就活の履歴書を書くときのポイント。基本から応用まで徹底解説

履歴書の基本を知ろう

履歴書を書くにあたって、まずは履歴書についての基本知識を身につけておきましょう。エントリーシートとの違いや、フォーマットの選び方のコツを解説します。

フォーマットで合否が決まることはないので、自分が書きやすい種類を選べばOKです。

【エントリーシートとの違い】

エントリーシートは選考に使う書類で、自分の考え方や人柄を企業に知ってもらうための書類です。企業によって欲しい人材が異なるため、エントリーシートの内容は企業ごとに異なるのが一般的でしょう。

一方、履歴書は人事データとして入社後も保管される公的な書類です。氏名・生年月日・住所・学歴など、客観的な事実を伝える役割を果たします。

履歴書で重視されるのは『正確さ』です。記載事項に意図的な虚偽がある場合には、懲戒解雇の対象になることもあります。

【履歴書の種類と選び方】

特に指定がなければ、『JIS規格』に基づいて市販されている履歴書を使うとよいでしょう。スーパーやコンビニでも手に入るので、急に必要になった場合にも準備しやすいのがメリットです。

デメリットとしては、自己PR欄や志望動機の欄が小さめで、職歴や資格欄のスペースが大きめな点が挙げられます。大学によっては、大学のロゴ入りの履歴書が購買部で売られている場合もあります。

この履歴書は新卒用に設計されているケースが多く、部活やゼミ活動について記入できる欄が十分に用意されているので、内容を充実させることができるでしょう。

履歴書の書き方 基本編

まずは履歴書の書き方の基本を押さえましょう。どの履歴書にも必ず設けられている欄ばかりです。ここで不備があると、基本的なことができない人物という印象を与えてしまいます。

また統一感のある履歴書に仕上げるためには、全体を通して西暦か元号のいずれかの表記に揃えましょう。修正液などを使うのはNGです。書き損じたら、新しい履歴書を用意するのが原則です。予備のものを多めにストックしておくと安心でしょう。

【基本情報の書き方】

どの履歴書にも記載欄があると思われる、『日付』『氏名』『印鑑』『写真』『年齢』『住所』『電話番号』『メールアドレス』の書き方を解説します。それぞれポイントを押さえましょう。

・日付：郵送の場合は投函日を、面接で手渡しする場合は当日の日付を入れましょう
・氏名：姓名の間にスペースを空けると読みやすいです。漢字表記の上に『フリガナ』と記載されていたらカタカナで、『ふりがな』ならひらがなで記入します
・印鑑：押印に失敗すると全て書き直しになるため、書く前に押して二度手間を避けましょう
・写真：履歴書に記載されているサイズに合わせます。4×3cmサイズが一般的です。スーツ姿の写真を使用し、剥がれた場合のために裏に名前を書きましょう。書き損じの可能性があるので、写真は最後に貼ると無駄を減らせます
・年齢：送付時の年齢を記載します
・住所：都道府県からマンション名まで略さずに記入します
・電話番号：日中に連絡が取れる携帯電話などの番号を記入します
・メールアドレス：PCのアドレスを記入しましょう。社会人としての品位を欠いたり不適切なアドレスは避けましょう。氏名と数字の組み合わせなどがおすすめです

【学歴・職歴の書き方】

学歴と職歴の書き方のポイントを押さえましょう。省略せずに、必ず正式名称で詳しく書くのが大切です。自分の情報について、可能な限り詳細かつ正確に把握してもらうことを意識してください。

・学歴：一般的には『中学校卒業』から始め、『卒業見込み』『修了見込み』まで記載します。学校名は省略せずに正式名称で記載しましょう。また大学の欄には、学部名だけではなく、学科・専攻なども記載します
・職歴：アルバイトは『職歴』に含まれません。新卒の就活で記入する履歴書の場合には『なし』と書くケースが多いでしょう

【免許・資格の書き方】

免許と資格の書き方を解説します。一般的に中学生レベルとされる『英検3級』など、語学力のPRにはならない資格などは記載しないのが無難です。

また省略せずに正式名称で記載しましょう。取得年月日の表記も必要です。志望企業や職種に関連する内容を優先的に記入することを意識します。

履歴書の書き方 応用編

『志望動機』『自己PR』『ゼミでの研究』の書き方は、個性をしっかりと出すことができる場所です。苦手だと思わずに、むしろ自分のことを知ってもらえるチャンスだと思って書きましょう。

