【例文あり】OB訪問のメールの書き方とは？メールの返信方法やお礼の書き方など

OB訪問のメールを送るときのポイント

OB訪問で送るメールは普段の連絡で使うメールやLINEのメッセージとは書き方が違います。相手の気持ちや事情を考えることが大切となってきます。

メールを送る相手は友達ではなく、先輩になるかもしれない社会人です。多忙な生活を送る人に苦労や配慮を強いることのないよう、ポイントを抑えるようにしてください。

【メールを送る時間帯を考える】

メールは時間を選ばずに送ることができるのがメリットのひとつです。ですがビジネスのメールは時間帯を考えないと失礼に当たったり、見てもらえないこともあります。

夜や休日と言ったプライベートな時間は避け、平日の午前中に送りましょう。ただ月曜日の朝一番はメールチェックをしてそのままになってしまう恐れがあるので避けましょう。

【件名をはっきりと書く】

社会人は毎日数多くのメールをやり取りしています。あとから検索しやすいよう、件名には「大学名」、「氏名」、「OB訪問」と言った語句を必ず書くようにしてください。

件名によっては迷惑メールと勘違いされて読まずに捨てられてしまう場合もあります。本文を読まなくても用件を把握できるように工夫する必要があります。

【メールアドレスをどこで知ったか伝える】

訪問したいOBが顔見知りの場合はいらないかもしれませんが、初対面の場合はメールアドレスをどこで知ったかメールで伝えるようにします。

自分の身に置き換えたとき、見ず知らずの相手からいきなりメールが来るのは不安に感じられるかと思います。セキュリティも問題になっているので、相手を安心させることは大切です。

【誤字・脱字・改行に注意する】

誤字や脱字は相手にいい加減な人だという印象を与えます。名前や役職などを間違えてしまったら失礼になることもあります。メールは送る前に確認し、誤字・脱字のないようにしてください。

改行をせずに文章を続けるメールは横に長くなって読みにくくなります。文章は1,2行入力したら改行し、2,3行に一度空行を置くようにしてください。

【熱意をアピールする】

OB訪問では企業研究や自己分析を進め、自分がなぜその業界や企業を志望しているのかを明確に伝えなければなりません。

ただなんとなく話を聞くだけでは相手も困りますし、時間を割こうとは思ってもらえないでしょう。自分の熱意をメールの文章に乗せてアピールしてください。

【OB訪問のメール例文】最初のアポイントを設定するときの書き方

【例文①】

件名：OB訪問のお願い(就活大学　就活太郎)

株式会社●●
△△部　OB様

はじめてメールを送らせていただきます。
就活大学就活学部の就活太郎と申します。

本日は大学のキャリア支援室でOB様の連絡先をうかがい、
OB訪問をさせていただきたく思い、ご連絡いたしました。

私は現在就職活動中で、広告業界に関心を持っています。
中でもデジタルサイネージと言った最新の分野で成果を挙げる貴社に、
以前よりとても惹かれていました。

ぜひOB様にお話をうかがいたく、メールを送らせていただいた次第です。

恐れ入りますが下記日程でご都合のよい日時はございますでしょうか。

4月12日(火)　13：00～18：00
4月13日(水)　13：00～18：00
4月15日(金)　10：00～15：00
4月19日(火)　13：00～18：00

もしいずれの日程もご都合が付かない場合には、
こちらから再度提案をさせていただければと思います。

お忙しいところ大変恐縮ですが、
何卒よろしくお願い申し上げます。

(署名)

