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企業に送る質問メールで悩んでいる就活生の方へ、質問メールの送り方について

企業に送る質問メールで悩んでいる就活生の方へ、質問メールの送り方について

就活で企業とやり取りする際、必須となるのが質問メールです。選考から入社まで、分からないことや企業に尋ねたいことは必ずと言っていいほど出てきます。質問メールの送り方を知っておくと、スムーズに企業とコミュニケーションがとれ、ノンストレスに就活を進めることが可能です。

そこで当記事では、質問メールの書き方7つのポイントから、必ずチェックすべき項目5つまでを解説しています。正しい質問メールを書くための要点を、具体例を交えながら解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。

どうして就活を行う上で質問メールを送らないといけないのか

就活を行う際、不明点は必ず出てきます。当然ですが、分からないことを分からないまま就活を続けるのは困難です。説明会・選考プロセス・面接・入社において少しでも不明なことがあれば、その都度企業に尋ねるようにしましょう。そこで、必要となるのが質問メールです。

質問メールを上手に活用することで、企業と円滑にコミュニケーションをとれ、スムーズに就活を進めることができます。また、報告・連絡・相談は社会人の基本です。質問メールの内容や対応次第では、「社会人としての基礎ができている」と高評価につながることも珍しくありません。内定を勝ち取るためにも、質問メールは必ずマスターしておきたい事項と言えます。

どうして就活を行う上で質問メールを送らないといけないのか

質問メールを送る際の注意点について

就活には注意すべきポイントがあります。質問メールも同様です。質問メールを送る際には、「件名」「宛名」「用件」「名前」「署名」「時間」「敬語」の7つに注意する必要があります。7つのポイントをおさえることで、失礼なく質問メールを送ることが可能です。それぞれのポイントを確認していきましょう。

件名を分かりやすくする

質問メールの件名は明確かつシンプルな内容にしましょう。件名を見ただけで「誰からのどんな内容」であるか分かるようにするのがポイントです。社会人は1日に何件ものメールを処理しています。件名だけを見て、メールの優先度や要否を判別していることも少なくありません。

質問メールの件名は【〇〇についての質問】+名前にしましょう。もし、面接に関して質問するのであれば下記のようになります。

★(例)【面接についての質問】〇〇大学 就活太郎

学生であれば大学名は必須です。学生でない場合は、名前のみで構いません。件名は社会人のメールマナーとしても必須項目です。メール内容を入力する前に必ず確認しましょう。

宛名と敬称を間違えない様にする

基本的なことですが、宛名と敬称は間違えないよう注意しましょう。間違った宛名や敬称は相手に不快感を与えるのはもちろん、場合によっては担当者に届かないケースもあります。質問メールでの宛名は「会社名+部署名+氏名+敬称」が基本です。宛名は本文の最初に入れるようにします。以下、例です。

★(例)株式会社〇〇 人事部 〇〇様

もし、担当者の名前が不明な場合は「株式会社〇〇採用担当者様」とします。所属部署が不明な場合は、会社名と担当者名のみ記入しましょう。宛名を書く際、とくに注意したいのが会社の正式名称です。会社名は略称されていることも多いので、ホームページで調べるなどし、正式名称を記入するようにしましょう。

用件を端的に述べる

用件を端的に述べることは、社会人として重要なスキルです。質問メールの本文においても、用件は端的に述べましょう。用件を端的に述べるポイントは、まず質問メールの目的を一言で書き出してみることです。もし、面接時間が分からない場合、質問メールの目的は面接時間を聞くことでしょう。

この場合、「面接時間を聞くこと」以外の情報量は極力減らすようにします。宛名を書き、挨拶の文章と名前を名乗った後に、質問したいことを簡潔に書きましょう。具体的な例については、後ほど紹介しますので、そちらを参考にしてみてください。

自分の名前を名乗る

質問メールにおいて、本文の最初で自分の名前は名乗りましょう。件名に名前を書いているものの、本文でも名前を名乗るのがマナーです。名前を名乗る際は、「関係性+所属+名前」を意識しましょう。もし面接で相手と面識があるのなら、以下のようになります。

