【就活生必見】メールを送る時間はいつでもいい？就活のマナーを学ぼう！｜就職活動中の就活生がつくるリアルな就活情報・選考レポート| 就活ノート

就活中のメール送信の時間は何時がベスト？

就活中に、採用担当者へ向けて送るメール。送信する時間帯は何時が一番良く、また、送るべきではない時間帯はいつなのでしょうか。

結論から言えば、基本的には迅速な対応をすることが一番ですが、その時の相手の状況やメールの内容によって対応すべきスピードや時間帯、添えるべき言葉は変わってきます。採用担当者はそれぞれの時間帯にどういった状況にあるのかということを押さえた上で、それぞれどう対応すれば良いのかを押さえていきましょう。

メールの返信は迅速にしよう

これからメールを送る時間帯についてそれぞれ見ていきますが、その前に、大前提として「返信は迅速に」という基本的なマナーを押さえておきましょう。日常生活の中でも、なかなか返信をくれない人よりも、すぐに返信をくれる相手には好印象を抱き、自分もすぐに対応してあげようという気になりますよね。そして何より、メールのやりとりをスムーズに行うという事は、就活自体をスムーズに進めることにつながります。

スケジュールに関わる内容のとき

特に、説明会や面接の時間調整といったスケジュール調整に関わる内容のメールは、できるだけ早く返信をすることをおすすめします。就活では、「もしかしたら別の予定が入るかもしれないから、それが決まるまでは保留しよう」などという考え方は極めて危険です。それでもやむを得ず保留をしたい場合には、保留したいという旨と、いつまでにそれを決定し再度連絡を入れるのかを明記し、相手がその後のスケジュールを組みやすいように配慮しましょう。

返信を素早くしなければならない理由

なぜここまで早い返信をおすすめするかというと、メールの返信が遅いと就活に不利になってしまうからです。就活では、あなた以外の学生も同じように応募をしています。つまり、あなたの返信が遅ければ遅いほど、その間に別の学生が空いている枠を取ってしまっているということになります。説明会や面接の時間指定や時間変更はまさに学生同士の競争とも言えますので、少なくともメールを受けてから24時間以内には返信をするようにしましょう。

【午前中に送る場合】考えられる相手の事情

午前中の会社員は、どのような状況にあるのでしょうか。午前中はまだ疲れがたまっておらず頭がすっきりとしている時間帯ですので、仕事に集中しやすい時間帯と言えます。しかし一方で、午前中はメールボックスにチェックすべきメールがたくさんあります。前日の退社後に送られてきたメールや、時差のある海外から夜中に送られてきたメールがたまっている状態だからです。そのため、多くのメールに紛れ、優先順位を下げられてしまう可能性もあります。

就活メールを送る時間は朝イチがおすすめ
午前中はメールが多く溜まっている時間帯だからこそ、逆に考えれば、メールチェックの時間を多くとっている人が多いとも言えます。その中でも一番目につきやすいのが、「メールボックスを開いたときに一番上にあるメール」です。

一般的にメールボックスは新しく受信したものがどんどん上に表示されていきますから、仕事を始める直前に受取ったメールが一番上に表示されることになります。つまり、たとえば9時始業の企業であれば、9時より少し前にメールを送ってみるのがよいでしょう。

企業の採用担当者が慌ただしいのは4～6月頃

特に就活生が連絡を取ることの多い採用担当者は、時期で見ると4~6月頃が一番忙しく、メールの送るタイミングに気を付けなければいけません。
この時期は採用活動がまさにピークで、一日に何度も開催される説明会に足を運び、エントリーシートを読み、面接の日程を調整し……と、大忙しでメールを見ている時もあまり余裕がありません。この時期は、送る時間帯というよりはスピードを重視し、メールが来たらすぐに返信すると良いでしょう。

【午後に送る場合】考えられる相手の事情

お昼以降は、社会人はどのような過ごし方をしているのでしょうか。午前中と比べると仕事に様々な動きが出始めたり、打ち合わせがいくつもあったりして、朝よりも自分の時間を取りづらい傾向にあります。

しかし、勤務中に取る唯一の食事である昼食の直後はねらい目という考え方もありますので、必ずしもメールを見てもらいづらいというわけではありません。午後にメールを送る際に想定できる相手の事情を見ていきましょう。

午前に間に合わない場合は昼休みに送る

メールを送るのは午前中、特に始業直前がおすすめだとお話しましたが、午前中を過ぎてしまった場合には昼休みに送ることをおすすめします。これは、始業直前がメールを送るタイミングとして良いとお話した理由と同じで、昼休みに送ったものは昼食後にチェックするメールボックスの上方に表示され、午後一番に見てもらえる可能性が高いからです。さらに、昼食後は交渉しやすいという話もありますので、以下で紹介します。

昼食後は交渉しやすいって本当？

社会人が勤務中に唯一とる食事が、昼食です。昼食時は気の合う同僚と自由に食堂に行ったり外食へ出たりという企業も多く、昼食後は仕事の緊張感から一時的に解放され、リラックスした状態であることが考えられます。

また、三大欲求のうちの一つである食欲が満たされていることから、気持ちに余裕があるという考え方もできます。人によって息抜きのタイミングが違うこともありますので、あまり関係ないかもしれませんが、このような考え方をする人もいますので、何かをお願いしたいときには一度試してみてはいかがでしょうか。

