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就活の心得・マナー

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【知らないと必ず失敗する】ビジネスメールで守るべき5つのルール

【知らないと必ず失敗する】ビジネスメールで守るべき5つのルール

こんにちは!とっきーです。

社会人になるにあたり、ビジネスメールのルールは覚えておきたいところです。すでに社員の方とメールで連絡をとることも多いでしょう。
「この子ダメ。」
メール一本で社会人の方にそう思われてしまうのは本当にもったいないですよね。
ESの書き方や面接のノウハウは一生懸命学ぶのに、社会人とのコミュニケーションルールを分かっていない学生が多いといいます。
 
今回は簡潔に気をつけるポイントをまとめてみました!
メールの送り方は、一度しっかり学んでしまえば就活に限らず一生役に立ちます。
今日でメールのルールを完璧に知って、明日から実践してみましょう!

① 件名は内容に応じて簡潔に!

 
1日に膨大なメールのやり取りをする社会人の人は、内容の緊急性や重要性によって確認するメールにも優先順位を決めています。その為、開く前に誰からどんな内容のメールであるのかが分かることが大切です。
 
① 基本(個別メールの場合)
件名「要件、大学名、名前」
要件は簡潔に。
 
② 一斉送信のメールの場合
「件名は変えない」
一斉送信のメールに対する返信の場合、企業側はメールの件名でメールを分類していることが多いそうです。そこで件名を変えてしまうと対応してくれる方の手間を増やすことになるので、件名は変えない方がいいそうです。
 

② 最初に宛名!最後に署名!

 
最初に「会社名、部署名、役職名、宛名」を書いて始めます。
宛名が個人の場合は「様」、企業の場合は「御中」をつけます。
 
本文を始める前に「挨拶」も忘れずに。
(大学名、名前)
 
最後には必ず署名をつけます。
「大学名、学部/学科/学年、氏名、住所、電話番号、メールアドレス」
の情報は最低限つけるべきでしょう。

③ 前回のメールは削除しない!

メールを返信する際に、文章の下に前回までのやりとりが貼り付けられています。
これを見づらいという理由で消す人が多いのですが、これは残しておくのが普通です。
相手が前回までのやり取りを確認するためです。

④ 相手を労うことばを入れる

 
「お忙しいところ申し訳ないのですが、」
のように、一言でも人間味のある言葉を添えるのもマナーです。
しかし、あまり度が行き過ぎたへりくだり方はあまりいい印象ではないのでご注意を。

⑤ メールはPCアドレスで!

 
社会人とのやり取りはPCからがベストです。
Gmailが便利で無難。
理由は、ドメイン指定等で返信できない場合もあるからです。
それに個性の出るような変なアドレスでは失礼に当たります。

⑥ 返信は24時間以内!

 
ビジネスに限らず返信の遅い人は信用に足りませんよね。
学生は返信の遅い人が多いため、返信が早い、というだけでも少し評価は上がるかも?
24時間を超えて返信をする場合は、きちんと謝罪の文を添えなければいけません。

まとめ

あとは相手に分かりやすく、見やすいメールを心がけるだけで完璧です!
一度社会人の方に添削してもらってもいいかもしれないですね。
メールの送り方は慎重に!

まとめ

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画像引用:http://bunnchan.com/archives/4975

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