いずれの項目も、特別にきらびやかなエピソードが必要なわけではありません。むしろ自分ならではの『具体性』が重要です。

【志望動機の書き方】

志望動機には具体性が大切です。「御社に魅力を感じた」「人が素晴らしいと思った」というフレーズ自体は素晴らしいのですが、これだけでは相手に伝わりません。

具体的に「どのような面に魅力を感じたのか」「OB・OGと話をして、このようなところが素晴らしいと思った」など、実際に自分が経験したことや自分ならではの視点を交えて書きましょう。

その企業の商品やサービスを使える状況ならば、実際に使ってみた感想などを述べるのもおすすめです。通り一遍のフレーズは避けましょう。

【自己PRの書き方】

自己PRは、特別なことを書かねばならないわけではありません。『学業』『部活』『アルバイト』などを頑張ったというエピソードはよくある事例ですが、それぞれの経験から得た学びや、短所をどう克服したかという具体的な部分が重要です。

さらに、そこで得た経験が志望している企業でどう生かせると考えているのかも伝えるように準備しましょう。

特別なエピソードで目立とうとするのではなく、一見地味な内容もしっかりと掘り下げるのがポイントです。思わぬ発見があるかもしれません。また自己PRのエピソードは多すぎても印象に残りません。二つまでに絞りましょう。

【ゼミでの研究の書き方】

ゼミでの研究テーマなどを書く際には、選んだ理由と成果まで具体的に記載しましょう。研究テーマと志望企業の事業内容や職務内容が一致する場合は、その点をしっかりと書きましょう。

しかし現実には、一致しない場合の方が多いはずです。結局は、何を学び、何を得たのかを自分の言葉で説明できることがポイントといえます。

また評価されるのは、成功したことだけではありません。大切なのは、失敗や挫折をどう乗り越えたか、そのときにどう感じてどう行動したのかという点なのです。

知っておきたい三つのポイント

履歴書を送る際に、知っておくとよいポイントを3点まとめました。いずれもマナーに該当するので、一般常識があることを証明するためにも、しっかりと押さえておきましょう。

【履歴書を作成するときのポイント】

企業によっては、『手書き』『パソコン』などと指定されているケースもあります。特に指定がないのであれば、新卒の場合は手書きが無難でしょう。

重要な書類を丁寧な字で書けるか否かなど、手書きには性格が現れる部分があり、人事担当者にとっては判断材料になるケースもあるからです。

しかし、パソコンで作成することが合否に影響を及ぼすわけではありません。大切なのは内容であることを忘れずに、あまり形式にとらわれず、作成しやすい方法を選ぶとよいでしょう。

【履歴書を送るときのポイント】

封筒の宛名書きやサイズ選びまで含めて、履歴書提出と考えた方がよいでしょう。サイズはA4サイズの履歴書をそのまま入れられる『角型2号』を選ぶのが無難です。

また履歴書を送る旨を記載した『添え状』とともに、クリアファイルに入れて送りましょう。個人ではなく部署宛の場合は、宛名の最後に『様』ではなく『御中』と記載します。

住所や会社名は省略せずに正式名称で書きましょう。封筒表面の左下には、『履歴書在中』と赤いペンなどで書いておくと、中身がすぐに分かるので丁寧です。配達中に雨に濡れる可能性もあるので、宛名書きに使うペンは水性のものは避けましょう。

【メールで送るときのポイント】

メールで履歴書を送る際には、テンプレートを使ってパソコンで作成するのが基本です。WordやExcelなどで作成した履歴書を、PDFに変換して送付しましょう。

メールに添付して送付する際には、パスワードをかけるのがかつては常識でした。しかし昨今は、パスワードつきファイルの送受信を禁じている組織も現れているため、できれば事前にパスワードの有無を確認するとよいでしょう。

パスワードをかける場合は、自分でも控えておき、設定した内容でファイルが開くことを確認してから送付するのをおすすめします。また送付時には、履歴書を添付するメールとパスワードを記載したメールを2通に分けるのがよいでしょう。

メールのタイトルは『履歴書提出／氏名』『履歴書パスワード／氏名』など、担当者が見つけやすいように揃えましょう。膨大な数の履歴書を受け取っている担当者の、作業負荷を軽減するという考え方を持つのが大切です。

履歴書でも自分をしっかりアピールしよう

履歴書は、採用担当者に第一印象を与える書類です。書き方のルールやマナーが非常識だと捉えられてしまうと、マイナスからのスタートになってしまうでしょう。

まずは減点されない履歴書を仕上げることが基本です。さらに志望動機や自己PRなど、個性を出せる欄の書き方をマスターすると、プラスの印象を与えられる履歴書を作ることができるようになります。

個性が出る欄では、できるだけ具体的に書くことを心がけましょう。苦手意識を持たずに、自分のことを伝えられるチャンスだと捉えるのがおすすめです。