アポイントを取る際には、こちらから都合のいい日時を提示してください。相手から日時を指定してもらうと何度もやり取りをすることになってしまいます。

こちらから条件を提示して返事をもらうことで効率的にやり取りができます。

【例文②】

件名：【OB訪問のお願い】就活大学　就活花子

●●物産株式会社
△△部　××課
OB様

突然のメール失礼いたします。
就活大学■学部☆学科に在籍しております、就活花子と申します。

現在※※※※年度の新卒入社を目指して就職活動を行っており、貴社を志望しております。
▽▽からOB様のご連絡先を紹介いただきました。

ぜひ●●物産でご活躍されているOB様から貴社についての詳しい内容や、
OB様の仕事内容についてお話をうかがいたくご連絡をさせていただきました。

ご多忙中とは存じますが、時間をいただけるようでしたら、
再来週までの火曜日か水曜日で、
OB様のご都合のよい日時をお知らせいただけませんでしょうか。

もし上記の日程でご調整が難しい場合は、お手数ですが、
OB様のご都合のよい日時を2～3候補日ほどお知らせいただけないでしょうか。

突然のお願いで恐縮ですが何卒よろしくお願いします。

(署名)

OB訪問と言うだけでは相手は何を話せばいいのか分からなくなるかもしれません。そこで自分がメールで目的に触れることで、相手も自分の目的を理解してくれますし、訪問もより有意義な場となります。

何を訊きたくて訪問をするのか、明記をしておくといいでしょう。

【OB訪問のメール例文】事前に質問をしておきたいときの書き方

【例文①】

(アポイントのメールに続ける形で)

当日お伺いしたいことは大きく分けて以下の3点です。

①私の自己PRへのフィードバック
話し方や表情から、PRの論理性まで見ていただければ幸いです。

②OB様のこれまでのお仕事について
・業務内容
・入社前と現在の、会社へのイメージの違い
・会社にいて嬉しかったこと、辛かったこと

③貴社が実施している事業分野の新規開拓について
・詳細について
・今後の展望

なおこれらの事項は当日にうかがいますので、
事前に回答いただく必要はございません。

お手数ですがよろしくお願いいたします。

OB訪問で質問したいことは事前にメールで送るようにすると相手も準備をしやすくなります。このとき、質問したいことは簡潔に箇条書きにし、事前に回答する必要がない旨に触れておくとより相手を思いやったものになります。

【例文②】

件名：●月●日のOB訪問の質問について(就活大学　就活太郎)

株式会社▽▽
☆☆部　
OB様

お世話になっております。
就活大学就活学部就活学科の就活太郎です。

このたびはご多用のなかOB訪問をお引き受けいただき誠にありがとうございます。
当日うかがいたい質問を事前にお知らせしますので、ご確認いただけますと幸いです。

・業務内容
・入社前と現在の、会社へのイメージの違い
・貴社にいて嬉しかったこと、辛かったこと
・貴社に特有の文化と呼べるようなものはあるのか
・今の仕事は楽しいか

以上でございます。
お忙しい中恐縮ですが、何卒よろしくお願いします。

(署名)

アポイントを取った後、メールの形で質問項目を送るときも箇条書きで簡潔にまとめるといいでしょう。質問事項を送るだけとは言え、アポイントを取るとき同様に相手に失礼のないような文章を意識してください。

【OB訪問のメール例文】日程調整を行いたいときの書き方

【例文①】

件名：OB訪問の日程について(就活大学　就活太郎)

××株式会社
△△部
OB様

就活大学就活学部就活学科の就活太郎と申します。

OB訪問の件、お忙しい中時間を割いていただけること大変嬉しく思っております。

訪問の日程についてですが、以下のいずれかの日程でご都合のいい日時はあるでしょうか。

4月12日(火)　13：00～18：00
4月13日(水)　終日
4月15日(金)　10：00～15：00
4月19日(火)　13：00～18：00

もしいずれの日程もご都合がつかない場合は、
再度提案させていただければと思います。

お忙しいところ恐縮ですが、ご検討のほどよろしくお願いします。

(署名)

もしアポイントのメールで日程を送れなかったときには、こちらから改めて日程調整のメールを送るようにします。この場合も自分から候補となる日時を示すことで効率のいい連絡ができます。

なるべくやり取りの回数は減らして、相手に負担をかけないようにしましょう。

【例文②】

件名：OB訪問のお願い(就活大学　就活太郎)

