面接後のメールでお礼を伝えて最後のひと押しをしよう！

面接のお礼メールは必須？

面接のお礼メールは、送る人と送らない人がおり、必ずしも送らなければいけないというルールなどが存在するわけではありません。しかし、普段の生活でもお礼を丁寧にできる人は良い印象を持たれますよね。特に、担当した面接官や人事担当者が「お礼メールを送ったほうが良い」という認識を持っている人だった場合、送らないとマイナスのイメージを持たれてしまう可能性もあります。

良い印象を持ってもらうためにも、面接のお礼メールは、基本的に送るようにしましょう。

面接のお礼メールを送るタイミング

面接を複数回行う企業もある中で、一次面接や二次面接・最終選考のうち、どのタイミングでメールを送ればいいのでしょうか。

結論から言えば、どのタイミングでも問題ありません。志望度の高い企業や何か言いそびれてしまいメールで伝えたいことがある時、内定をもらえる可能性が高いのであと一押ししておきたい時など、あなたがメールをしたいと思ったタイミングで送れば問題ありません。

もっとアピールやお礼を伝えたいと感じた時にメールを送るようにしましょう。

お礼メールはビジネスマナーを意識しよう

お礼メールは企業にあてるものですから、メールを書く際は必ずビジネスマナーを意識しましょう。マナーを押さえた正しいメールを送ればさらに良い印象を持ってもらうことも期待できます。また、ここでメールのビジネスマナーを押さえておけば、社会人になってからもずっと困ることはありません。丁寧に作成していきましょう。

メールの宛先は採用担当者に

お礼メールの宛先は、企業の採用担当者に設定しましょう。基本的には、面接の日程の調整や面接前の事前連絡をやりとりしているアドレスが採用担当者のものだと考えてよいでしょう。
これまでメールでのやり取りがなくアドレスが分からない場合は、企業の採用ページなどを確認してみるとよいでしょう。

件名はシンプルで明瞭なものを心がける

多くンプルで明瞭なものを心がけるの学生とやり取りをする採用担当者は、当然一日に多くのメールを受信しています。そのため、件名がだらだらと長くなっていたり、逆に何のメールか分からないほど情報が少なかったりすると、せっかく書いたメールが見落とされてしまう可能性も考えられます。
「面接のお礼／山田太郎」「本日はありがとうございました・山田太郎」など、シンプルで明瞭なものを心がけましょう。

宛名の正しい書き方

メールの冒頭には、まず宛名を書くことがルールで、宛名とは「相手の企業名」「部署名」「名前」の3要素で構成されることが一般的です。
相手の情報に関して内容や表記に間違いがあると非常に失礼に当たりますので、必ず誤字脱字のチェックを行いましょう。もし相手の名前が分からない場合は、「新卒採用担当者様」という記載で送るのがよいでしょう。

本文は読みやすさを意識

せっかく送ったメールも、読みづらい文面では言いたいことを伝えられない危険性があります。
第一に、受け取る相手が読みやすいよう意識することが大切です。過度に改行をしたり、内容を盛り込みすぎてしまったりしないよう注意しましょう。
言いたいことが多くなってしまう人もいるかもしれませんが、要点を絞り、起承転結を意識して文章を作成しましょう。

メールの署名を忘れずに書く

メールのやりとりで、名刺のような役割を持つのが署名です。
これは社会人にとって基本的なマナーになっており、ビジネスメールでは、メールの最後に必ずと言っていいほど署名が入っています。大学名や学部・氏名・住所など記載する内容が多くありますので、テンプレートを事前に作成しておきましょう。
社会人への仲間入りを志望する一人として、就活生もぜひ署名を入れることをおすすめします。

結びの文を添える

ビジネスメールでは、最後に結びの文を添えることが一般的です。結びの文には、メールの内容を締めくくるとともに、最後の挨拶をするという役割があります。

面接のお礼メールの場合は、「今後ともよろしくお願いいたします」「貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます」など、前向きで丁寧な言葉が良いでしょう。

面接のお礼メールで大切なこと

ビジネスマナーを押さえたところで、次はお礼メールの内容を見ていきましょう。お礼メールには、内容や送り方に関しても気をつけるべきポイントがいくつかあります。あなたの気持ちが相手に正しく伝わり、良い印象を持ってもらうために注意すべきポイントを紹介します。

返信不要と記載する

お礼メールはあなたの気持ちを企業に伝えるために送るものですが、企業側の負担になってはいけません。忙しい担当者を気遣い、「この内容を伝えたいだけなので、返信は要りません」という旨を伝えるようにしましょう。メールの最後の方に、「ご多忙と存じますので、ご返信には及びません。」といった文章を入れると良いでしょう。

面接で質問した内容について触れる

面接であなたが質問をし、面接官に回答してもらった内容についてメールで触れるようにしましょう。なぜなら、「お話していただいたことを理解している」という意思表示と、「それを聞いて志望度がより高くなった」という表明の2点を同時に伝えることができるからです。回答してもらった内容を無駄にせず、前向きな姿勢であることをアピールしましょう。

送る時間帯にも注意

メールを送る時間帯にも注意が必要です。例えば、深夜などにメールが来たらどんな気持ちになるでしょうか。常識がない、生活が不規則だなどといった印象を与えてしまう可能性があります。メールを送る際はその企業の稼働時間を確認し、相手が働いている時間にメールが届くようにしましょう。

お礼メールの例文を紹介！

それでは、実際にお礼メールを書いてみましょう。上記で解説した「ビジネスマナー」と「押さえるべきポイント」に気を付けながら、メールを送る目的別に例文を4パターン紹介していきます。このメールと一言一句同じにする必要はありませんので、例文の中の氏名や企業名などを自分の情報に置き換えて、自分のオリジナリティを付け加え、参考にしてみてください。

お礼メールの返信にさらに返信は必要？

さて、お礼メールのビジネスマナーやポイントは押さえられたでしょうか。先ほど、お礼メールを送る際には「返信不要」の旨を記載するとご紹介しましたが、それでも返信をしてくれる担当者の方もいます。返信をもらった際に、そのメールには返信をしたほうが良いのか、また、どのような内容なら良いのかを解説します。

まとめ

就活でのお礼メールのポイントを解説してきましたが、いかがでしたでしょうか。初めは不安だった人も、自信をもってお礼メールを送れる状態になったのではないでしょうか。

就活でのお礼メールは必須ではありませんが、相手に良い印象を持ってもらいコミュニケーションを円滑にするために非常に大切なものです。対応をしてもらったことに対する感謝の気持ちを、ぜひメールにして送ってみてください。