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就活中のメールで質問をする時の注意ポイントを紹介!【例文あり】

就活中のメールで質問をする時の注意ポイントを紹介!【例文あり】

就活中にメールでやり取りをするとき、件名の付け方や文面のマナーについて、失礼がないか悩むこともありますよね。質問を電話で問い合わせる方法もありますが、相手の都合の良いタイミングで回答ができるメールは、企業の採用担当者にとっても便利な方法なので活用したいツールです。

この記事では、そんな就活中のメールマナーを例文も加えて紹介しています。例文から要点をしっかり活用し、スムーズな就活に役立ててみてください。

就活中にメールで質問するときに気をつけたい4つのポイント

就活中に企業に対して質問をしたいが、どんな文面でメールを送ればいいでしょうか。もちろん質問することは悪いことではありませんが、ビジネスマナーを弁えたメールを送る必要があります。ここでは、質問する場面のみならず、就活や就職後の仕事のやり取りでも気をつけたい4つの基本について紹介します。

内容を要約した件名をつける

最初に、メールを受信した相手が目にするのは件名です。
件名は、メールの内容を要約したもので、ひと目で相手にメールの意図が伝わるものにする必要があります。

~質問するときのメールの件名例~

・<◯◯大学 就活 花子>面接日程についてのお伺い
・説明会の持参物について<△△大学 就活 太郎>

署名をつけるので件名に所属や氏名を必ずしもつける必要はありませんが、初めてメールを送る時には添えるようにしてください。就活中の学生からのメールであることが企業の採用担当者にも伝わりやすくなるからです。

要件をシンプルに

要件は、必ずシンプルにまとめて問い合わせをしましょう。企業の採用担当者は、数十人~数百人単位で就活中の学生とやり取りをしていることもあります。余計な手間をできるだけ省略する配慮も必要なマナーです。要件を簡潔に述べ、続いて質問の経緯(資料に記載されていなかったため、など)を添える形式がベターです。

本文の最初に宛名、最後に署名を添える

就活中の質問メールだけでなく、ビジネスシーンでも「宛名」と「署名」は必要な項目です。宛名は誰に宛てたものなのか、企業名・部署名・担当者氏名を添えましょう。署名は本文の後に続く形で、自分の所属大学・氏名・住所・電話番号を記載します。就活用のメールアドレスに、Gmailを活用している人は事前に署名のテンプレートを作成することができるので、記入漏れを防ぐためにも是非用意しておいてください。

返信は当日中が望ましい

メールで質問を送った後に、担当者から返信で回答を受け取ったら、必ずお礼のメールを送りましょう。お礼のメールは、なるべく返信を貰った当日中が望ましいですが、深夜などになってしまうのであれば翌日でも問題ありません。最低限24時間以内にはお礼メールを送るようにしてください。この時、メールの件名は触る必要はなく、「Re:〇〇」の形のままで送ることで相手にどんなやり取りをしていたか伝わりやすくなります。

就活中にメールで質問するときに気をつけたい4つのポイント

就活メールで質問をする時のNGポイント

就活メールで質問を担当者に問い合わせる時、注意しておきたいNGポイントは次の3つです。質問だけでなく、就活中のメール全般にも通じるものなので気をつけるようにしたいですね。

ダラダラした文章

要点のまとまっていないダラダラしたメール文を送るのは控えましょう。忙しい合間に回答をお願いしている立場なので、相手に気遣いができていない・言いたいことをまとめる能力がないという印象を与えてしまう可能性があります。メール文面の最初に何についての問い合わせなのかを、シンプルに伝えるようなメールを心がけましょう。

改行がない

就活中のみならず、ビジネスメールでも改行がない文面は相手にとって読みにくいものになってしまいます。逆に、改行や句読点が異常に多い文面も読み辛いので、「適度」を意識する必要があります。適度の判断が難しいのであれば、作成後に一度通しで読み直してみると、読みやすい文面になっているかどうか確認することができます。