株式会社△△
××部　××課
OB様

はじめてメールを送ります。
就活大学就活学部就活学科の就活太郎と申します。

本日は大学のキャリアセンターでOB様のことを知り、
OB訪問をお願いできないかと思い、連絡を差し上げました。

現在貴社を第一志望として就職活動を進めているのですが、
貴社のEC事業について不明な点があり、実際に働く社員の方に、
質問をさせていただきたく思い、このようなお願いをさせていただいた次第です。

ご多用中かと存じますが、お受けいただけるのであれば、
OB様のご都合のよろしいときにお会いしたいと思います。
メールでのお願いで恐縮ですが、ご検討いただけますと幸いです。

(署名)

日程調整の場合、原則として自分から候補となる日程を示して効率的にやり取りを進めたほうが相手への負担は軽減します。ですがこちらの日程に余裕があるときは、相手から日程を示してもらってもいいでしょう。

メールを送る段階では、相手の忙しい時期などは分かりません。こちらはお話をうかがう立場なので、相手の都合に合わせて動けるようにすることが大切です。

【OB訪問のメール例文】返信が来たときの書き方

【例文①】

件名：●月●日(火)のOB訪問につきまして(就活大学　就活太郎)

株式会社△△
××部　
OB様

お世話になっております。
就活大学就活学部就活学科の就活太郎と申します。

このたびはOB訪問をご承諾いただき、
誠にありがとうございます。

●月●日(火)の13：00に貴社1階の受付へうかがいます。
当日はOB様の貴社での1日のスケジュールや、
仕事のやりがいなどについてお聞きしたいと思います。
よろしくお願いします。

もし急な用件でOB訪問が難しくなった場合には、
私の携帯電話(000-0000-0000)までご連絡をいただければと存じます。

貴重なお時間をいただきありがとうございます。
当日会えることを楽しみにしております。

(署名)

もしOB訪問を受け入れてもらった場合には、返信で日程を改めて確認をして万が一の事態が起きないようにします。

また社会人は多忙ですので、急な用事で訪問できなくなる場合もあります。署名にも書いてあるかもしれませんが、緊急時の連絡先として携帯電話の番号をメールに書いておくと連絡を円滑にできます。

【例文②】

件名：返信のお礼(就活大学　就活太郎)

株式会社△△
××部
OB様

お世話になっております。
就活大学就活学部就活学科の就活太郎と申します。

このたびはOB訪問についてご返信いただき、
ありがとうございました。

ご予定が合わないために難しいというご連絡、
確かに拝受しました。

お忙しいところ、突然の申し出にもかかわらず、
ご検討いただいてありがとうございました。

また別の機会にお話を聞くことができれば光栄です。
今後ともよろしくお願い申し上げます。

(署名)

もし相手の都合がどうしても合わず、OB訪問を断られてしまったときも返信は必ずしてください。忙しい中スケジュールを確認して返信をしてくれたことへのお礼も忘れないようにします。

第一志望の企業であればこのメールが終わりになるとは限りません。断られたとしても丁寧な対応で好印象を残しておいたほうがいいでしょう。

【OB訪問のメール例文】OB訪問後のお礼を伝えるときの書き方

【例文①】
件名：OB訪問のお礼(就活大学　就活太郎)

××物産株式会社
△△部　☆チーム
OB様

お世話になっております。
本日、OB訪問にうかがいました、
就活大学就活学部就活学科の就活太郎です。

本日はお忙しい中、貴重なお時間をいただき、
誠にありがとうございました。

OB様からお聞きしましたチームで動くことの大切さ、
お客様の要望を全員で協力して叶える厳しさなど、
どれも新鮮な驚きで満ちていました。

貴社の業務は書類やプレスリリースで把握していたつもりでしたが、
OB様からお話をうかがい、一層理解が深まったように感じられます。

今後ともよろしくお願い致します。

(署名)

