの感謝と、内定を辞退することへのお詫びの気持ちがより伝わります。
しかし、電話をした際に担当者が不在の場合はメールでも問題ありませんが、メールの文面に「〇時ごろお電話いたしましたがご不在のようでしたので、メールでのご連絡となりますことをご了承いただきたくお願い申し上げます。」など一文を添えましょう。
また、より丁寧な対応としましては、一度電話で内定辞退を伝えた上で、改めてお詫びの気持ちをメールで伝えることです。

内定辞退をメールのみで連絡することのデメリット

内定辞退の連絡をメールのみだとデメリットがあります。3点ございますので、ご説明したいと思います。

①企業に伝わっているか分からない

採用担当者に内定辞退の連絡が伝わっているのか分からず、不安になりますよね。メールが何らかの原因で送信されていなかったり、メールに気づかず見逃してしまっている可能性もあります。そのまま入社日を迎えてしまうとトラブルの原因になるかも知れません。

内定辞退の連絡をメールで送ったのに、数日経っても返信がない場合は、再度メールを送ったり、電話で連絡するなどして、内定辞退の意向が採用担当者に伝わっているかを必ず確認するようにしましょう。

②企業が確認するまで時間がかかる

日頃の業務が忙しく、受信ボックスにたくさんのメールが溜まっている可能性があります。1件1件メールを対応していったり、場合によっては後回しに飛ばすこともできます。そのため、採用担当者が確認するまでに時間がかかることがあります。

③誠意が伝わりにくい

メールだと相手の感情が読み取りにくいですよね。同じ文章でも声のトーンで気持ちが伝わります。メールだと誠意が伝わりにくいので、電話できちんと伝えましょう。

内定辞退をメールのみで連絡することのメリット

デメリットがあればメリットもあります。3点ございますので、ご説明したいと思います。

①緊張しなくて済む

電話だと「緊張して上手く話せず、本来伝えなくてはいけないことが全部話せなかった」という場合があります。
一方、メールだと緊張せず、伝えたい用件を整理して送ることができます。送信する前に言葉遣いや誤字脱字について何度も確認し、編集できる点がメールの大きなメリットであると言えます。

②確実な証拠が残る

メールは受信履歴や送信履歴が記録として残ります。なので、後日どの企業に内定辞退を報告したのかの確認もできますし、企業側も名前間違いなどの報告漏れを防ぐことができます。

③企業側に時間を取らせない

電話の場合、採用担当者の時間を拘束してしまいます。忙しいビジネス社会において、企業に時間を取ってしまい、失礼にあたるとと考えられる可能性は高いです。ましてや、内定辞退というマイナスな内容なので、わざわざ電話をかけると迷惑をかけてしまうと思う学生もいます。その分、メールは相手に無駄な時間をかけないのでメリットだと考えます。

メールで内定辞退をする際のポイント

4点ございますので、順番に説明していきたいと思います。

①件名は簡単に

たくさんのメールに埋もれないように一目で用件が分かる簡単な件名にしましょう。例えば【内定辞退のご連絡】とか【内定辞退のご報告】など隅付き括弧でくくると目立ちやすく、見落としにくくなります。

②内定を頂いたお礼

最初に内定を頂いたことに感謝の意を伝えましょう。企業の採用活動では、採用担当以外にも多くの人が関わり、時間と労力をかけています。多くの志望者からあなたを選んで、内定を出してくださったことへのお礼をしましょう。

③内定辞退の意思・理由とお詫び

「検討の結果、辞退させていただきます」とはっきり伝えましょう。内定辞退の理由は具体的に述べる必要はありません。しかし、相手を不快にさせる言葉や変に嘘をついたりするのはやめましょう。

④メールで連絡することに対するお詫び

本来であれば対面や電話で伝えるべきところをメールの連絡となってしまったことについても、併せて一言お詫びの気持ちを伝えましょう。

まとめ

今回は社会人になる上で押さえておきたいマナーやメール連絡のメリット・デメリット、メール連絡の際のポイントをお伝えしましたが、いかがでしたでしょうか。内定辞退の連絡を電話かメールか、どちらかと言えば、電話がいいです。しかし、メリット・デメリットがあり、はっきりとどちらがいいか断言できないのが事実です。電話かメールか迷っている学生は電話の方がいいと私は考えます。