・(例)〇月〇日の面接でお世話になりました。〇〇大学の〇〇です。

相手と面識がない場合は「所属+名前」だけで構いません。加えて、本文で名前を名乗る前には、挨拶を入れることも覚えておきましょう。以下、例です。

・(例)お忙しい中、突然の連絡申し訳ありません。はじめまして。〇〇大学の〇〇と申します。

もし相手と面識がある場合は、名前を名乗る前に「お世話になります。」と一言添えるとスムーズです。挨拶+名前は、質問メールの導入部分ですので、しっかりおさえておきましょう。

自分の署名をキチンと入れる

署名とは、メールの最後に記入する氏名や連絡先など送信者の情報です。質問メール・ビジネスメールでは、必ず自分の署名でメールを締めます。署名に必要な情報は「所属」「氏名」「住所」「電話番号」「メールアドレス」の5つです。具体的には以下のようになります。

・(例)

ーーーーーーーーー

〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇〇年

氏名

住所:〒〇〇○

東京都〇〇○

電話:090-〇〇○

メール:jobhunting@〇〇

ーーーーーーーーーー

もし社会人として働いている場合は、所属に会社名を入れましょう。フリーターなど所属がない場合は、記入する必要はありません。また、署名は見やすいように、罫線で囲いましょう。事前に署名のテンプレートを作成しておくのがオススメです。

お礼のメールを返信する

質問への回答をもらった場合、お礼のメールは必ず返信しましょう。お礼のメールを返信するときに、気をつけるのは「スピード」と「時間帯」の2点です。

まず「スピード」について、メールは遅くても1日以内に返信しましょう。企業担当者の方には、ほかの仕事や日程の調整もあります。レスポンスは早ければ早いほど良いと覚えておいてください。

メールを送る「時間帯」は、深夜や早朝を避けるようにします。朝8時〜夜21時までの間に送るのが、ベターでしょう。明確なルールはありませんが、深夜や早朝の連絡を不快に思う方も多くいます。お礼の返信メールは、素早く適切な時間を意識してみてください。

正しい敬語を使わないといけない

正しい敬語を使うことも質問メールにおいて重要なポイントです。正しい敬語は、社会人として最も重要なマナーと言っても過言ではありません。間違った言葉使いは、相手に不快感を与えるだけでなく、選考においてマイナスポイントにつながります。以下、間違えやすい敬語を3つ紹介します。

・(例)

1、了解致しました→承知致しました

2、ご苦労さまです→お疲れさまです

3、すいません→申し訳ございません

上記以外にも、間違えやすい敬語は多く存在します。敬語は自分一人では確認が難しい項目です。就職エージェントを活用するなど、正しい知識を持った第三者に確認してもらうようにしましょう。

質問メールを送る際の注意点について

就活における質問メールの見本

就活における質問メールの見本を2つ用意しました。以下、メール作成の参考にしてみてください。

・例1 面接の詳細を尋ねるケース

(件名)

【面接についての質問】〇〇大学 就活太郎

(本文)

〇〇株式会社

人事部 〇〇様

お世話になります。

〇月〇日、面接に伺った〇〇大学の就活太郎と申します。

この度、〇月〇日の三次面接について以下3点伺いたく連絡いたしました。

・集合時間

・持ち物

・服装

大変お忙しい中、お手数をおかけしますが、ご教示頂けますと幸いです。

何卒よろしくお願い致します。

〇〇大学

就活太郎

ーーーーーーーーー

〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇〇年

就活太郎

住所:〒〇〇○

東京都〇〇○

電話:090-〇〇○

メール:jobhunting@〇〇

ーーーーーーーーーー

・例2 採用予定を尋ねるケース

(件名)

【採用についての質問】 就活太郎

(本文)