お礼のメールは時間が経つと印象が薄れてしまいます。そのためOB訪問をした当日か、翌日の朝には届くように送ってください。

メールにはOBの話から印象に残ったこと、学んだことを記して感謝の気持ちを伝えてください。文章にすることで後から見返して自己分析や面接の参考にすることができます。

【例文②】

件名：OB訪問のお礼(就活大学　就活花子)

株式会社××
△△部
OB様

お世話になっております。
本日、OB訪問をさせていただいた、
就活大学就活学部就活学科の就活花子です。

本日はご多忙のところ、お時間を作っていただき、
誠にありがとうございございました。

自己PRの体験と志望動機のつながりが弱いというご指摘や、
私の経験を活かすことのできそうな貴社の業務など、
OB様の視点でいただいたアドバイスは、
参考になることばかりでした。

今回のOB訪問で貴社を志望する気持ちは一層強まりました。
ぜひ貴社の選考を受けたいと思いますので、
引き続き相談に乗っていただけると幸いに思います。

最後に、改めて本日はありがとうございました。
今後ともよろしくお願いします。

p.s.

サンドイッチもごちそうさまでした！とても美味しかったです！

もしかしたらOB訪問の際に食事や他のものをおごってもらうことがあるかもしれません。もし何かお世話になることがあれば追伸(p.s.)でお礼を書き添えておくといいでしょう。

メールの本文は失礼のないように丁寧に書く必要がありますが、追伸では少し砕けた口調でお礼を伝えたほうが素直な気持ちを伝えられるでしょう。

【OB訪問のメール例文】進路が決まったときの書き方

【例文①】

件名：進路内定報告(就活大学　就活太郎)

△△株式会社
××部　××課
OB様

お世話になっております。
就活大学就活学部就活学科の就活太郎です。

先日はご多用のところ、OB訪問の時間をいただき、
誠にありがとうございました。

このたびはお世話になりましたOB様に、
貴社の内定をいただきましたことをご報告したく連絡致しました。

OB様のご指導のおかげで内定をいただけたと思っております。
心より感謝申し上げます。

一日も早く貴社の一員となって活躍ができるよう、精進していきます。
今後ともご指導ご鞭撻のほどよろしくお願いします。

(署名)

OB訪問で話を聞いた企業の内定をもらったら、忘れずにお礼のメールをするようにしてください。相手は貴重な相談相手である共に職場の先輩になる人です。失礼のないようにしましょう。

【例文②】

件名：就職活動終了のご報告とお礼(就活大学　就活花子)

株式会社△△
××部
OB様

お世話になっております。
先日OB訪問でお時間をいただきました、
就活大学就活学部就活学科の就活太郎です。

先日は貴重なお話をいただきまして、
誠にありがとうございました。

このたび××株式会社に内定をいただきまして、
就職活動に一段落をつけることとなりました。

残念ながらOB様の後輩となることはできませんでしたが、
OB様からいただいたお話は私がエネルギー業界を志望するうえで、
目指す仕事を具体的なものとしてくれました。

お忙しい中時間を割いていただき、また気にかけていただいて、
誠にありがとうございました。
末筆ながらOB様のますますのご活躍を祈念しております。

(署名)

結果的にOB訪問でお話を聞いたところとは別の企業の内定をいただいたとしても、お礼のメールはするようにしてください。

先輩は貴重な時間を割いてあなたにアドバイスをくれます。たとえ訪問先と違う企業でもそのアドバイスは役立ったのではないでしょうか。感謝の気持ちを込めて報告のメールを送っておきたいものです。

まとめ

今回は就職活動の情報収集に欠かせないOB訪問で先輩にメールを送るうえで大切なことと、シチュエーション別の例文を紹介しました。

ビジネスのメールを送るときは自己分析や企業研究を進めると共にビジネスマナーも勉強する必要があります。

ただ急に学んだことだとやはり先輩に失礼なのではないかと不安に思うこともあるかもしれません。就職エージェントはOB訪問で気をつけることを1から解説してくれるので、困ったらぜひ相談してみてください。