企業や担当者の名前を間違う

企業名・担当者名を間違えることはNGです。これは就職後に仕事中のメールで、取引先の名前を間違えたことから発生するトラブルを回避するための意味も持ちます。
また、ミスのチェックをできていない点は、企業の採用担当者の心象を悪くしてしまう懸念もあるので、必ずメールを作成したあともう1度チェックする習慣をつけましょう。特に特徴的な漢字(斉・斎など)は、間違えやすいので注意してください。

就活メールで質問をする時のNGポイント

就活メールで問い合わせをする時の文面順序

就活中にメールで質問をするのであれば、メールの基本マナーも押さえておきましょう。この基本マナーは就職後のビジネスメールでも活用できるので、しっかりと覚えておきたいですね。

①件名

件名は、メールの内容をシンプルにまとめた物をつけましょう。上記で紹介したような例を活用すれば問題ありません。ただし、件名をつけずに無題で送ってしまうと、迷惑メールと間違われてしまうこともあるので、必ず付けるようにしてください。

②宛名・挨拶

文面の最初に誰に宛てたものなのかをきちんと記載しましょう。次に、宛名から1行あけて本文に入ります。初めてのメールであれば「はじめまして」の挨拶をしましょう。
また、複数回やり取りをしているのであれば、「お世話になっております」などの挨拶で構いません。

③誰が送ったものなのかを記載

挨拶に続けて、「◯◯大学の△△と申します」と誰が送ったものなのかを記載しておくと相手に伝わりやすくなります。こちらから投げかける時のみで構いません。
返信を続けていく中で、毎回この文面を続けるとしつこい印象になることもあるので注意しましょう。

④質問内容を簡潔にする

質問するに至った経緯はひとまず置いておき、まず質問内容を簡潔に伝えます。それに続いて、「説明会で特に指定がありませんでしたので」などの理由を続ける形にするといいでしょう。
このとき、自力で調べることができるような情報(ホームページに説明会日程が載っているのに、日程の質問をするなど)は、相手の時間を奪ってしまうことになるので、ある程度自分でリサーチしても分からなかった質問に限定する必要があります。また、「?」を語尾につけないようにするのもマナーとして大切です。「~~でしょうか。」と句点で終える文の形を作るように意識しましょう。

⑤締めの文章を入れる

締めの文章は、相手を気遣う言葉や次回会う時のことについて触れる形があります。

お忙しい中、お手数をおかけしますがよろしくお願い致します。
次回、企業説明会への参加を心待ちにしております。

上記のような例を添えれば問題ありません。この文は特に決まりは無いので、失礼のないように言葉遣いに注意して作成して下さい。

⑥必ず署名をつける

就活中だけでなくビジネスメールでも大切なのが、最後に署名を添えることです。毎回メールを作成するたびに、わざわざ署名を記載するのは就活中に数十社とやり取りしていると非常に大変な手間がかかります。
Gmailなど就活用のメールアドレスを使用しているのであれば、事前にテンプレを用意しておくといいでしょう。

就活メールで問い合わせをする時の文面順序
就活の質問をするときのメール例

ここまでメールで質問をするときの注意事項について触れてきましたが、実際に活用できる文面を参考として見てみたい、という人もいますよね。ここからは、就活中の質問メールで使える問い合わせメールの例を紹介していきます。

服装の指定が無く、問い合わせをするとき

件名:【〇〇大学 △△】社内見学時の服装についてのお伺い

~~株式会社 __担当

企業 就太様

お世話になっております。◯◯大学の△△と申します。

先日の企業説明会では、大変お世話になりました。お伺いしたいことがございましたので、ご連絡させて頂いた次第です。

次回×月□日に参加させていただく、社内見学時の服装はスーツで問題ありませんでしょうか?説明会の折にお伺いできず大変申し訳ありません。

お忙しい中お手数をおかけ致しますが、何卒よろしくお願い致します。

次回、社内見学で再びお会いできるのを、心待ちにしております。

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△△ 花子(△△ はなこ)