【深夜や早朝に送る場合】考えられる相手の事情

それでは、仕事をしていない深夜や早朝はどうでしょうか。皆さんの中にも、「深夜や早朝に連絡をするのは非常識だ」という考え方を持つ人が多いかもしれません。

ビジネスマナーにのっとれば、基本的には深夜や早朝に企業の人へ連絡をするのは避けるのが望ましいといえます。相手が着信をオンにしている場合、仕事を終えた後のプライベートな時間に連絡をすることは非常に迷惑になってしまい、最悪の場合社員のご家族にまで迷惑をかけてしまうことにもなりかねません。

忙しい時期は採用担当が深夜まで稼働していることも

先ほど挙げたように、採用担当者は4~6月頃が一番忙しく、中には深夜まで仕事を続けているという人もいます。そのため深夜に連絡してもまだ仕事をしており、すぐに返信をくれる可能性もあります。

しかし、深夜まで仕事をしている人はただでさえ疲れており、できるだけ早く切り上げたいと思っているため、新しいメールが来るということは気持ちの良いことではありません。また、必ずしも全員が深夜まで働いているという事ではありませんので、やはりどの時期であっても配慮は不可欠です。

どうしてもその時間にしかメールできない場合

深夜や早朝に連絡をするのは基本的に避けるべきであるとお話しましたが、日中に急な予定が入ってしまって対応できなかったなど、どうしてもその時間でないとメールができない場合は必ず謝罪文を添えるようにしましょう。

あまりよくない時間帯であっても、「夜分遅くに申し訳ございません」などと一言があれば、「本当はこの時間に送るのは良くないという常識を知っている」ということ、「挨拶がきちんとできる」ということは理解してもらえるでしょう。

結局就活メールを送るのに一番いい時間は？

さて、それぞれの時間帯に採用担当者がどのような状況にあるのか、それに対してどのように対応すれば良いのかを見てきました。

社会人の一日の流れを見てみると、どのようにコミュニケーションを取ったらよいのかがイメージできてきたのではないでしょうか。結局結局就活メールを送るのに一番いい時間帯はいつなのか、まとめを見ていきましょう。

朝8時～夜9時の間に送る

結論から言えば、やはり、就活メールを送るのに一番良い時間帯は朝8時~夜9時の間といえます。理由は上記で述べてきたとおりで、深夜と早朝を避けるのが望ましいためです。

また、メールを受け取ってから24時間以内に返信したほうが良いため、朝8時以降から夕方までに受け取ったメールはその日のうちにすぐ返信し、夜9時前後以降に受取ったメールは朝8時頃に返信するのが一番よいでしょう。適切な時間帯の中で、最も早いタイミングで返信することが大切です。

もし返信が遅れたらどうすればいい？

受け取ったメールへの返信が遅れてしまった場合はどうすれば良いのでしょうか。前提として、「遅れた」というのは「受け取ってから24時間以上過ぎてしまった」場合をいいます。
24時間を過ぎて返信をする場合は、必ず謝罪文を一言添えるようにしましょう。まず通常の流れで挨拶をしてから、本題に入る前に、「返信が遅くなり大変申し訳ございません」という一文を入れ、本題を切り出すのが適切です。

土日にメールを送っても大丈夫？

土日にメールを送ること自体は、問題はありません。休日は仕事のPCやスマホは触れませんので、通知も届かないと考えてよいでしょう。しかし、月曜日にメールを見た際に「土日に送られてきた」ということは相手にもわかりますので、「お休みのところ失礼いたします」と配慮の一言を添えるようにしましょう。

また、不動産関係など土日以外が定休日の企業もありますので、メールを送る企業の休日をあらかじめ把握しておくとよいでしょう。

メールは就活の基本を守って作成しよう！

企業へ向けて送る就活メールは、時間帯に気を配るだけでなく、ビジネスマナーも必ず守りましょう。

ビジネスの場以外では書くことのない宛名や署名、普段友達や家族とのやり取りでは意識しない読みやすさなど、気をつけるべきポイントがいくつもあります。礼儀正しくマナーの守れる学生という印象を持ってもらうためにも、ポイントを確認していきましょう。

件名の付け方

採用担当者は多くの学生とやり取りをしているため、一日に多くのメールがメールボックスに届きます。そのため、見ればすぐに用件が分かるような件名をつけるよう意識しましょう。

例えば「説明会参加日程のご相談【A大学・山田花子】」など、シンプルで明瞭なものを心がけるとよいでしょう。また、メールが相手から始まっており、こちらから返信をする場合は、何についての返信かが分かる状態が望ましいため、「Re:○○」となっているままで問題ありません。

宛名と署名を必ず添える

就活メールでは、冒頭にまず宛名を書くことがルールです。宛名とは「相手の企業名」「部署名」「名前」を指し、ここでメールが誰に対してのものなのかを明確にします。

また、メールの最後には署名を入れ、自分の「氏名」「所属」「連絡先」を記載しましょう。署名を毎回書くのは時間がかかりますので、テンプレートを事前に作成しておくとよいでしょう。相手の情報に間違いがあると失礼に当たり、また自分の情報を間違えるとうまく連絡が取れなくなってしまう可能性がありますので、書き終えた後、必ず誤字脱字のチェックを行いましょう。

本文はシンプルかつ適度に改行で読みやすく

せっかく良いタイミングで送ったメールも、メールの内容が分かりづらく言いたいことが伝わらないと台無しになってしまいます。忙しい採用担当者でも読んですぐに内容を理解し対応してもらえよう、要点を絞って言いたいことを明確にしましょう。
また、視覚的な見やすさを作るには、適度に改行をすることがコツになります。一行でだらだらと長い文章を続けることなく、適度に改行をし、全体としてテンポの良いメールを意識しましょう。