〇〇株式会社 採用ご担当者様

はじめまして。突然の連絡失礼いたします。

現在、就職活動をしております、就活太郎と申します。

この度は、貴社の〇年度採用予定を伺いたく、連絡いたしました。

私は〇〇な点より、貴社に強い関心を持っています。採用予定がある場合は、ぜひ貴社へ応募したいと考えております。

大変お忙しい中、お手数をおかけしますが、ご教示頂けますと幸いです。

何卒よろしくお願い致します。

就活太郎

ーーーーーーーーー

就活太郎

住所:〒〇〇○

東京都〇〇○

電話:090-〇〇○

メール:jobhunting@〇〇

ーーーーーーーーーー

上記2つの例は、シチュエーションは異なるものの、「宛名→挨拶→名前を名乗る→端的な内容→結び→署名」という流れを踏まえています。質問メールは、状況に応じて細かな言い回しが異なりますが、基本的な流れは同じです。ぜひ、上2つの例を自分のケースにも当てはめて考えてみてください。

就活における質問メールの内容について

ここまで質問メールの書き方を中心に解説してきました。中には、質問メールの内容について迷っている方もいるのではないでしょうか。そこで、質問メールの内容について解説します。

質問メールでは、具体的にどんなことを聞くべきなのか、確認しましょう。「就職試験当日の流れ」「入社する際の段取り」の2つを解説していますので、自分に合う方を参考にしてみてください。

就職試験当日の流れについて

就職試験当日の流れを質問する場合、確認すべき項目は「持ち物」「服装」「場所」「時間」の4つです。4つの項目のうち、1つでも不明な項目があれば質問メールで確認します。確認する項目が複数にわたる場合は、1通でまとめて質問するようにしましょう。確認する項目が複数にわたる場合、箇条書きで書くとスッキリします。

・(例)

〇月〇日の面接についてですが、

・持ち物

・時間

・服装

など詳細をご教授頂けますと幸いです。

就職試験当日の流れを質問するメールは、日付に余裕を持って送るようにしましょう。できれば1週間前までに、遅くとも3日前までにメールを送るのがマナーです。

入社する際の段取りについて

入社する際の段取りも、メールで事前に確認しておきましょう。内定を承諾し入社が決まったものの、入社する際の段取りが伝えられていないというケースも多くあります。正式に採用が決まると、企業にもそれなりの準備が必要です。入社する際の段取りは、相手を急かさないようやんわりと尋ねましょう。

・(例)

入社までの手続きや入社当日の流れについてご教授頂けますと幸いです。

先方から入社に関する情報が与えられていない段階で、「時間」「必要な書類」など具体的な情報を聞き出すことは、相手に急かしている印象を与えかねません。具体的な情報を尋ねるのは、一通り入社に関する情報が提示された後にしましょう。具体的な情報を尋ねる場合は、1通のメールに聞きたい事を箇条書きでまとめるとスマートです。

就活における質問メールの内容について
一体誰に質問メールに関する相談を行えば良いか

質問メールは、送信する前に第三者に一度確認してもらうことがおすすめです。客観的な視点を入れることで、自分では気づかないミスや文章の修正箇所が明確になります。

また、質問メールを誰に相談するのかも大切なポイントです。アドバイスが的確であるほど、質問メールのクオリティは高くなります。質問メールの相談先について確認していきましょう。

同級生や家族

最も手っ取り早いのが、同級生や家族に相談することです。同級生や家族であれ、客観的な視点から自分では気づかないアドバイスをもらえるケースは多々あります。

ただし、同級生や家族は必ずしも就活に関する知識が豊富な訳ではありません。できれば、就活に関する専門知識がある第三者に相談するのがベストと言えます。とは言っても、一人でメールを送るよりは遥かに良いのも事実です。今すぐ返信する必要がある場合など、時間に余裕がないときは身近な人に相談しましょう。

大学のキャリアセンター

学生であれば大学のキャリアセンターに相談するのも、一つの手段です。大学のキャリアセンターは、毎年多くの学生の就活を支援しているので、質問メールに関する一般的な知識を有しています。