〇〇大学 職業学部 就職科 3年

電話番号(携帯):090-xxxx-xxxx

電話番号(自宅):oo-oooo-oooo

メールアドレス:~~~~~@gmail~

住所:●●県●●市~

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説明会・面接日程に関する質問

件名:2次面接日程に関して【◯◯大学 △△】

~~商社 新卒採用担当

     企業 就太様

初めまして。〇〇大学職業学部就職科の△△ 花子と申します。

この度は、1次審査通過のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。

次回の2次面接日程に関して、お伺いしたくご連絡させて頂きました。

説明会では×月□日とのことでしたが、パンフレットには×月=日と記載されておりましたが、どちらにお伺いすればよろしいでしょうか。

ご多忙の折、申し訳ございませんがご対応頂きたく存じます。

よろしくお願い致します。

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(署名を記載)

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エントリーシートについての質問

件名【質問】エントリーシートの記載事項について

有限会社 ~~

  採用担当 企業 就太様

お世話になっております。〇〇大学の△△ 花子です。

先日の企業説明会では大変お世話になり、ありがとうございました。

是非選考に加えて頂きたく思い、現在エントリー準備を進めております。

作成中のエントリーシートの記載事項について、不明点がございましたのでご連絡させて頂きました。

~~の〇〇についてですが、複数ある場合すべて記載した方がよろしいでしょうか。

お忙しいところ失礼致しました。回答のほど、よろしくお願い致します。

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(署名を記載)

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その他の就活メールでよくある質問例文

就活中に質問事項を問い合わせるメール以外にも、様々な場面でメール対応が必要になりますよね。ここでは、応用として想定できる、その他のメール文面の例について紹介していきます。

質問事項が複数ある時のメールは?

件名:〇〇についてのお伺い【〇〇大学 △△ 花子】

(宛名、挨拶を記載)

〇〇について、3点お伺いしたいことがございましたので、ご連絡させて頂きました。

①~~は何時頃のご予定でしょうか

②△△の時、持参物はございますか

③◯◯を提出させて頂きたいので、担当者様のご連絡先をお伺いしたく思います

上記3点、ご多忙のところ大変お手数をおかけいたしますが、回答をよろしくお願い致します。

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(署名を記載)

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■ポイント:質問事項がいくつあるかを伝え、箇条書きにする。

企業から質問されたときの返信

件名:Re:2次面接日程調整の件

(宛名、挨拶を記載)

2次面接日程調整の件、ご連絡頂きましてありがとうございます。

下記の時間帯でしたら、お伺いできます。

①◯月×日  ~:~から~:~

②×月◯日  ~:~から~:~

貴重なお時間を割いていただき、誠にありがとうございます。

日程調整頂ければと存じます。2次面接の折もよろしくお願い致します。

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(署名を記載)

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内定のお礼メールに質問を添えるとき

件名:内定のお礼と内定式の時間について【××大学 △△ 花子】

(宛名、挨拶を記載)

この度は内定の通知を頂きまして、誠にありがとうございます。

微力ながら精一杯貴社に貢献させていただく所存です。今後ともよろしくお願い致します。

頂いた資料には◯月×日に内定式と記載されており、是非参加させて頂きたく思っております。

開会のお時間をお伺いしてもよろしいでしょうか。

資料に記載がありませんでしたので、ご連絡させていただいた次第です。

お忙しいところ、大変恐縮ではございますが、返信頂きたく存じます。

また、内定式でお会いできるのを心待ちにしております。

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(署名を記載)

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まとめ

メール作成でのマナーは、シンプルに相手が読みやすいものを意識することが大切です。
このマナーは実際に就職後にメールを扱う場面でも重要なので、必ず就活中に身に付けておきたい項目でもあります。企業とのやり取りは、言葉遣いやマナーに注意して行うようにしましょう。

まとめ

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