その反面、大学のキャリアセンターは多くの学生を相手としているため、広く浅い対応になる可能性があることも覚えておきましょう。

就活エージェント

質問メールの相談先として最もおすすめなのが、就活エージェントを活用することです。就活エージェントとは、一言で言うと就活のプロフェッショナル。就活の専門的な知識を有していることはもちろん、個別のメール内容を確認し具体的なアドバイスもくれます。

就活のプロがメールをチェックしてくれるので、質問メールに関して心配することはないでしょう。さらに就活エージェントは無料で利用できます。正しい質問メールで内定を勝ち取るには、利用しない手はありません。

一体誰に質問メールに関する相談を行えば良いか
質問メールを送る前にチェックしておきたいこと

質問メールを一通り書き終えたら、送信前に必ずチェックするクセをつけましょう。一手間を入れるだけで、ミスをグンと減らすことができます。チェックすべき項目は「誤字脱字」「文法」「1文の長さ」「冗長的な表現」「日時」の5つです。それぞれ確認していきましょう。

誤字や脱字の有無

チェック項目1つ目は、誤字脱字の有無です。誤字脱字のない文章は、ビジネスマナーの基本と言えるでしょう。また、誤字脱字は自分一人でも確認が容易な項目です。送信前に一通り文章を読んでみると、誤字脱字に気づくことができます。自分が書いた文章を必ず読み返すようにしましょう。

文法的におかしい所はないか

チェック項目2つ目は、文法的におかしい所はないかどうかです。質問メールを書いている時は気づかなくても、改めて読み返すと文法的におかしい箇所に気づけます。以下、分かりやすい例を3つ確認してみましょう。

・(例)

1、〇〇月から入社した→〇〇月に入社した

2、まず最初に→最初に

3、入社後の目標は〇〇になりたい→入社後の目標は〇〇です

冷静にみると間違いに気づきますが、メールを打っていると気づかない場合もあります。文法的におかしい点も比較的簡単にチェックできる項目ですので、目を通しましょう。

1文が長くなり過ぎていないか

チェック項目3つ目は、1文が長くなり過ぎていないかです。長すぎる文章は、文法的なミスに繋がることはもちろん、伝えたいこともぼやけてしまいます。メールチェックでは、1文は短く、を徹底しましょう。以下に例を挙げておきますので、参考にしてみてください。

・(例)

【before】

就活で大切なことの一つと言えば「質問メール」ですが、質問メールにはチェックすべき5つの項目があり、5つのチェック項目を厳守することが良い質問メールを送るために必要です。

【after】

就活で大切なことの一つは質問メールです。質問メールには、チェックすべき5つの項目があります。チェック項目5つの厳守が、良い質問メールを作ります。

冗長的になっていないかどうか

チェック項目4つ目は、冗長的になっていないかどうかです。冗長的=無駄が多く回りくどい文章と覚えておきましょう。1文は短くシンプルを心がけます。冗長的な文章でとくに気をつけたいのが、二重敬語です。

・(例)

1、拝見させて頂きました→拝見しました

2、うかがわせて頂きます→うかがいます

3、〇〇させて頂きます→いたします

良い文章は、伝えたいことがスッキリ明確な文章です。冗長的な言い回しになっていないか、確認してみてください。

日時を間違えていないかどうか

チェック項目5つ目は、日時を間違えていないかどうかです。初歩的なミスですが、日時の間違いは起こしがちです。文章ミスと異なり、日時のミスはその後のスケジュール調整に影響を与えかねません。確実に防げるミスですので、送信前に確認する習慣をつけましょう。

まとめ

ここまで企業に送る質問メールについて解説してきました。質問メールの質は、書き方とチェック項目をおさえるだけでも格段に向上します。質問メールを送る際は、当記事で解説している内容を一つ一つ確認してみてください。

また、質問メールは自分一人で考えず、第三者に見てもらうようにしましょう。就活エージェントに相談すれば、正しい質問メールのアドバイスはもちろん、就活で分からないことも解決してくれます。採用評価にも繋がる質問メールです。適切なアドバイスのもと、よく考えて送るようにしましょう。

まとめ

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